Workshop

Traducida del Inglés la palabra workshop significa taller.

La técnica llamada workshop consiste en realizar reuniones, entre determinadas personas, en las que los asistentes aportan, en pie de igualdad, conocimientos, impresiones, ideas y preguntas acerca del tema sobre el que versa la reunión.

Por lo tanto, podríamos llamarlo taller práctico.

El workshop puede tener, por lo tanto, varios propósitos:

• Fines formativos para los asistentes: compartir conocimientos y experiencias.
• Conseguir información del personal de la empresa o de potenciales consumidores de un producto o servicio, por ejemplo. Es muy habitual organizar este tipo de reuniones con gente de la calle para conocer las opiniones y sensaciones del público frente a un producto o marca y conseguir ideas para su potenciación publicitaria.
• Sacar conclusiones de los que han asistido a un curso, seminario o congreso.
• Preparar actuaciones futuras de la empresa pensando en la colaboración del personal y el trabajo en equipo.
• Existen reuniones dirigidas a emprendedores que comparten en ellas sus ideas y experiencias sacando conclusiones para llevar a la práctica de lo que han compartido con otros emprendedores de su campo.

Por tanto, la organización de uno de estos talleres de trabajo se puede realizar por sí sola, independientemente de otros eventos, o formar parte de otras actuaciones como un congreso, un curso o dentro de la empresa con sus trabajadores.

A diferencia de lo que ocurre en un curso de formación, el workshop no es una reunión en la que una persona transmite conocimientos o habilidades a los demás asistentes, sino que son los propios asistentes los que hacen todas las propuestas y planteamientos, bajo la supervisión de un moderador que ordena y organiza el debate.

Su duración no es muy larga: una única sesión que durará entre dos y cuatro horas. Se puede plantear como un único debate, dejando cierta libertad a los participantes para ir decidiendo por dónde discurre, o se puede elaborar algún tipo de programa segmentando el tema a debatir en sus diferentes facetas y ordenando los tiempos.

Organización

Por lo tanto, si vamos a organizar un workshop, debemos cuidar con todo detalle todos sus aspectos.

En primer lugar, debemos tener claro para qué se va a realizar la reunión, qué pretendemos conseguir con ella (normalmente información); a partir de aquí deberemos fijar el tema que debe ser concreto y claro.

Se debe elegir el momento; será el adecuado para que los que van a participar acudan y estén cómodos en la reunión. El momento dentro del año influye, también el día de la semana y la hora de su celebración.

La elección del lugar adecuado también tiene importancia para el desarrollo de los debates, debe ser un lugar agradable, con buena iluminación, el mobiliario adecuado y que su ubicación sea de fácil acceso para los asistentes.

En lo relativo a la duración, como hemos dicho ya suelen durar un par de horas y nunca más de cuatro.

La duración no puede ser muy larga y deberemos ajustar la ordenación de los debates para que pueda cumplir el objetivo.

En ocasiones es necesaria una selección acertada de los asistentes: existen talleres de trabajo cuyo tema es altamente especializado y será, entonces, necesario que las personas que las integran tengan la preparación necesaria o, en otros casos, hayan recibido algún tipo de formación previa a la reunión.

Es frecuente que, con conocimiento y permiso de los que asisten, la sesión se grabe en vídeo para poderla utilizar en un futuro como herramienta de trabajo.

En todo caso también es recomendable poner a disposición de los partícipes el material para sus exposiciones, los medios técnicos para que dichas exposiciones sean lo más claras y atractivas posibles y, al final, se les puede facilitar algún tipo de resumen para que se lo lleven a su casa.

Desarrollo de la reunión

El inicio de la reunión se hace poniendo en contexto a todos los asistentes. Para ello el moderador se presentará y realizará una descripción de los temas a tratar y del objeto para el que se ha convocado esa reunión.

Seguidamente se hará una ronda en la que cada asistente se presentará, describirá sus circunstancias personales y profesionales y las razones por las que ha acudido a la reunión.

Estas presentaciones previas son muy importantes para evitar que la reunión se convierta en algo demasiado impersonal y podamos establecer un equipo de trabajo eficaz.

Sin embargo, las informaciones de esta ronda deben circunscribirse a datos esenciales para no quitar tiempo al tema principal de la reunión.

Como ya hemos dicho, el desarrollo de la reunión debe producirse de manera ordenada y siendo los asistentes los que lleven en todo momento la iniciativa; el moderador se limitará a conseguir que exista cierto orden y a intentar que se traten todos los aspectos del tema que interesen en la reunión.

Si la reunión fuera de tres o cuatro horas se debería hacer un descanso en medio.

Terminada la reunión se debe abrir una nueva ronda, a la que llamaremos de conclusiones, en las que cada asistente explicará la visión que tiene de la reunión y las aportaciones que ha recibido de ella.

El moderador puede ordenar y sistematizar, por ejemplo en una pizarra, las distintas propuestas e ideas.