Variación de existencias

Una parte importante de los negocios tiene, por las características de su producción, la necesidad de mantener un almacén donde guardan sus existencias.

Las existencias son bienes que la empresa necesita para su actividad. Pueden ser:

• Mercancías: objetos que la empresa compra y, después, vende sin grandes cambios.
• Materias primas: materiales que la empresa va a utilizar para la elaboración o fabricación de sus productos, siendo estos últimos los que la empresa va a vender a sus clientes.
• Productos terminados: bienes que hemos fabricado y los almacenamos mientras llega el momento de su venta.
• Otros enseres: como subproductos, residuos y similares.

Cuando la empresa compra, a sus proveedores, las existencias que necesita recibe de estos proveedores unas facturas que les paga y que contabiliza como gasto directamente.

Sin embargo, estas mercaderías o materias primas no se venden o utilizan inmediatamente en el momento de su compra a los proveedores, sino que se van realizando a lo largo del tiempo según la actividad de la empresa. En el tiempo que transcurre entre su compra y su venta o utilización las existencias están guardadas en el almacén.

La venta o utilización de las existencias se suele producir en un periodo corto de tiempo, normalmente en menos de un año, por lo que las existencias del almacén pasan a formar parte del activo corriente (o circulante).

Hemos computado los gastos de las compras de existencias y se van a producir ingresos cuando vendamos los productos que fabricamos con ellas pero, mientras tanto, existen en el almacén como un activo del balance por lo que, si lo pensamos, deberían ser consideradas como un ingreso o, al menos, una cantidad que aminora los gastos. Así es y de eso va este artículo.

El inventario

Una actividad que tienen que realizar cada año y de manera obligada todas aquellas empresas que cuenten con almacén de existencias es el inventario de tales existencias.

El inventario se realiza al final del ejercicio contable y de manera previa a las operaciones del cierre de tal ejercicio (como la elaboración de la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el asiento de cierre).

Consiste en elaborar un registro de las existencias que tenemos en el almacén con detalle suficiente de su entidad, su clase, su marca, su modelo y todos los demás datos necesarios para poder evaluar su valor económico.

Además de utilizar este inventario para computar su valor contable, como veremos más abajo, el inventario es muy útil para otros asuntos, por ejemplo:

• Nos dice lo que tenemos para su utilización o venta y, por tanto, lo que vamos a necesitar comprar en el futuro.
• Da información sobre productos que no se venden o utilizan, que han quedado obsoletos y que deberíamos descatalogar y, en su caso, no volver a comprar.
• Deberíamos aprovecharlo para organizar nuestro almacén.

En cuanto a la forma de realizar el inventario deberemos organizarla según el tipo de negocio y el tipo de almacén, no es lo mismo una pequeña tienda que una gran superficie, no es lo mismo un pequeño almacén con poca variedad de productos a una empresa con varios almacenes y una gran diversidad de productos.

Por lo tanto, podremos, según sea el caso, limitarnos a elaborar una hoja de cálculo o necesitaremos un programa de gestión de almacén, de los que existen en el mercado o, incluso, un software hecho a medida para nosotros.

Lo que si parece claro es que es conveniente paralizar las entradas y salidas de productos del almacén mientras dura la realización del inventario.

Las cuentas de existencias, materias primas y mercaderías

El resultado de nuestro inventario se va a recoger en cuentas contables creadas a tal efecto y que forman el grupo (3) del PGC; estas cuentas son:

• Existencias comerciales (30) mercancías que compramos para revenderlas.
• Materias primas (31).
• Otros aprovisionamientos (32) como combustible, repuestos, otros materiales, envases y embalajes y material de oficina.
• Productos en curso (33) que se encuentran en proceso de producción.
• Productos semiterminados (34) los bienes que producimos, normalmente utilizando las materias primas, pero que todavía no están terminados.
• Productos terminados (35).
• Subproductos, residuos y materiales recuperados (36).
• Deterioro del valor de existencias (39) se registra al haber minorando el valor de las anteriores cuentas.

Todas estas cuentas son cuentas deudoras, que crecen al Debe y disminuyen al Haber.

Parece claro, y no debería ser necesario decir, que lo que recogemos en estas cuentas es el valor económico de nuestro inventario, es decir, en nuestra contabilidad no va a aparecer cuantas unidades tenemos de determinado producto sino el total del valor en Euros de las existencias en almacén.

El resultado que buscamos, de cara a la contabilidad, no es un listado de los productos y materiales de nuestro almacén, sino el valor económico total de lo que tenemos en el almacén que es lo que se va a registrar en las cuentas antes enumeradas.

Para ello el inventario no sólo enumera lo que hay sino que, también, lo valora. Para ello existen distintos criterios de valoración:

• El FIFO (First In First Out) en el que consideramos que hemos dado salida primero a los productos que hemos adquirido o fabricado primero y, por lo tanto, el valor de lo que tenemos responde a las últimas adquisiciones.
• El LIFO (Last In First Out), al revés del anterior, los primeros productos que salen son los últimos en entrar.
• El NIFO (Next In First Out) damos valor a las existencias según sus costes de reposición. Este criterio está prohibido por la legislación fiscal.
• El Coste Medio, hallamos una media de todos los costes.
• El Coste Medio Ponderado en el que la media tiene en cuenta la cantidad de existencias compradas a cada precio.

Las cuentas de variación de existencias

Hemos explicado hasta aquí que el valor de las existencias en almacén según nuestro inventario se recoge en las cuentas antes enumeradas del grupo (3).

Sin embargo ¿cómo aparece dicho valor en esas cuentas? ya que nuestro sistema de contabilidad, por partida doble, nos exige que para realizar un apunte al Haber o al Debe debemos realizar otro contrario (su contrapartida) y, por otro lado, si la empresa lleva más de un año en la actividad, si no es su primer año, esas cuentas del grupo (3) ya aparecerán con un saldo que será el que le pusimos el año anterior.

Por ello, para fijar el valor del almacén en las cuentas correspondientes lo que vamos a contabilizar es la variación de existencias, es decir, la diferencia de valor entre lo que había antes y lo que tenemos ahora.

Para ello utilizaremos las cuentas de variación de existencias que pueden ser de ingresos (710/713) o de gasto (610/611/612).

Si las existencias son mayores que las que se registraron el ejercicio anterior lo que tenemos es un ingreso y se contabilizará con las cuentas del grupo (71) que, lógicamente, han al Haber siendo la contrapartida las cuentas del grupo (3) al Debe con lo que, por un lado, registraremos un ingreso en nuestra cuenta de Pérdidas y Ganancias y, por otro, actualizaremos el saldo de las cuentas del grupo (3) aumentándolo.

Si, por el contrario, las existencias son menores que las que había el año anterior, lo registraremos como gasto en las cuentas del grupo (61) al Debe, lo que computará como pérdida en la cuenta de Pérdidas y Ganancias y, como contrapartida, al Haber en la cuenta correspondiente del grupo (3) cuyo valor disminuirá hasta el saldo adecuado.