Suplidos

Los suplidos son cantidades de dinero que un empresario o profesional paga a un tercero por cuenta de un cliente y luego se las carga a dicho cliente en una de sus facturas dirigidas a él.

Por lo tanto para el profesional que paga y luego lo cobra no es ni un ingreso ni un gasto; sencillamente es un pago/cobro.

Cuando emitimos una factura con suplidos estamos obligados a acompañar, junto con la factura, los documentos justificantes de estos pagos.

Incidencia en el IVA repercutido y soportado

Como acabamos de decir el suplido no es un ingreso para quién lo incluye en una factura y, por lo tanto, en ningún caso se puede aplicar el IVA sobre la cantidad del suplido que queda excluido de la base imponible.

Si el gasto que hemos pagado y cargamos como suplido no está sujeto o está exento de IVA no hay ningún problema, lo pagamos y lo cobramos sin IVA.

Por ejemplo si pagamos una tasa u otro tipo de impuesto, una prima de seguro, etc.

Sin embargo si el pago que repercutimos lo hemos pagado contra factura con IVA nos encontramos con que nos han repercutido un IVA que no podemos deducirnos y tampoco podemos cargarlo a nuestro cliente al que se lo cobramos totalmente (incluido el IVA) pero sin que se lo pueda deducir.

Para solucionar esto le pedimos a la persona a la que pagamos el suplido que haga la factura a nombre de nuestro cliente.

Por último, según la legislación fiscal, para poder excluir de la base imponible un suplido deben cumplirse los siguientes requisitos:

• Deben ser sumas pagadas en nombre del cliente lo que se demostrará con facturas emitidas a nombre de éste.
• El pago sólo se hará por un mandato expreso, verbal o escrito, de nuestro cliente por lo que están excluidos los gastos pagados cuando no conocemos el nombre de nuestro posible cliente.
• La cantidad que cobra el pagador debe ser exactamente el mismo importe del gasto en que ha incurrido el cliente.
• El pagador no puede deducirse el impuesto que le han repercutido.

Contabilizar suplidos en factura emitida

La doctrina del ICAC establece que los suplidos deben ser computados en una cuenta del grupo (55) Otras cuentas no bancarias por lo que, si el suplido lo pagamos por un cliente que no tiene otra relación con nuestra empresa, deberemos acudir a la cuenta más neutra de este grupo que sería la (555) Partidas pendientes de aplicación con la que creamos, por ejemplo, la (5550) Suplidos. Vamos a poner dos ejemplos:

Ejemplo 1 Suplido de un gasto que NO tiene IVA; El arquitecto que prepara un informe para su cliente (por el que le cobra 2.000€) y tiene que pagar la tasa del Colegio de Arquitectos para que se lo visen (que es de 200€).

Cuando paga la tasa al Colegio el asiento será:

Y cuando repercute el suplido en su factura el asiento es:

Ejemplo 2 Suplido de un gasto que SÍ tiene IVA; El abogado que cobra a su cliente 2.000€ por sus servicios profesionales y ha pagado al procurador sus servicios que ascienden a 200€ en los que ha cargado el IVA de 42€ por lo que le ha pagado, en total, 242€ ya que el procurador no aplica retención porque el cliente final no es un empresario. Los asientos son idénticos a los anteriores (los incluimos para ver luego la diferencia con la contabilización del cobro).

Cuando paga la minuta del procurador el asiento será:

Y cuando repercute el suplido en su minuta el asiento es:

Contabilizar suplidos en factura recibida

Reiteramos todo lo dicho en el punto anterior y vamos a ver los mismos dos ejemplos desde el otro lado.

Ejemplo 1 tasa del Colegio pagada por el arquitecto, el que recibe la factura hará el siguiente asiento:

Ejemplo 2 el abogado que paga la minuta del procurador con IVA, el asiento para el cliente es:

Contabilizar suplidos notaría

Es de aplicación todo lo dicho hasta ahora.

Pero en el caso de una notaría porque los suplidos suelen consistir en una factura que, a su vez, también tiene suplidos.

Por ejemplo acudimos a la notaría para comprar un inmueble y el notario nos cobra honorarios por 2.000€ a los que se suma el IVA que, al 21%, asciende a 420€ y, además, le pagamos al notario la provisión de fondos (que es un suplido pagado por adelantado) de la gestoría que nos cobra unos honorarios de 100€ más IVA (21€) y, a su vez, suplidos por pago de tasas del Registro de la Propiedad por 50€ (no incluimos el impuesto de transmisiones porque ya lo hemos pagado nosotros, por ejemplo) y le pagamos en el acto con un talón; el notario hará el siguiente asiento:

Y luego cargará la cuenta (5550) cuando pague a la gestoría contra el banco.

Nosotros, que somos los clientes del notario, haremos el siguiente asiento (NOTA: si tenemos que contabilizar es que somos una empresa y, por lo tanto, el notario y la gestoría deberían aplicarse la retención en sus facturas. No la hemos incluido para no complicarlo más y porque no aporta nada al ejemplo):

Libro de suplidos

El libro registro de provisiones de fondos y suplidos es obligatorio para los profesionales que los practiquen.

No existe un modelo oficial ni es necesario que sean diligenciados. Puede hacerse en el ordenador e imprimirse para su presentación si nos lo requiere la Agencia Tributaria.

Modelo 347 pagos por mediación

El Modelo 347 es una declaración tributaria informativa en la que informamos a la AEAT de las personas físicas o jurídicas con las que hemos facturado o nos han facturado o hemos hecho pagos por mediación que son, en realidad, suplidos que asciendan durante todo el año a la cantidad de 3.005,06€ o superior.