Proveedor

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española define proveedor como “Persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc.”

En el caso de una empresa el proveedor es el que nos provee de elementos que necesitamos para nuestra producción: el que nos vende las materias primas con que vamos a producir o las mercancías que vamos a revender, fundamentalmente.

Si hablamos en términos de contabilidad sólo vamos a considerar proveedores a los que nos suministren mercancías o materias primas que contabilizaremos en nuestro activo circulante en el grupo (3) y elementos de inmovilizado que utilizaremos, también, para la producción y que contabilizaremos en el grupo (2).

Las compras que no se encuadren en las descritas no se hacen con proveedores sino con otros acreedores o acreedores diversos en la cuenta (410) u otras, nos referimos a los servicios que contratamos a otras empresas y a cualquier otro tipo de compra que no se dirija a la producción.

Tratamiento contable en compras de activo corriente

Si hablamos de compras de activos circulantes como mercaderías que vamos a revender o materias primas para nuestra fábrica, las cuentas que utilizamos como contrapartidas en la compra de estos elementos serán todas del grupo (4) de acreedores por operaciones de tráfico y, más en concreto del subgrupo (40) proveedores.

Al realizar el gasto computaremos la compra en la cuenta de gasto, del grupo (6), en el lado del debe y la abonaremos (es decir, la contabilizaremos al haber) en la cuenta del grupo (40), así una compra de mercaderías por valor de 1.000€ a la que debemos añadir un IVA soportado al 21%, es decir 210€ se contabilizaría así:

Con este asiento ya hemos introducido el gasto en lo que será nuestra cuenta de resultados y queda la deuda con el proveedor (400) que si la pagamos, unos días después, mediante transferencia se contabilizará:

El significado de todo esto es que los saldos contables que aparezcan en nuestras cuentas de proveedores (400) (u otras análogas como veremos a continuación) son cantidades pendientes de pagos por compras ya hechas ya que dichos saldos contables desaparecerán cuando las paguemos.

El mismo tratamiento contable se realizará si la compra se hace firmando letras o pagarés al proveedor con los plazos y vencimientos que sean; en este caso en lugar de la cuenta genérica de proveedores utilizaremos la (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar pero, por lo demás, el tratamiento contable es exactamente igual.

Otras cuentas diferentes, pero que funcionan igual, se utilizan cuando la deuda por la compra la contraemos con empresas del grupo, asociadas o vinculadas a la nuestra en las (403), (404) y (405).

Por último, el subgrupo (40) también nos ofrece cuentas para registrar envases a devolver a proveedores (406) que se carga con abono a la cuenta (400) a la que minora por las cantidades que en ella aparecen.

Y la cuenta (407) que es de naturaleza deudora y que compensará un futuro abono a la (400) cuando se genere la deuda que hemos pagado por adelantado.

Tratamiento contable en compras de activo NO corriente con deudas a corto plazo

También se considera proveedores a los que nos suministran nuestros elementos de inmovilizado y les pagamos a corto plazo.

En este caso la compra de estos elementos no supone directamente un gasto, sino que el gasto se irá computando año tras año a través de la amortización.

Por lo tanto, el asiento de compra será análogo al que hacíamos en el caso del activo corriente con la única diferencia de que en lugar de la cuenta de gasto utilizamos una cuenta de inmovilizado del grupo (2).

El Plan General Contable distingue, aquí, si la deuda que contraemos con estos proveedores de inmovilizado es a corto plazo (a pagar en menos de un año) o a largo plazo (en más de un año).

Para las deudas a corto plazo utilizaremos las cuentas del grupo (5) cuentas financieras y, en concreto la cuenta (523) Proveedores de inmovilizado a corto plazo, así que el asiento de compra con reconocimiento de esta deuda será, si compramos un elemento de inmovilizado por valor de 50.000€ con un IVA al 21% y lo vamos a pagar a menos de un año:

Si lo pagamos unos meses después en efectivo, el pago se registrará cargando la cantidad a la cuenta (523), que así se salda y desaparece y abonándola a la cuenta de tesorería (57).

En el caso de que, aunque el pago sea a corto, lo instrumentemos mediante letras o pagarés deberemos trasladar el saldo de la deuda desde la (523) que cargaremos y saldaremos a la cuenta (525) Efectos a pagar a corto plazo que aparecerá al Haber por la cantidad de la deuda y que se saldará a su pago contra la tesorería exactamente igual que en el caso anterior.

Tratamiento contable en compras de activo NO corriente con deudas a largo plazo

En tercer lugar, si compramos elementos de inmovilizado y contraemos deudas a largo plazo (a más de un año) con quienes nos las suministran, estos también son proveedores.

El tratamiento contable es, aquí, análogo al que hacíamos con las deudas a corto plazo por compra de inmovilizado, pero en lugar de utilizar una cuenta de financiera para reconocer la deuda en nuestro balance como hacíamos allí en el caso de reconocer deudas a más de un año deberemos registrarla en una cuenta de financiación básica del grupo (1), más en concreto en la cuenta (173) Proveedores de inmovilizado a largo plazo o, si está reconocido por letras o pagarés a largo plazo, en la (175) Efectos a pagar a largo plazo.

No incluimos ejemplos porque son exactamente iguales que los del punto anterior, pero cambiando las cuentas.

En el caso de que estas deudas a largo plazo con proveedores generen algún tipo de gasto financiero, como intereses pactados con el proveedor, computaremos este gasto financiero abonándolo a la cuenta (173) con cargo a una cuenta de gasto financiero, generalmente será la (662).

Según cambie la naturaleza de la deuda que tenemos con el proveedor deberemos reclasificarla y hacer los asientos necesarios para que la información aparezca en el lugar que le corresponde, es decir: si una deuda a largo plazo (a más de un año) con el paso del tiempo se convierte en un vencimiento a corto plazo (a menos de un año) deberemos realizar un asiento cargando y saldando la cuenta (173) ó (175) y abonando dicha cantidad a la (523) ó (525).