Profesiograma

Los responsables de encontrar y contratar nuevos trabajadores para un puesto de trabajo vacante en una empresa son, en empresas de cierto tamaño, el Departamento de Recursos Humanos; en empresas de tamaño más reducido que no se pueden permitir tener tal departamento suele ser el propio personal directivo de la empresa quien desempeña esta función.

En ocasiones, para cubrir vacantes que se consideran de cierta relevancia, se externaliza esta búsqueda y se acude a asesores externos: los llamados head-hunters o cazatalentos, normalmente para buscar perfiles directivos, determinados mandos intermedios o personal que requiera especiales características.

Sea quien sea el que desempeñe esta función deberá utilizar los procedimientos y, sobre todo, las técnicas que existen para el objetivo deseado, que no es otro que encontrar al trabajador ideal para ese puesto de trabajo.

Es muy importante acertar, encontrar a la persona adecuada para ocuparse de las funciones de ese puesto de trabajo; principalmente porque si el trabajador es adecuado va a prestar un rendimiento óptimo y, por ello, a aportar productividad en su labor profesional.

Pero también es muy importante para el propio trabajador seleccionado: si el trabajador no cumple los requerimientos del puesto de trabajo porque no tiene la preparación necesaria o las características personales adecuadas el trabajo puede llegar a convertirse, para él, en una verdadera tortura, mientras que si se adecúa al puesto tendremos un trabajador mucho más feliz.

Entre estas herramientas encontramos, como elemento fundamental, el profesiograma.

Qué es un profesiograma

En realidad es muy sencillo: un profesiograma es un documento, que podemos hacer en una hoja de Excel, en el que ponemos por escrito cuales son las capacidades, cualidades, preparación y demás características que debe tener la persona que, al final, seleccionemos para un puesto de trabajo determinado.

Con la confección de este documento vamos a conseguir, de manera plástica y visual, que el encargado de seleccionar personal sepa perfectamente lo que se está buscando, qué requisitos debe reunir el candidato a elegir.

Es cierto que determinadas personas que tienen experiencia y capacidad en la gestión de recursos humanos y, en concreto, en la búsqueda de candidatos para cubrir vacantes laborales pueden confiar en su experiencia y, al final, en su instinto; sin embargo, incluso en este caso continúa siendo necesario constatar, de la manera más fiable y visual que se pueda, que el elegido cumple unos requerimientos necesarios. Como veremos más adelante, el profesiograma sirve, sobre todo, para hacer una primera “criba” entre los candidatos, quedando la competencia del contratador, como mucho, para un segundo paso que sería la entrevista personal.

Creación y utilización del profesiograma

Como la experiencia es un grado, cuando necesitamos elaborar un profesiograma sería una buena idea realizar, antes, profesiogramas de los puestos laborales de la empresa que ya están cubiertos por trabajadores ya contratados de características similares al que estamos buscando ahora.

Estos profesiogramas de puestos de trabajo ya ocupados servirán para saber los aciertos y los errores cometidos cuando se contrató a esos trabajadores y las carencias que se estén produciendo en la labor profesional de los que ya tenemos.

Con este conocimiento el profesiograma a elaborar para seleccionar nuevo personal será más completo y adecuado ya que cuenta con nuestra experiencia práctica.

Por otro lado, debemos encontrar y fijar cuales van a ser los criterios, unificados y objetivos, para los candidatos.

En tercer lugar, debemos también identificar, evaluar, controlar y prevenir los riesgos laborales que conlleva el puesto de trabajo a cubrir.

Teniendo en cuenta todo esto el responsable de la contratación elaborará el profesiograma lo más detallado posible, conteniendo las características del candidato ideal.

Con esta información se redactará la oferta de trabajo que vamos a publicar, con lo que conseguiremos que las postulaciones recibidas se adecúen lo mejor posible a lo que estamos buscando.

Esta oferta de trabajo aparecerá en anuncios en periódicos, en plataformas de empleo de internet, en registros especializados de búsqueda de empleo (como de colegios o asociaciones profesionales, por ejemplo) o lugares similares o será, en su caso, remitida a empresas cuya actividad sea la selección de personal.

Entre las candidatos que se postulen, es decir, las personas que responden a nuestro anuncio y están interesadas en ocupar ese puesto de trabajo, ha de realizarse una primera criba para descartar a los que, según la información que nos dan, no son adecuados: para eso utilizaremos nuestro profesiograma que nos permitirá la realización de esa primera selección de manera fácil y rápida ya que sólo tenemos que cotejar los requerimientos objetivos con las características que nos comunican los candidatos en sus currículos.

Una vez realizada esta primera selección se realizará, ahora sí, una entrevista personal con los candidatos que todavía estén en nuestra lista.

En esta entrevista, como hemos dicho antes, ya se puede aprovechar la experiencia, sabiduría o instinto del seleccionador, pero también se debe utilizar el profesiograma ya que el seleccionador deberá evaluar con detalle la adecuación de cada candidato para lo que se anotará, con puntuación numérica, todas las habilidades y capacidades que figuran en el profesiograma.

Con ello la selección final será la que haga el responsable de la misma, pero nos hemos asegurado de que cuenta con información objetiva para hacerla.

Contenido del profesiograma

No existe una plantilla estándar o universal para elaborar un profesiograma; cada responsable de contratación o cada empresa deben elaborar el suyo sabiendo cual es la información relevante y qué necesidades hay que cubrir con él.

Sin embargo, sí existen unos contenidos mínimos que deberían estar siempre:

• Denominación del puesto a cubrir.
• Aportaciones o funciones que ese puesto de trabajo realiza en la actividad de la empresa (sus objetivos).
• Descripción de la actividad profesional que se va a desarrollar, funciones, tareas, responsabilidades, etc.
• Entorno de la actividad profesional: en qué departamento se va a prestar, quienes van a ser sus superiores, compañeros y subordinados, con qué personas va a tener que relacionarse, si se va a realizar trabajo en equipo, etc.
• Condiciones personales del trabajador: estado físico, capacidades intelectuales, etc.
• Requerimientos que se exigen al trabajador para acceder al puesto de trabajo.

Este último punto es fundamental y debe ser lo más completo, exhaustivo y detallado posible: en él se recogerán aspectos como la preparación académica, experiencia profesional, habilidades, idiomas, etc.

Por lo tanto, en este punto se encuentra un porcentaje muy alto del acierto de la selección.