Proceso administrativo

El proceso administrativo de una empresa es el modo en que se afronta la gestión de la actividad de la misma a través de sus cuatro fases: planeamiento, organización, dirección y control.

La finalidad de implementar un procedimiento administrativo es lograr la gestión más eficaz de los recursos de la empresa, consiguiendo con ello los mejores resultados para la propia empresa y para todas las personas que, tanto dentro de ella como en su entorno, están interesadas en su buena marcha y colaboran con ella.

Planeamiento

La primera etapa del proceso es planear, preparar el futuro con decisiones del presente que sean definidas y lógicas.

A través de la planeación prospectiva fijamos los objetivos generales y particulares de cada sección o área y buscamos cómo alcanzarlos programándola, definiendo políticas, programas y estableciendo procedimientos.

Las etapas de este planeamiento serán:

1. Diagnóstico del presente: debemos analizar la empresa, desde dentro, y su entorno. Para ello deberemos tener claro qué es lo que se desea y cómo serán las cosas si se continuase con los procedimientos actuales.
2. Fijación de objetivos: debemos definir tanto los objetivos principales como los accesorios. Estos objetivos deben ser alcanzables, coherentes, comprensibles, aceptados por todos los que participan, medibles, jerarquizados y flexibles para poder adaptarse a cambios de las circunstancias y del entorno.
3. Establecer premisas: de manera lógica debemos prever (suponer) lo que va a ocurrir, probablemente, respecto de la situación de la empresa y de su entorno. Se trata de tener en cuenta las variables que no podemos controlar y que van a tener algún efecto sobre la actividad de la empresa y de los objetivos que hemos marcado, para estar preparados.
4. Definir las líneas de acción: comenzaremos por determinar cuales son las líneas de acción posibles para alcanzar los objetivos propuestos; una vez que las conocemos analizaremos sus fortalezas y debilidades y, por último, elegiremos las más adecuadas.
5. Elaborar planes derivados secundarios pero que aporten al plan general.
6. Presupuesto: cuantificarlo todo en unidades monetarias.

Organización

El segundo paso es fijar la estructura con la que va a operar la empresa, esta estructura debe ser consciente e intencionada y va a definir las funciones y obligaciones de las personas que trabajan y colaboran en la empresa; la finalidad es garantizar que se van a realizar todas la tareas necesarias para alcanzar los objetivos y que dichas tareas se van a encomendar a las personas más adecuadas para ello.

Además de esta ordenación lógica de los recursos humanos, se distribuirán y ordenarán también los medios materiales y financieros de producción, asignando todo lo necesario para cada área de la empresa.

Deberá hacerse todo este ordenamiento de manera detallada, designando a personas concretas para tareas concretas, las funciones y la especialización de cada uno, fijando los tiempos de actuación, los equipos y la división del trabajo, las jerarquías, etapas, etc. para ello será muy conveniente la elaboración de manuales de procedimiento.

Dirección

Una vez que ya hemos fijado los objetivos y organizado los recursos de la empresa es necesario poner en práctica todo ello.

La dirección es la responsable de que el diseño y organización realizadas se pongan en práctica a través de todos los demás puntos del proceso (planeación, organización y control).

Los instrumentos con que cuenta la dirección para ésto son su autoridad, los procedimientos de comunicación con los demás componentes de la empresa y los métodos de supervisión.

La dirección debe también crear las condiciones necesarias para la consecución de objetivos: la motivación de las personas, la gestión de los medios materiales para que se utilicen de forma eficaz y la revisión de lo que se está haciendo y de cómo se van consiguiendo los objetivos.

Control

Todo lo anterior podría no ser suficiente para lograr los objetivos marcados: aunque tengamos un buen planeamiento, organización y dirección es posible que surjan todo tipo de inconvenientes que impidan el logro de los objetivos.

Es posible que toda nuestra actuación no sea perfecta y tenga determinados fallos o partes que se puedan mejorar, también es posible que algunas personas de nuestro equipo humano no hayan comprendido bien algunos extremos o que cambien determinadas circunstancias del entorno.

Para seguir realizando las cosas de manera que acabemos consiguiendo nuestros objetivos deberemos controlar el proceso productivo vigilando todos esos factores. Este control se hará de manera constante y recurrente, periodificándolo en semanas o meses.

Para este control deberemos fijar los niveles medios de producción de cada trabajador (su rendimiento en producción, ventas o similar) y analizaremos los niveles que está alcanzando en el periodo controlado. En esta medición utilizaremos:

• Indicadores de control: producción, ventas, calidad.
• Medición de lo realizado: realizando informes de producción, contables, estadísticos.
• Realizar una comparación de lo que se hace con lo que se había planeado para buscar esas diferencias.
• Si existieran desviaciones importantes en estos niveles de producción se deberán tomar medidas para corregirlas que pueden ser de muchos tipos: entrenamiento y formación de los trabajadores, cambio de métodos organizacionales, etc.