Presupuesto operativo

Presupuestar es una de las actividades claves de toda empresa y presupuestar correctamente uno de los motivos del éxito. Pero ¿qué es un presupuesto operativo?

Existen una amplia variedad de tipos de presupuestos que persiguen objetivos distintos. En el caso del presupuesto operativo, su esencia es facilitar la visión a corto plazo de una empresa, conociendo la relación entre sus ingresos y gastos esperados de su actividad.

Qué es el presupuesto operativo

El presupuesto operativo responde a la necesidad de proveer información a las personas responsables de la toma de decisiones sobre el resultado esperado de las actividades económicas que una empresa está realizando. Se trata de facilitar una aproximación a los ingresos de ventas y los gastos operativos de una empresa en un plazo de semanas o meses, siempre menor a un año natural.

En definitiva, se trata de una herramienta para proyectar la actividad de un negocio a partir de los ingresos sobre ventas y gastos sobre costes de producción.

La fórmula de un presupuesto operativo

Matemáticamente, la fórmula que explica el resultado de un presupuesto operativo es la siguiente:

Resultado operativo = Ventas - Costes Fijos - Costes Variables - Costes contables

Los costes fijos y variables son los relacionados directa o indirectamente con la actividad del negocio y los contables son aquellos referentes a la depreciación de activos, así como los deteriores o las amortizaciones.

Esta fórmula dejaría fuera los ingresos y gastos financieros e impuestos. A diferencia de un presupuesto completo, este tipo de presupuesto se focaliza en la actividad productiva de la empresa, así como su funcionamiento diario. Del mismo modo, no contempla la relación de inversiones a largo plazo u otras operaciones con una temporalidad superior a un ejercicio económico.

Para qué sirve hacer un presupuesto operativo

Realizar presupuestos operativos puede ser de gran utilidad para tu negocio. Te puede servir para:

• Controlar el origen de tus ingresos y gastos.
• Estudiar la evolución de cada una de las partidas de tu presupuesto a lo largo del tiempo.
• Es útil para comunicar los objetivos de tu empresa y facilitar la estimación de ventas para cada departamento, comunicando por qué es necesario cumplir con los objetivos.
• Es un método ideal para anticiparse a los resultados y poder prever decisiones futuras según posibles escenarios.
• Permite identificar oportunidades de mejora en determinadas partidas de gastos, así como en referencia a objetivos de ingresos según actividad.
• Facilita establecer metas a corto plazo y la planificación de la actividad económica según objetivos.

Implicaciones para tener en cuenta de un presupuesto operativo

Del mismo modo que un presupuesto operativo tiene grandes ventajas, también es importante ser consciente de las implicaciones que comporta. Principalmente, son dos:

1. Un presupuesto operativo es un mecanismo de planificación subjetivo: el proceso de crear un presupuesto operativo es un proceso subjetivo en el que se estiman los resultados esperados de una actividad. Es por ello por lo que, por ende, está sujeto a los sesgos del equipo que realiza las estimaciones.
2. Algunos factores de la fórmula varían según la evolución del mercado: tanto los costes fijos como los variables pueden variar en el tiempo según la situación macroeconómica de cada momento. Esto es especialmente importante en referencia a la inflación de precios de las materias primas o los gastos laborales.

Para evitar caer en errores de interpretación, es importante que los resultados de un presupuesto operativo sean entendidos en el contexto del momento de la estimación y se establezcan mecanismos de contingencia.

Cómo hacer un presupuesto operativo

Generalmente, el proceso de presupuestación empieza con un presupuesto de ventas, incluyendo también los cobros de ventas de ejercicios anteriores. El presupuesto de ventas es una parte clave del presupuesto de tesorería y determina la cantidad de dinero líquido que la empresa espera cobrar durante el ejercicio; ya sea de ventas, transferencias o incluso aportaciones de capital.

Por otro lado, también deberás calcular el presupuesto de gastos. En él se incluirán todas las salidas de dinero líquido de una empresa, ya sea en forma de pagos de facturas, salarios, impuestos de la actividad, etcétera. Para realizarlo correctamente, es necesario unificar criterios sobre lo que se incluirá, dado que según la empresa se puede decidir incluir en este presupuesto las liquidaciones de impuestos como el IVA o el IRPF o no.

El resultado del presupuesto operativo será el resultado de sumar todas las partidas de ingresos y las partidas del presupuesto de gastos, ya sean costes directos, indirectos o contables.

Un presupuesto operativo es un diagnóstico de la estructura económica futura de una empresa y, como tal, nos permite optimizar cada una de las partidas previstas. Puede ser muy útil para planificar tu actividad productiva, determinar objetivos y facilitar mecanismos de control. De la misma manera, es una herramienta ideal para comunicar el funcionamiento interno de la empresa a todos los departamentos. Eso sí, es importante ser conscientes de los riesgos que implica y considerar que los resultados variarán según los criterios de estimación y las circunstancias económicas del contexto.