Plan de trabajo

El plan de trabajo es una herramienta organizativa que se emplea en el ámbito de la administración para desarrollar de manera eficiente todos aquellos lineamientos, pautas y responsabilidades relacionadas con la ejecución de proyectos en función de una determinada cantidad de recursos.

Definición y alcance del término

La organización de una estructura multinivel en la que se movilizan recursos materiales e inmateriales de todo tipo, gracias a la intervención de una multitud de puestos de trabajo, supone un costo estructural muy grande. Dicho costo, sin embargo, puede variar ampliamente en función de la coordinación de las distintas áreas y el rendimiento conjunto de la organización.

Este proceso se produce gracias a la implementación de un plan de trabajo que recoge aquellas necesidades operativas y funcionales del proyecto, así como también los recursos que deben emplearse en cada instancia, de manera que se conozcan en detalle sus requerimientos y objetivos puntuales. Se trata de una guía que organiza de manera eficaz los recursos disponibles y los esfuerzos necesarios para alcanzar ciertos objetivos.

El plan de trabajo dispone de las consideraciones y etapas de las distintas tareas en función de un determinado calendario, lo que constituye un avance del tiempo. La interrelación de las tareas y la capacidad de evitar redundancias y la repetición innecesaria de actividades determina la mejora de los tiempos de ejecución y, por lo tanto, el rendimiento general.

Implementación del plan de trabajo

El plan de trabajo como tal debe disponer de un cronograma en el que figuren las distintas actividades y tareas contempladas y, de ser posible, deben especificarse las relaciones de unas con otras y su importancia sobre el total de las tareas a realizar. Por otro lado, deben adjuntarse planes de contingencia y funcionalidad reducida en caso de que, por cualquier motivo, la organización se vea obligada a interrumpir su actividad.

Con base en estas características, el plan de trabajo se constituye como un instrumento de análisis y de toma de decisiones fundamental para cualquier organización, especialmente para aquellas con fines de lucro que deban desarrollar su actividad en un ámbito muy competitivo. En efecto, el plan correctamente elaborado permite optimizar los tiempos y mejorar el rendimiento: discrimina las tareas y sistematiza los procesos, el trabajo y la relación entre las distintas áreas.

Tipos de planes de trabajo

Al tratarse de estrategias de organización habituales, creadas y probadas en condiciones de trabajo, los planes de trabajo se han estandarizado y formalizado en ciertas categorías que representan su versatilidad en función de la actividad para la que fueron concebidos o en las que mejor rendimiento encuentran.

Plan empresarial

Este tipo de plan se enfoca en la actividad empresarial y tiene como objetivo principal la integración de las responsabilidades de gestión. Incluye, por un lado, las tareas a corto y largo plazo en una única grilla o modelo de funcionalidad conjunta y, por el otro lado, incorpora los parámetros de análisis y evaluación posteriores a la implementación del plan en un determinado mercado y frente a las proyecciones financieras realizadas en un primer momento.

Sirve principalmente para la gestión empresarial y resulta fundamental para establecer los objetivos y estrategias específicos para mejorar el proceso de toma de decisiones. Este tipo de planes además determina las condiciones de trabajo necesarias y la sucesión de tareas que pueden mejorar la rentabilidad. Supone, por otro lado, el tratamiento de las operaciones en los períodos fiscales y ejercicios contables correspondientes.

Plan comercial

Se trata de un plan en el que figuran aquellas tareas que deben realizarse para mejorar la actividad comercial de la empresa, lo que eventualmente devendrá en mayores ventas y un mejor rendimiento general del sector comercial. En este sentido, establece los objetivos de ventas a alcanzar y las necesidades de los distintos canales y puntos de venta, las promociones y beneficios asociados a los productos, y otros elementos que intervienen en esta área de la empresa.

Al tratarse de un plan que se enfoca en un área particular de la empresa, este debe plantear además la organización de las demás áreas en función de los objetivos comerciales perseguidos por este sector, priorizándolos sobre el resto de los sectores de la empresa. Esto permite tanto a los empleados del área comercial como al resto de los trabajadores conocer el panorama global de la empresa en referencia a su propia participación.

Plan educativo

En este caso, se trata de la organización de la actividad educativa en función de un conjunto de parámetros temporales y de aprendizaje que permiten seguir un cronograma y, al mismo tiempo, conocer el desempeño de los estudiantes y docentes por igual. Este tipo de planes requiere de la incorporación de conceptos y métodos pedagógicos en los que, muchas veces, el rendimiento y la optimización no son fundamentales para alcanzar los objetivos educativos.

El plan de trabajo es un instrumento fundamental para la gestión y administración de organizaciones y proyectos, puesto que permite discriminar las tareas a realizar y los tiempos de ejecución correspondientes a ellas. Dispone, en definitiva, de los requerimientos necesarios para maximizar el rendimiento de las actividades.