Periodificación

La periodificación es un instrumento contable que sirve para asignar los ingresos y gastos en el momento en que efectivamente se producen.

El momento exacto del gasto o ingreso

El principio de imagen fiel que debe aplicarse a la contabilidad significa, entre otras cosas, que los ingresos y los gastos deben contabilizarse en el momento preciso en que se producen y afectar a la cuenta de resultados en ese mismo momento.

Para explicar lo que acabamos de decir, debemos diferenciar los diferentes momentos en que se produce una operación y cuando dicha operación es un gasto o un ingreso.

Por ejemplo, si necesito reparar una máquina de mi empresa y llamo al servicio técnico: los operarios de dicho servicio acuden a mi empresa y realizan la reparación de la máquina y, cuando han terminado, me entregan un albarán y, poco después, la empresa del servicio técnico me envía una factura por la reparación y me permiten realizar el pago a tres meses.

En el momento que pago la factura, tres meses después de recibirla, no es cuando se ha producido el gasto, sólo el pago, el gasto se ha producido cuando han venido a repararme la máquina, aunque convencionalmente se suele admitir que se ha producido en el momento que me han enviado la factura.

De hecho, cuando recibo la factura la contabilizo como un gasto en un asiento que será al Debe la cuenta de gasto de reparación (622) contra la cuenta, al Haber, de la deuda con la empresa que la ha hecho (410). Cuando, tres meses después, pago esta factura no contabilizo ningún gasto sino solo el pago haciendo un asiento que imputa al Debe la cuenta del acreedor (410) y al Haber la Tesorería (57), en este asiento desaparece la deuda con el proveedor quedando saldada.

Exactamente de igual manera se comportan los ingresos entre el momento que hago una venta y el que la cobro, en el ejemplo anterior, para la empresa que ha realizado la reparación el ingreso se produce al emitir la factura y no al cobrarla.

Estos matices no son relevantes si el gasto o ingreso se realiza para un hecho concreto o para cosas que van a consumirse o entregarse dentro de un mismo ejercicio contable (incluso aunque el pago se haga en otro ejercicio diferente porque el gasto ya se ha computado en su momento), pero sí pueden ser un problema cuando el ingreso o gasto no se utiliza en un solo ejercicio sino en más de uno.

La periodificación

En el ejemplo que hemos puesto antes, los que reparan la máquina lo hacen utilizando unas pocas horas o, en el peor de los casos, varios días pero que estarán normalmente dentro del mismo año o ejercicio contable por lo que el gasto se puede contabilizar sin más dentro del mismo.

Existen, sin embargo, gastos e ingresos que no se realizan en pocas horas o pocos días, sino que se consumen a lo largo de un tiempo más amplio.

Si en lugar de llamar al servicio técnico cada vez que se estropea una máquina y pagarle cada reparación contratamos a dicho servicio técnico para que asuma todas las reparaciones que vaya yo a necesitar de mis máquinas durante un periodo de tiempo, por ejemplo si le pago una cantidad de dinero a cambio de lo cual se compromete a hacer todas las reparaciones que necesite durante doce meses, el gasto que estoy haciendo no se realiza en unas pocas horas o días sino durante doce meses.

Aquí está el problema: si pago una asistencia técnica por doce meses y lo hago en el mes de septiembre, cuando mi ejercicio contable se cierra en diciembre, estoy computando un gasto que no se va a realizar dentro del ejercicio contable sino que una parte si está dentro (de septiembre a diciembre, cuatro meses) y otra parte correspondería al ejercicio siguiente (de enero a agosto, ocho meses) por lo que si la empresa de mantenimiento me hace una factura y me cobra al contratar esos doce meses no puedo contabilizar, sin más, ese gasto como dentro del ejercicio sino que tendré que periodificar, asignando a cada ejercicio la parte proporcional de ese gasto.

Para la empresa de mantenimiento y su ingreso sucede exactamente lo mismo: se compromete a prestarme servicio durante ese tiempo y lo factura al contratarlo por lo que también tendrá que periodificar ese ingreso de la misma manera.

Para esto el Plan General de contabilidad (RD 1514/2007, de 16 de noviembre) contiene las llamadas cuentas de periodificación.

Grupo (48) ajustes por periodificación de gastos e ingresos

Cuenta (480) de gastos anticipados: aquí se recogen los gastos que se contabilizan en un ejercicio, pero corresponden al siguiente.

Por lo tanto, cuando se contabiliza la factura, se utiliza esta cuenta en lugar de la cuenta de gasto del grupo (6) en la parte proporcional que sea.

Cuando comienza el ejercicio siguiente y ya hemos cerrado la cuenta de resultados, al principio de dicho ejercicio se abonará esta cuenta (48) con cargo a la cuenta que proceda del grupo (6), la que no habíamos utilizado en su momento.

Cuenta (485) de ingresos anticipados: exactamente igual que la anterior, pero al revés: se abona en su momento en lugar de la cuenta de ingreso (7) y, al principio del ejercicio siguiente se carga con abono a dicha cuenta del grupo (7)

Grupo (56) de ajustes por periodificación de intereses

Este grupo (56) contiene otras cuentas relativas a fianzas y depósitos, pero las que nos interesan aquí son:

La cuenta (567) de intereses pagados por anticipado: cuando pagamos gastos financieros que corresponden al ejercicio siguiente, debemos cargar esta cuenta (567) antes de cerrar el ejercicio y abonando (es decir, disminuyendo) la cuenta del grupo (66) para no computarlo en el ejercicio que no es y, al inicio del ejercicio siguiente la cargaremos a la (66) con abono a esta (567) que quedará saldada por este concepto.

Cuenta (568) de intereses cobrados por anticipado: exactamente igual que lo anterior, pero al revés, con cargo y abono a la cuenta de ingreso del grupo (76).

Cuenta (181) Anticipos recibidos por ventas o prestaciones de servicios a largo plazo

Se utiliza esta cuenta cuando nos anticipan el pago de unos productos o servicios futuros por lo que se abonará cuando recibimos el dinero con cargo a tesorería y se cargará cuando se devengue efectivamente el ingreso contra la cuenta de ingreso (7).

Si hay que realizar ajustes de valor se abonarán también a esta cuenta con cargo a la (662).

La amortización del inmovilizado

Aunque no utilice el nombre de periodificación de gastos los gastos de amortización de todo tipo de inmovilizado (material, inmaterial, intangible) también son periodificación.

Pensémoslo: si compramos una máquina que nos va a dar servicio durante cinco años y, al recibir la factura, en lugar de computarla directamente como un gasto vamos contabilizando ese gasto a lo largo de su vida útil (cinco años) es porque estamos periodificando ese gasto.