Partida doble

La contabilidad por partida doble es la que se utiliza en nuestro país y los de nuestro entorno para confeccionar los documentos contables de las empresas y su publicación y depósito en los registros públicos.

Vamos a ver en qué consiste.

La contabilidad de empresas

Unas cuentas sencillas que hacemos para tener un control de algo no se hacen por partida doble sino sencilla: por ejemplo, si somos responsables del dinero que hay en efectivo en una caja iremos anotando las entradas y salidas de dinero y, conociendo lo que había al principio, podemos calcular el dinero que debe haber en cada momento y, si la cuenta está bien hecha, debe coincidir dicho saldo con lo que efectivamente hay. Esto es muy práctico y eficaz.

Sin embargo, cuando lo que estamos registrando son las cuentas de una organización (en nuestro caso de una empresa que puede ser una Sociedad Mercantil pero, en algunos casos, también puede ser una persona física que se constituya como empresa o un ente público o de otra naturaleza), la forma de realizar dicha contabilidad no será la que nos parezca más práctica y eficaz, sino la que esté establecida en el entorno en el que nos movemos y regulada por la normativa que le sea  aplicable.

La contabilidad de una empresa debe hacerse según las normas que la regulan:

1. Por los convenios internacionales: Las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad) o IAS (International Accounting Standards).
2. La Normativa Europea que está contenida en multitud de directivas, reglamentos y dictámenes de diferentes organismos de la UE.
3. La Normativa Nacional de España que se ha ido adaptando a las normas de la UE y que residen en el Plan General de Contabilidad (RD 1514/2007, de 16 de noviembre), planes de contabilidad especiales como el de PYMES, normativa sobre legislación consolidada de grupos de empresas y normas desde el Código de Comercio a la Ley de Sociedades de Capital, además de las normas fiscales que tratan del tema.
4. La doctrina del Instituto de Contabilidad y Auditoría de cuentas.

La conclusión es que la contabilidad debe ser la regulada por la normativa porque debe ser entendida y comparable con otros, con la de otras empresas, con la de los auditores de cuentas, con la de los interesados que quieren conocer la información que contiene, es decir, no podemos hacer la contabilidad como nos parezca sino como está regulada.

Y la contabilidad que existe en los países de nuestro entorno se realiza por partida doble.

Que es la partida doble

La contabilidad se realiza a base de asientos: un asiento es la anotación de una operación de la empresa que tiene un significado económico.

Cada asiento debe estar siempre cuadrado en el sentido de que esa operación que contamos en él siempre va a afectar a dos (o más) realidades de nuestra empresa: por ejemplo, si yo tengo una deuda con un proveedor que, en el pasado, me ha vendido unos materiales y le debo 100€ y, por otro lado en mi caja tengo 100€, si pago esa deuda sucederán dos cosas: que al proveedor al que antes le debía 100€ ya no le debo nada (porque para eso le he pagado) y la cuenta de deuda con ese proveedor tendrá de saldo 0€ y, por otro lado, que antes en mi caja tenía 100€ y ya no los tengo, porque se los he dado al proveedor, y ahora en caja tengo 0€.

Esto sucede siempre en todos los asientos contables, toda operación tiene un origen y un destino, esto es la partida doble.

Esas realidades que tienen un valor económico y que utilizamos para hacer los asientos las llamamos cuentas contables y pueden ser de distintas naturalezas:

• Cuentas de activo que recogen el valor de bienes que tenemos a nuestra disposición para nuestra actividad: desde maquinaria o edificios (activo fijo o no corriente) hasta herramientas, materias primas o elementos auxiliares o artículos para su venta ordinaria (activo circulante o corriente).
• Cuentas de pasivo y de neto patrimonial que representan el origen del dinero con el que hemos obtenido los bienes y derechos que tenemos en el activo: aportaciones de los socios, deudas con otras personas, etc.
• Cuentas de ingresos y gastos que se van produciendo según desarrollamos nuestra actividad y compramos cosas para nuestra producción (gastos) y vendemos lo que producimos (ingresos).

El tercero de los casos (ingresos y gastos) se utiliza para confeccionar una Cuenta de Pérdidas y Ganancias que da un resultado del año (beneficio o pérdida) y se convierte en una cuenta del neto patrimonial que sumará en él (si hay beneficio) o lo restará (si hay pérdida).

Los dos primeros: activo, pasivo y neto patrimonial, forman el balance de situación que es un documento donde se ve todo lo que hay en la empresa en un lado y otro: el balance tiene que estar cuadrado, el valor de todas las cuentas de activo tiene que sumar lo mismo que el valor de todas las de pasivo y neto patrimonial: esto también es la partida doble.

En conclusión: la partida doble significa que en nuestra contabilidad aparecen en diferentes lados los bienes que tenemos y los recursos que hemos utilizado para conseguir esos bienes y ambos lados deben sumar lo mismo y entonces decimos que la contabilidad está cuadrada.

El haber y el debe

Como hemos visto en el Balance de situación, al final del año, las cuentas se ven (con signo positivo o negativo) según su naturaleza en el Activo, el Pasivo o el Neto Patrimonial. Pero esto solo se ve al final del año en dicho Balance.

Antes de cerrar el balance las cuentas tienen un valor al que llamamos saldo contable y que es el resultado de los diferentes asientos que vamos haciendo a lo largo del tiempo.

Para esto utilizamos el haber y el debe que son los dos lados de un asiento y, por tanto, el haber y el debe de cada asiento también tienen que sumar lo mismo o, dicho de otro modo, el asiento tiene que estar cuadrado.

El saldo de cada cuenta aparece al haber (H) o al debe (D) y esto tiene un significado diferente dependiendo de que cuenta sea así, salvo casos especiales:

• Las cuentas de activo son deudoras, esto significa que crecen al debe y disminuyen al haber y su saldo será positivo si aparece al debe y negativo si aparece al haber.
• Las cuentas de pasivo y neto patrimonial son acreedoras, crecen al haber y disminuyen al debe y su saldo positivo será al haber y negativo al debe.
• Las cuentas de ingreso son acreedoras y, en principio, sólo se pueden registrar al haber.
• Las cuentas de gasto son deudoras y, en principio, sólo se pueden registrar al debe.

Estos saldos positivos o negativos es así como acabarán apareciendo en el Balance de Situación.

En el ejemplo que hemos puesto antes, si le debo a un proveedor 100€ (cuenta de pasivo porque es origen de fondos que tengo) imputaré el pago a la cuenta del proveedor al Debe y desaparecerá su saldo (que era acreedor o al haber) y, a la vez, imputaré esos 100€ a la cuenta de caja al Haber y desaparecerá el saldo de lo que tenía en caja que eran 100€ al Debe (porque caja es una cuenta de activo y deudora y crece por el debe y desaparece por el haber).