Organización formal e informal

Por definición una empresa es un conjunto de recursos económicos y humanos que realiza una actividad productiva con el fin de obtener un rendimiento económico.

Por lo tanto, una empresa es una organización ya que a ella suelen concurrir diferentes personas que realizan diferentes actividades y aportaciones para el logro de sus fines.

Diferentes personas: pueden ser operarios con alta especialización o sin especialización o aprendices del oficio o mandos intermedios o altos directivos o inversionistas, financiadores y similares e, incluso, personas que no pertenecen a la empresa, pero aportan también sus servicios profesionales (contratados externos o autónomos dependientes) y, por último, proveedores y clientes.

Como sucede en cualquier otra actividad humana en la que concurren diferentes personas (una orquesta, una iglesia, un ayuntamiento, un club de tenis) es totalmente necesario que haya una organización, que cada persona concurrente desarrolle unos cometidos concretos y que se implementen unas normas de funcionamiento básicas (como decían los romanos ubi societas ibi ius: donde hay dos o más personas juntas hay normas).

En este artículo vamos a hablar de esta organización que, como veremos, en principio se diseña e implementa al crear la organización (organización formal) pero con el paso del tiempo va también, de manera natural, completándose con la que resulta de las relaciones entre sus componentes (organización informal).

La organización formal

Una organización formal articula el funcionamiento de la empresa mediante esquemas que se han definido previamente y que puede ponerse por escrito.

Su fundamento es un orden jerárquico en el que existe una estructura de mando: una o varias personas ejercen la alta dirección cuyo cometido principal es analizar la realidad y tomar decisiones de presente y de futuro, diseñando las políticas que va a poner en práctica la empresa para conseguir los objetivos que se consideren deseables (obtención de beneficios, crecimiento de la actividad, solución de problemas, imperfecciones y defectos, etc.).

La actividad directiva de la empresa se complementa con los mandos intermedios que son responsables, cada uno, de sus áreas de actividad y que suelen funcionar como enlace entre la alta dirección y la producción.

Los trabajadores que realizan la actividad productiva propiamente dicha son los operarios cuya categoría y funciones van a depender de los cometidos que se les han asignado y de sus aptitudes y formación personales.

Por último, encontramos otros miembros del equipo que realizan tareas auxiliares como la limpieza o la seguridad.

Como vemos, la organización formal se fundamenta en relaciones de autoridad de unos miembros sobre otros y el motivo de que exista es la aplicación de políticas y la consecución de objetivos que han sido fijados de manera previa.

Normalmente está previsto cómo se van a producir las relaciones personales entre cada nivel de la empresa, sus canales de comunicación, y a quién está atribuida la iniciativa en cada caso, estando divididas y departamentadas las funciones de cada cual.

En este sistema cada persona puede, según y cómo, delegar sus funciones en otro miembro diferente del equipo y lo fundamental es que la organización actúe de manera coordinada.

La organización formal es totalmente necesaria, la empresa no podría funcionar sin ella, gracias a ella cada componente del equipo conoce sus funciones y su posición jerárquica, lo que es indispensable para utilizar adecuadamente los recursos de la empresa.

Evita la duplicidad de actuaciones: como cada miembro y departamento sabe lo que tiene que hacer no va a haber dos personas o dos departamentos realizando, innecesariamente, la misma actividad.

Todos los trabajadores tienen claro no sólo su cometido, sino sus expectativas de progresar en la empresa (promoción personal) y la aportación de su trabajo se realiza de forma clara y ordenada.

Sin embargo, si la organización de la empresa fuera sólo formal se producirían algunos problemas como no tener en cuenta posibles iniciativas personales de los trabajadores y crear un ambiente y espíritu de trabajo un poco enrarecido.

La organización informal

Junto a la organización formal, que acabamos de ver, es inevitable que exista una organización informal que, a diferencia de aquella, no está diseñada previamente ni puede ser esquematizada en un papel ni se ha creado para perseguir determinados fines; la organización informal surge de manera espontánea cuando existen diferentes personas que conviven en su trabajo. El cometido de la dirección de la empresa es intentar encauzar estas relaciones personales para que den resultados positivos.

Las personas que pasan muchas horas juntas realizando su trabajo van a tener, inevitablemente, relaciones personales que no serán iguales con todo el mundo; unos nos caerán mejor y otros peor, de unas personas nos haremos amigos y de otras no, con unas personas puede tener intereses comunes y con otras no (que nos guste o no el fútbol, que compartamos problemas personales de una u otra forma e, incluso, en el aspecto profesional que nos ayudemos unos a otros con problemas del trabajo).

Estas relaciones personales se pueden producir entre iguales y, también, entre otros estamentos de la organización formal, las relaciones de un directivo intermedio con un operario pueden ser diferentes que con otros.

Consecuencia de esta organización informal va a ser la aparición de grupos sociales diferentes en los que se integren los trabajadores (normalmente en condiciones de igualdad) así como manifestaciones de liderazgo, informal y natural, de determinados individuos que se hagan valer en este sentido.

La comunicación en este tipo de organización es totalmente espontánea e informal, no regulada como la anterior, no existiendo una regulación previa de cómo va a funcionar.

Como hemos ya dicho, es inevitable que aparezca este tipo de organización informal en la empresa y, en realidad, aporta determinadas ventajas: crea, normalmente, un ambiente más humano en las relaciones personales, facilita la comunicación entre unos y otros haciéndola más ágil, puede resolver asuntos del trabajo que no se han resuelto con el sistema jerárquico formal y permite a todos demostrar su autocontrol, responsabilidad personal y educación.

Importante es, también como ventaja, que posibilita la iniciativa personal pudiendo aportarse soluciones e ideas por todo el personal, aunque esto estuviera fuera de sus funciones.

Sin embargo, también puede aparecer inconvenientes: los líderes naturales de los que hemos hablado pueden ejercer una influencia positiva o no, pueden aparecer roces y conflictos personales y puede, también, crearse mal ambiente con rumores o infundios entre unos trabajadores y otros; como hemos dicho, la dirección de la empresa debe fomentar que las relaciones personales se orienten hacia resultados positivos dentro de sus posibilidades.