Número de factura

El número de factura es uno de los contenidos mínimos que deben figurar en cualquier factura (junto con otros como los datos personales de emisor y receptor, las cantidades económicas, impuestos aplicables, etc.).

Esta exigencia de contenido mínimo y obligatorio de una factura se encuentra en el artículo 6 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012, de 30 de noviembre), norma que concuerda con otras que también lo recogen como los arts. 164 y ss. de la Ley del IVA (Ley 37/1992, de 28 de diciembre) y su Reglamento (RD 1624/1992, de 29 de diciembre).

Esta exigencia del número de factura existe siempre; por ejemplo, en las facturas simplificadas (lo que antes se llamaba tique de caja), aunque se permite omitir parte de la información requerida en las normales el número de factura sigue siendo obligatorio.

Lo mismo sucede en facturas que no van a computar directamente en liquidación de impuestos como el IVA como las emitidas por comerciantes que estén en recargo de equivalencia, en estimación de rendimiento por módulos o en operaciones exentas de IVA (incluso las facturas por servicios bancarios deben llevarlo).

Por lo tanto, todo lo que exponemos a continuación se va a aplicar a todo tipo de facturas, las normales, las simplificadas, los regímenes especiales, etc.

Número y serie de factura

La numeración de las facturas debe ser correlativa: esto significa que cada factura tendrá el número inmediatamente sucesivo al de la anterior (después del 1 va el 2 y después del 2 va el 3 y así), esta numeración comenzará como nueva en cada ejercicio fiscal (en cada año) así que, normalmente, el número de factura va seguido de una barra “/” y el año a que pertenece.

No es obligatorio que comience por el número “1”: podemos comenzar a numerar por el número que queramos (por ejemplo, podemos comenzar a enumerar por el 100.000 o por el 527, no hay problema) siempre que, a partir de ese primer número, el resto sigan siendo correlativos uno detrás de otro.

En cuanto a las series de factura la normativa permite tener series diferentes de facturas. En este caso cada serie tendrá su propia numeración que seguirá siendo (en cada serie por separado) correlativa en los términos que acabamos de explicar en el párrafo anterior.

Estas distintas series deben tener una razón de ser, es decir, no crearemos diferentes series de facturas por que sí, sino que las tendremos separadas sólo cuando exista un motivo lógico que puede ser: las ventas en diferentes establecimientos de la empresa (distintos puntos de venta) o de productos que queremos diferenciar (por ejemplo, si vendemos muebles y ropa de cama podemos crear series diferentes para los dos tipos de venta y tener los datos de venta por separado de ambos) e incluso diferentes actividades de la empresa (si vendemos, por ejemplo, bicicletas nuevas y también reparamos bicicletas y vendemos repuestos para bicicletas podemos crear una serie diferente para cada una de las tres actividades).

En todo caso habrá series diferenciadas de facturas siempre y necesariamente en las facturas rectificativas.

Cada serie de facturas se designará con un código que, habitualmente, suele ser alfabético y que puede responder, o no, al motivo de creación de esa serie; en el último ejemplo que hemos puesto la venta de bicicletas podemos llamarla con el código VENTA o NUEVAS, pero no es necesario, también podemos asignarle el código AAA, lo que sea más fácil para identificarlo.

Recomendaciones de Hacienda sobre el número de factura

Además de todo lo ya dicho, la Agencia Tributaria hace una serie de recomendaciones sobre cómo elaborar nuestro número de factura que es conveniente seguir, sobre todo para no tener problemas con Hacienda.

Los caracteres alfanuméricos que podemos utilizar son letras mayúsculas y números (ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ0123456789), Hacienda no recomienda la utilización de minúsculas y excluye letras como la Ñ o la LL.

Se permite que contenga espacio en blanco, pero sólo un carácter en blanco (nunca más de uno) y no debe figurar al principio del número que, por ello, deberá estar siempre ajustado a la izquierda.

También se permiten caracteres como Guion medio "-", guion bajo "_", Barra inclinada normal "/", punto "."

Si existe serie y número de factura Hacienda recomienda que la serie figure en primer lugar, seguida de un espacio en blanco y, a continuación, el número de factura. Como hemos dicho antes es habitual que el número de factura figure seguido por una barra “/” y el año a que corresponde.

Las facturas en los libros de IVA y contables

Como se ha visto hasta ahora el número de factura (y su serie si la hay) es el código que la identifica entre las emitidas por esa empresa.

Sin embargo, las obligaciones contables y fiscales de registro de estos documentos tanto en nuestros libros contables como en los de facturas emitidas y recibidas de IVA hacen que también aquí se les asigne, normalmente, un número o código de documento que lo identifique y diferencia allí.

Ésto, que es necesario para su diferenciación, no es una obligación legal.