Nota de crédito

Los conceptos relativos a la administración, facturación y contabilidad de una empresa deben ser claros para que su uso sea fácil. No obstante, hay muchos conceptos que podemos no tener claro a pesar de haberlos escuchado a menudo. Una de ellas es la nota de crédito, que hemos escuchado mucho en relación con las compras. Para aclarar esto, vamos a analizar qué es una nota de crédito, cómo se utiliza y cuál es la diferencia con la factura rectificativa. 

Qué es una nota de crédito

La nota de crédito es un documento administrativo comercial que tiene validez legal y que puede intervenir en operaciones de compraventa de todo tipo y que tiene como objetivo la modificación posterior a la emisión de la factura. Es emitida por el vendedor o proveedor de un servicio cuando se dan algunas situaciones que provocan la necesidad de modificar la factura inicial, como descuentos posteriores a la factura original o devolución de parte o total de la compra realizada. 

Es muy utilizada en todas las empresas debido a la importancia que tiene para que su contabilidad sea correcta. Esto es así, ya que el importe reflejado en la factura original y, por lo tanto, en la contabilidad de la empresa, puede no ser correcto. De no utilizarse la nota de crédito, estos errores contables podrán ser inspeccionados y la empresa incurrirá en una infracción que puede ser sancionada con una importante multa. 

Cómo utilizar una nota de crédito

En España, como en la mayoría de los países, no está permitida la eliminación o destrucción de facturas emitidas. Esta medida regulada por la legislación fiscal persigue evitar el fraude. Es por ello que, si existe algún error en una factura emitida o la necesidad de modificar las cuantías de esta por una devolución o descuento posterior, habrá que emitir una nota de crédito o una factura rectificativa. Mediante una de estas dos opciones se podrá subsanar el error manteniendo la factura original intacta. 

Para emitir una nota de crédito hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes: 

1. Crear una nueva factura en la que se especifique que es una nota de crédito.
2. Incluir la numeración correlativa correspondiente.
3. Referenciar a la factura que anula, incluyendo el número de factura original. 
4. Los importes y cantidades se reflejan en negativo.
5. La información reflejada debe ser la misma que la contenida en la factura que modifica. 
6. No existe un documento obligatorio específico, por lo que cada empresa podrá tener un modelo de nota de crédito diferente, incluyendo datos o apariencia diferentes. 

Además de estos aspectos hay que tener en cuenta que la factura original debe conservarse por si la Agencia Tributaria la requiere. Además, la nota de crédito debe ser enviada al cliente para su contabilización, de lo contrario tendrá errores que pueden ser sancionados al descuadrar la contabilidad por la falta de la nota de crédito que modifica la factura original.

En caso de haber anulado la factura inicial, habrá que emitir una nueva factura con los productos o servicios. Esta nueva factura seguirá la numeración de la serie a la que corresponda. 

Diferencia entre nota de crédito y factura rectificativa

Cuando se quiere modificar una factura ya emitida suele surgir la duda de si lo correcto es utilizar una nota de crédito o una factura rectificativa. 

La Agencia Tributaria permite el uso de ambas, por lo que es posible utilizar cualquiera de las dos siempre que se haga de forma correcta. 

La principal diferencia entre nota de crédito y factura rectificativa radica en que la segunda puede rectificar una factura después de haber sido liquidado el IVA en su declaración trimestral correspondiente, algo que no es posible hacer con la nota de crédito. 

Además, las facturas rectificativas pueden ser positivas o negativas. En el primer caso, se hacen para aumentar la cantidad reflejada en la factura original y cobrar la diferencia. En el segundo ocurre al contrario: hemos cobrado más cantidad de la que deberíamos y se hace una factura negativa para compensar la diferencia. Por el contrario, las notas de crédito siempre son negativas. 

Aunque no sea necesaria la modificación de una factura cuyos impuestos hayan sido liquidados, es posible utilizar una factura rectificativa para modificar otra factura.

Como hemos visto en este artículo, la nota de crédito es un documento que se utiliza en transacciones de compraventa cuando es necesario modificar la factura ya emitida. Para ello es necesario cumplir algunos criterios como identificar de forma clara que es una nota de crédito, hacer referencia a la factura original incluyendo toda la información que había en ella o incluir numeración correlativa, así como incluir los importes y cantidades en negativo.

La principal diferencia de la nota de crédito con la factura rectificativa es la posibilidad que tiene esta última de modificar facturas de trimestres anteriores.