Nota de abono

Cuando hablamos de una nota de abono o factura de abono, hablamos técnicamente de las facturas rectificativas, ya que, aunque este término se usa con frecuencia en la práctica contable de las operaciones comerciales, de manera oficial se les llama así.

Desde que entrara en vigor en 2013 el nuevo Reglamento de Facturación, se denominan facturas rectificativas.

 Es obligado expedir una factura rectificativa en los siguientes casos:

• En los casos en que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.
• Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente (artículo 89 de la Ley 37/1992).

En la actualidad, notas de abono, que es una factura de venta de signo negativo que se produce por una devolución de mercancías, está englobada en las facturas rectificativas. Pueden ser tanto de signo negativo donde se produce la devolución de la mercancía como de signo positivo al haberse emitirse por error o falta de algún dato que no se hubiese añadido a la factura original a la que rectifica.

¿Cuándo debe emitirse?

La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?

Las facturas rectificativas deben expedirse en una serie diferente, en las mismas debe identificarse la factura rectificada y constar los elementos que se modifican. Igualmente deberán cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.

¿Qué procedimiento debe seguirse para modificar la base imponible?

La modificación debe efectuarse en el plazo de los tres meses siguientes a la finalización del plazo de un año (seis meses en el caso de Pymes) desde el momento del devengo de la operación o del vencimiento del plazo o plazos impagados si se trata de operaciones a plazo.

En la emisión de la factura rectificativa se deberán observar los siguientes requisitos:

• Expedir en serie específica y remitir al destinatario de las operaciones una nueva factura en la que se rectifique o anule la cuota repercutida, debiendo acreditar tal remisión.
• En esta factura rectificativa, la base imponible y la cuota se pueden consignar, bien indicando directamente el importe de la rectificación, sea el resultado positivo o negativo, o bien, tal y como queden tras la rectificación efectuada, siendo obligatorio en este último caso señalar el importe de la rectificación.
• Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas.
• Haber facturado y anotado en el libro registro de facturas expedidas las operaciones en tiempo y forma.
• Comunicar a la Delegación o Administración de la AEAT correspondiente a su domicilio fiscal, en el plazo de un mes contado desde la fecha de expedición de la factura rectificativa la modificación de la base imponible practicada, haciéndose constar que dicha modificación no se refiere a créditos excluidos de la posibilidad de rectificación.

A partir del 1 de enero de 2014 se deberá comunicar por vía electrónica, a través del formulario disponible a tal efecto en la sede electrónica de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

No obstante, cuando la modificación de la base imponible sea consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro que tenga el mismo destinatario y por la operación en la que se entregaron se hubiese expedido factura, no será necesaria la expedición de una factura rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la factura que se expida por dicho suministro, restando el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior. La rectificación se podrá realizar de este modo siempre que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que su resultado sea positivo o negativo.