Libro de cuentas

Nuestro Código de Comercio (RD de 22 de agosto de 1885 en sus arts. 25 y ss) establece y regula las obligaciones de los empresarios en lo referido a la contabilidad, que debe llevarse de manera adecuada para permitir un seguimiento cronológico y la elaboración de balances e inventarios.

La responsabilidad de la contabilidad es del empresario, aunque podrá encomendar a otras personas su llevanza.

Se establecen unos libros obligatorios para empresas sujetas a contabilidad (es decir, para sociedades mercantiles y para personas físicas en régimen fiscal de estimación directa normal); son:

• Libro diario; donde aparecen, día a día, todas las anotaciones contables. Se podrán agrupar operaciones semejantes entre sí dentro de un trimestre siempre que su detalle aparezca en otro lugar.
• Libro de Inventarios y cuentas anuales; se abre con un balance inicial y en él se transcriben balances de sumas y saldos, al menos trimestrales, así como los inventarios de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
• Libro de actas (en el caso de las sociedades) donde se recogen las reuniones y decisiones de la Junta General y de cualquier otro órgano colegiado de la sociedad.
• Otros libros cuando una Ley exija su existencia en casos especiales; como el libro registro de socios o al de acciones nominativas.

Hay otros libros contables que, aún no siendo obligatorios, pueden existir y legalizarse como el libro mayor.

Por último, existen otros libros que no tienen carácter mercantil, sino que son obligaciones fiscales, como los libros de facturas recibidas o emitidas de IVA, el libro de bienes de inversión o, para los profesionales, el libro de provisiones de fondos y suplidos, por ejemplo.

Diligenciado de libros

El Código de Comercio da un plazo de cuatro meses para diligenciar los libros hechos por ordenador e impresos y encuadernados. Habla también el diligenciado previo de libros en blanco.

Sin embargo, aunque no se ha llegado a derogar esta normativa del Código de Comercio, lo que de verdad se aplica para el diligenciado de libros contables en el Registro Mercantil es lo dispuesto por artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización según procedimiento que ha desarrollado la Dirección General de los Registros y del Notariado en su Instrucción de 12 de febrero de 2015: ya no se pueden legalizar libros en blanco o con hojas móviles.

Todos los libros obligatorios deben confeccionarse en soporte electrónico y su presentación en el Registro Mercantil se hará dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio por vía telemática.

También deben realizarse y presentarse de la misma manera (en soporte electrónico y por vía telemática) todas las actas de órganos colegiados o del socio único de la sociedad a partir del 29 de septiembre de 2013. A diferencia de lo que ocurría antes, los libros de actas deben legalizarse de manera independiente en cada ejercicio contable, aunque si se puede realizar un libro para todas las actas de todos los órganos o bien diferentes libros de actas para cada órgano.

En cualquier momento antes del cierre del ejercicio se permite legalizar actas concretas o detalles de actas para utilizarlas como prueba, aunque dichas actas deberán ser incluidas en el libro de actas correspondiente que se legalizará finalizado el ejercicio.

El Registrador se limitará a comprobar que se han cumplido los requisitos formales y que se han llevado de manera sucesiva y, si todo es correcto, certificará electrónicamente la presentación de libros.

Reglas sobre llevanza y tenencia de libros obligatorios

Se deben llevar de manera clara y ordenada por fechas, no dejar espacios en blanco ni con raspaduras, tachaduras ni interpolaciones.

Si hay errores u omisiones deben salvarse.

No se utilizarán en ellos abreviaturas ni símbolos que no queden claros.

Existe obligación de conservar, no sólo los libros sino la demás documentación del negocio, durante seis años a partir del último asiento de cada libro.

Este plazo debe cumplirse aún en caso de cese de actividad e, incluso, de fallecimiento del empresario, siendo responsables de esta conservación los herederos o liquidadores en caso de sociedad.

Los libros contables no son públicos, son secretos. El empresario sólo podrá ser obligado judicialmente a exhibirlos en casos de herencia, suspensión de pagos o quiebra, liquidación, expedientes de regulación de empleo o en aquellos casos que la Ley de derecho a examinarlos a socios o trabajadores.

El juez civil también puede exigir la exhibición de libros si se lo pide una parte que tenga interés legítimo. En este caso el reconocimiento se limitará a los puntos concretos de que se trate.

En estos casos, cuando se decrete el reconocimiento de libros, se hará en el domicilio del empresario y en su presencia, con las medidas necesarias para la conservación o custodia de los libros.

El interesado en el examen de los libros podrá pedir la intervención de profesionales técnicos para dicho examen.

Debemos hacer notar que este secreto y reserva de los libros contables contrasta con la obligación de elaborar y presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales que son totalmente públicas, ya que se van a publicar en el diario oficial de dicho Registro Mercantil y, además, están a disposición de cualquier persona que quiera consultarlas en dicho Registro.

En cualquier caso, aunque el contenido material de las cuentas anuales es el mismo que el de los libros, la información de las cuentas anuales se presenta por capítulos generales (cuentas) sin entrar en todos los detalles ni operación por operación.