Legajo del trabajador

El legajo del trabajador o legajo laboral es un conjunto de información relacionada directamente con los empleados de una empresa. Datos que es importante proteger correctamente, de conformidad con la normativa europea y nacional sobre protección de datos de carácter personal, y que hay que gestionar de manera adecuada.

¿Qué es el legajo del trabajador?

Un expediente que contiene la información personal, laboral y fiscal relacionada con el empleado. Por tanto, en la empresa habrá un legajo laboral por cada empleado en activo. De hecho, es importante conservar los ficheros de extrabajadores durante algunos años, por si en algún momento llegara algún tipo de reclamación por parte de esa persona, o de la Administración.

La recopilación de esta información no se realiza por un mero capricho de la empresa, sino porque la misma es absolutamente esencial para llevar a cabo procesos a nivel interno y externo. A nivel interno, los datos que contiene el legajo del trabajador son importantes para cuestiones como tomar decisiones sobre las vacaciones, las promociones, etc. A nivel externo, la información puede ser utilizada por los Inspectores de Trabajo (a fin de comprobar que la relación laboral se produce en un marco de legalidad), pero también puede resultar de utilidad en procesos judiciales.

No hay una previsión legal específica sobre cuáles son los documentos concretos que debe haber dentro del legajo, pero sí existe un conjunto de documentación que se sabe que es esencial que la empresa tenga a mano. Esto nos permite hablar de varios apartados de documentación dentro de los legajos.

Tipo de documentación que encontramos en el legajo laboral

Documentación personal

Incluye los datos personales del empleado: su DNI, su domicilio, la información de contacto, etc. Pero también recoge los antecedentes laborales (el currículum que envió en su momento), y los resultados de las pruebas que haya tenido que superar para acceder al trabajo.

Documentación legal laboral

Recoge todos los documentos legales relacionados con la relación laboral existente entre el empleado y la empresa: el contrato de trabajo, el modelo de alta en la Seguridad Social, seguros obligatorios, e información tributaria.

Documentación de gestión interna

Es aquella documentación que se va generando a medida que avanza la relación laboral. Por ejemplo, los partes de baja y alta médica, el historial de sanciones, las evaluaciones de desempeño, o la relación de vacaciones y permisos. Si llega el momento, también se incorporará a este apartado la documentación que acredite el fin de la relación laboral.

¿Por qué es tan importante el legajo del trabajador?

Porque contiene una serie de documentos que permiten conocer la evolución de su paso por la empresa. Desde que contactó con ella como candidato, hasta el día en que abandona la misma, ya sea por voluntad propia, por decisión de la organización, o por jubilación.

Los documentos que constan en el expediente son útiles de cara a la gestión interna. Permiten al equipo de Recursos Humanos estar al tanto de las diferentes situaciones por las que ha pasado un trabajador. Si ha disfrutado de sus vacaciones, si ha sido sancionado, si se ha valorado un ascenso, etc.

Además, esta información tiene un especial valor jurídico. En caso de surgir un conflicto entre las partes, la empresa recurrirá a la documentación contenida en el legajo del trabajador a fin de acreditar ciertas circunstancias.

La gestión del legajo en la actualidad

El legajo del trabajador es un fichero de datos personales y, como tal, debe ser debidamente protegido. De ahí que la mayor parte de las empresas hayan optado ya por digitalizar la información. Porque así resulta mucho más fácil conservarla y protegerla frente a posibles injerencias de terceros.

Los ficheros digitales que contienen información personal deben ser custodiados en la forma prevista en la legislación específica, teniendo la empresa la obligación de comunicar de manera inmediata cualquier posible vulneración de la seguridad que se hubiera producido.

Tener la información digitalizada no solo facilita el cuidado de los datos, también ayuda al equipo de Recursos Humanos en su trabajo. Porque un software de última generación permite un acceso más sencillo y rápido a los datos que se necesitan en cada momento. Ya no hace falta recurrir a un fichero físico y rebuscar entre papeles. La persona con autorización para acceder a los legajos de los trabajadores puede acceder al fichero digital y obtener el documento que le hace falta en apenas un minuto.

Es más, gracias al sistema de trabajo en la nube, los empleados autorizados para acceder a esta información pueden cumplir su labor desde cualquier lugar del mundo. Aunque estén teletrabajando, tienen a mano la información que necesitan. Pero siempre de forma que quede garantizada la seguridad de los datos.

El legajo del trabajador es todo un clásico en las relaciones laborales que, ahora, gracias a la tecnología, ha dado un salto de calidad. Garantizando así una mejor custodia de los datos y una mejor gestión de la información.