Gestión de proyectos

La gestión de proyectos consiste en organizar y controlar los recursos económicos que se aplican a la realización de un objetivo de la empresa: ese objetivo le llamamos proyecto y tiene la finalidad de alcanzar la fabricación o venta de un único producto, servicio o resultado.

Mientras que la actividad ordinaria de un negocio, la elaboración o venta de productos o servicios, es una actividad ordinaria y continua de la empresa, los proyectos son temporales y coyunturales por lo que la forma de afrontar una y otra actividad es diferente.

Por explicarlo de una manera más clara, mientras la actividad ordinaria de la empresa es, como hemos dicho, fabricar, distribuir o vender unos productos y/o unos servicios de manera continua, habitual y ordenada (si es una fábrica de muebles fabricaremos muebles todo el tiempo y si es una gestoría realizaremos gestiones administrativas todo el rato), un proyecto es un “encargo” que, aunque si entra dentro de los cometidos y actividades normales a que se dedica la empresa, no puede considerarse una actividad continuada y ordinaria sino que tiene entidad por sí solo; se ve claramente, por poner un ejemplo, en los proyectos de ingeniería donde encargan a la empresa la construcción de un puente o de una línea de ferrocarril en determinados tramos. Está desarrollando su actividad normal pero no lo está haciendo de manera continua, sino que cada proyecto supone para la empresa un desafío diferente que persigue conseguir unos objetivos y resultados diferentes.

Con la gestión de un proyecto perseguimos alcanzar los objetivos marcados en ese proyecto superando los límites para ello que serán su alcance, calidad, tiempo y presupuesto.

Como segundo objetivo tendremos, como no puede ser de otro modo, intentar optimizar los recursos económicos y humanos para que los costes de ese proyecto sean los mejores posibles.

Ingeniero de proyectos

Cuando la empresa afronta un proyecto lo pone en manos de un responsable de ese proyecto al que llamamos ingeniero de proyectos.

Este ingeniero de proyectos será un técnico especializado en el campo donde se va a desenvolver el proyecto: ingeniería, investigación, desarrollos de un producto, compras, producción de algo concreto (una película, un coche de carreras, etc.) y otros muchos.

Aunque sea absolutamente necesario que ese ingeniero, al que ponemos al frente de un proyecto, sea un profesional con la preparación técnica y la experiencia profesional y de gestión empresarial necesarias para el tipo de actividad a desarrollar, su función principal va a ser coordinar los recursos humanos y económicos del proyecto organizando y regulando lo que, al final, va a ser un trabajo en equipo y desempeñando, sobre todo, una función de liderazgo del proyecto.

Por lo tanto, las responsabilidades del ingeniero del proyecto comienzan por su planificación, organizar el trabajo, fijar los tiempos, encomendar las diferentes tareas, supervisar que el trabajo se está desenvolviendo de la manera prevista. En este ámbito deberá motivar al equipo que trabaja en el proyecto.

También deberá realizar un control de costes porque el proyecto debe ajustarse a un presupuesto, normalmente fijado de antemano, que debe intentar cumplirse.

El control de calidad del objeto del proyecto también está a cargo de su responsable.

Será responsable de la seguridad e higiene de los trabajadores, de su salud laboral siendo él quién debe, primero, acordar las medidas previstas por la normativa de este ámbito.

Consecuencia de todo lo anterior es que el ingeniero del proyecto se ocupará, normalmente, también de las relaciones con el cliente al que mantendrá informado y con el que gestionará posibles cambios en el proyecto, incidencias o variaciones en el presupuesto.

Control de proyectos

Mientras que, como hemos visto, el ingeniero de un proyecto es quién lo gestiona y su responsable último, la empresa debe establecer, además, un control del proyecto que realizarán personas ajenas a la ejecución del proyecto para tener un control externo sobre el mismo.

Podemos llamar a esta labor una auditoría de cómo se desarrolla la actividad relativa al proyecto.

Suele ser necesaria pero debe implementarse en su justa medida, un control excesivo ralentizaría e, incluso, paralizaría el proyecto pero, por el contrario, una falta de control supone la asunción de riesgos importantes de cometer errores o desviarse de los fines del proyecto.

Este departamento de control deberá tener información precisa y actualizada de la marcha de los trabajos, para lo que deberán crearse los medios de proporcionarle esta información; también tendrá una comunicación fluida con el equipo del proyecto y con el cliente.

Gestionará un sistema KPI (key performance indicator) o indicador clave de desempeño, sistema técnico que tiene como fin monitorizar y obtener información sobre factores económicos y no económicos de cómo se va desarrollando el proyecto en multitud de aspectos (tiempo, satisfacción del cliente, control de costes, gestión de la seguridad, etc.).

Supervisará también la estructura de la realización del proyecto, con especial atención a los flujos de trabajo (organización de las tareas, su fijación en el tiempo y sincronización, control de su cumplimiento, etc.).

Para ello, este departamento de control deberá analizar toda la información y realizar, además, estudios de costes, de beneficios, de inversiones a realizar, de tendencias de los puntos anteriores y de calidad del trabajo.