Gastos de representación

Toda aquella persona relacionada con el mundo empresarial habrá escuchado, en algún momento, el concepto de gastos de representación. Es normal que tanto empresas como autónomos tengan que hacer frente a este tipo de gastos en algún momento, por lo que es conveniente saber qué son, cómo funcionan y en qué casos son deducibles los gastos de representación.

¿Cuáles son los gastos de representación?

Todos aquellos gastos a los que una empresa se tiene que enfrentar cuando su personal efectúa actividades de representación ante clientes o proveedores para conseguir un beneficio comercial se denominan gastos de representación. Un buen ejemplo de este tipo de gasto lo encontramos en las relaciones públicas, sobre todo con inversores o personas influyentes que puedan generar buena publicidad y rentabilidad futura a la compañía.

Imaginemos que un “influencer” extranjero se pone en contacto con nuestra empresa porque le gustan nuestros productos y quiere colaborar y hacer alguna promoción conjunta, no sin antes visitar nuestra ubicación y conocer un poco sobre nuestra cultura, costumbres y tradiciones. Si como empresarios decidimos pagarle un hotel y las entradas para una obra de teatro a esta persona, consideraríamos esos desembolsos como gastos de representación, ya que nuestra intención es que el influencer se sienta acogido y tenga la motivación para hacer una campaña publicitaria con nosotros, lo cual nos puede generar visibilidad en otros países y, como consecuencia, aumentar nuestros beneficios económicos.

Este tipo de gastos no solo están relacionados con personas externas, sino que también pueden realizarse hacia los propios trabajadores de la compañía. Por ejemplo, si un departamento de la compañía está obteniendo resultados excelentes y manteniendo una alta productividad, ofrecerles regalos de empresa como recompensa (por ejemplo bolígrafos, bolsos para la playa, abanicos o calendarios con el logo de la empresa) también se considerarán gastos de representación.

Gastos de representación y gastos de viaje, ¿son lo mismo?

Otro concepto muy habitual dentro del mundo de las empresas es el de gastos de viaje. Su naturaleza y su definición es bastante parecida a la de los gastos de representación, pero el objetivo que tiene cada uno de ellos es diferente, por lo que es importante diferenciarlo para entender que no son el mismo tipo de gastos.

Por un lado tenemos los gastos de representación, que como ya hemos visto hacen referencia a aquellos gastos destinados a la promoción y la representación de la empresa frente a clientes y/o proveedores. Por el otro lado están los gastos de viaje, también llamados gastos de desplazamiento, que hacen referencia a los desembolsos que realiza una compañía para pagar todos los gastos a uno o varios trabajadores que tengan que desplazarse a otro lugar para realizar su actividad profesional (transporte, dietas, alojamiento, entre otros).

Según la ley, ¿cuáles son los gastos de representación deducibles?

La normativa actual del Impuesto sobre Sociedades nos explica detalladamente cuáles son los gastos de representación deducibles, es decir, aquellos que son estrictamente necesarios para la actividad de la empresa, y que le generan ciertos ingresos o beneficios económicos a la misma. Dentro de este grupo podemos identificar cuatro tipos de situaciones en los que los gastos de representación son deducibles:

1. Gastos cuyo objetivo sea promocionar la venta de bienes o la prestación de servicios por parte de la empresa, ya sea de manera directa o indirecta.
2. Gastos realizados de acuerdo con las costumbres y usos relativos al personal de la compañía.
3. Gastos directamente relacionados con los ingresos del negocio.
4. Gastos generados por establecer relaciones públicas con proveedores o clientes.

Lógicamente, este tipo de gastos pueden incluir multitud de supuestos y casos diferentes. Aun así, vamos a ver cuáles son los gastos de representación más habituales en el mundo empresarial:

• Compra de entradas para acudir a espectáculos deportivos (baloncesto, fútbol, tenis, entre otros) y espectáculos culturales y de ocio (teatro, parques temáticos, cines, festivales…).
• Invitación a sesiones para el cuidado y bienestar (fisioterapia, masajes, spa, etc.).
• Regalos de empresa.
• Pago de la estancia en un hotel a algún cliente.
• Inscripción en seminarios, talleres, cursos…

¿Y cuáles son los no deducibles?

De igual manera, la normativa del Impuesto sobre Sociedades también nos indica cuáles son los gastos de representación no deducibles:

• Pérdidas del juego.
• Multas y sanciones, ya sean administrativas o penales.
• Recargos por declaración extemporánea sin requerimiento previo.
• Recargos del periodo ejecutivo.
• Gastos derivados de contabilizar el Impuesto sobre Sociedades.
• Donativos y liberalidades (gastos que no sean necesarios para el funcionamiento de la empresa).
• Operaciones realizadas con personas o entidades residentes en paraísos fiscales, o bien que se paguen gracias a personas que residen en estos.
• Dotaciones para planes y fondos de pensiones.
• Gastos que representan retribuciones de los fondos propios.
• Gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.

Promocionar la imagen de la empresa frente a clientes y proveedores, dando una sensación de cercanía y confianza, es crucial para fomentar las relaciones con los stakeholders y aumentar los beneficios del negocio. Por este motivo, las compañías incurren en gastos de representación (como regalos de empresa o invitaciones a eventos y espectáculos a sus clientes o proveedores), con los cuales tratarán de impulsar las relaciones y mejorar el posicionamiento de la marca en el mercado.