Gastos de explotación

Para un negocio sus gastos de explotación son los recursos económicos que destina a compras, aprovisionamientos y adquisición de servicios que necesita para su actividad productiva.

En términos fiscales hablamos de gastos necesarios para la obtención de ingresos; la empresa necesita afrontar estos gastos para su actividad y para su producción.

Nuestro Plan General de Contabilidad los recoge en las cuentas del grupo (6), como veremos.

La suma de todos los gastos de la explotación a lo largo del ejercicio contable es el dato que debe restarse a la suma de los ingresos obtenidos para llegar al resultado de ese ejercicio, es decir, para saber el dinero que se ha ganado (o perdido) con la actividad del negocio.

Naturaleza y clases

Como hemos definido al principio, hablamos de los gastos que son necesarios para la actividad de la empresa, así el pago de los gastos escolares de los hijos del gerente de la empresa no es un gasto necesario para el negocio, pero sí lo serán los que vamos a enumerar a continuación:

• Compra de mercancías para revenderlas directamente a nuestros clientes.
• Compra de materias primas a diferencia de las anteriores, las materias primas no se revenden directamente sino que la empresa realiza una transformación utilizando estos materiales para fabricar sus propios productos que son los que vende a sus clientes.
• Compra de productos auxiliares para la producción, almacenaje o distribución: hablamos de herramientas y otros artículos necesarios para la producción pero que no son de larga duración.
• Gastos sociales en la producción y demás actividades de la empresa intervienen personas que son sus trabajadores, en este caso el gasto será su salario (normalmente mensual) así como las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa y otros gastos relacionados con ellos.
• Servicios exteriores los gastos que surgen cuando utilizamos los servicios de personas que no son trabajadores de la empresa sino otras empresas a las que contratamos para ello (el denominado outsourcing o externalización).
• Arrendamientos y cánones también puede incurrir el negocio en gastos de producción cuando utiliza medios materiales que no son suyos (como por ejemplo cuando alquila una máquina por horas para su producción) o cuando debe pagar a otros para poder realizar su producción (por ejemplo si utiliza una patente o nombre comercial de otro). En este grupo podemos incluir contratos especiales como el Leasing o el Factoring.
• Equipos de inmovilizado por último la empresa, en su actividad, debe disponer de instalaciones y otro tipo de bienes, materiales o no, cuya compra se hace para varios años por lo que duran a largo plazo.  En este último caso hablamos de cosas muy diversas, como un edificio, local o almacén en propiedad, una máquina compleja, equipos de transporte, patentes y otros elementos de propiedad industrial (conseguidos por compra o por incurrir en gastos de investigación de la propia empresa), etc.

En estos casos el gasto para la explotación no se puede computar en el momento de la compra o adquisición de esos elementos sino que tiene que computarse de manera periodificada a lo largo de toda la vida útil de manera que nos de una información real de ese gasto: si nos descontáramos el gasto de una compra de algo que va a durar años en el momento de pagarla tendríamos unos resultados mucho menores en ese ejercicio y no nos podríamos descontar ningún gasto en los ejercicios siguientes en los que continuamos utilizando eso que hemos comprado, por lo que esta deducción como gasto no respondería a la realidad.

Para realizar esta periodificación que, como hemos visto, es necesaria, existe la amortización del inmovilizado, que se deberá realizar según las normas del PGC que delimita la aplicación de determinados porcentajes (fijos o variables) sobre la base del valor del bien (constante según la adquisición o no, utilizando el valor contable del bien descontando las amortizaciones anteriores).

Por último, en esta enumeración de gastos, deberán descontarse aquellas partidas que supongan una minoración del gasto, como los descuentos que nos hagan por volumen (rappels) o por pronto pago o la devolución de compras.

La variación de existencias

Además de todo lo visto hasta aquí también puede ser un gasto del ejercicio la variación de existencias en almacén (si hay menos valor de existencias en el inventario que las que figuran en el ejercicio anterior ya que, si hubiera más, sería un ingreso en lugar de un gasto).

Justo antes del cierre contable la empresa debe hacer inventario de su almacén, siempre según las normas del PGC, y calcular el valor de lo que contiene dicho almacén (en existencias y/o materias primas), dicho valor es el que va a figurar durante el ejercicio siguiente en esas cuentas y la diferencia con el año anterior será un ingreso o un gasto, según sea una cantidad mayor o menor.

Gastos fijos y variables

Es importante distinguir estos gastos de explotación según su importe sea una cantidad previa determinada o sea una cantidad que varíe según la producción, en tal sentido nos encontramos tres tipos de gastos:

• Gastos variables son gastos que aumentan directa y proporcionalmente al volumen de la producción, así la compra de materias primas será mayor cuantas más unidades de producto fabriquemos o las horas de un empleado serán más.
• Gastos fijos son gastos que se utilizan para la producción pero que no varían se produzca más o menos, así la instalación del taller o la compra de elementos necesarios para la fábrica, o los gastos de luz o agua.
• Gastos indirectos son gastos que, aunque sean necesarios para la empresa, no están vinculados a la producción, así los gastos de administración, determinados impuestos, etc.

Esta clasificación de gastos es importante a la hora de calcular los costes de producción, los volúmenes necesarios para que salga rentable y para fijar los precios de nuestro producto.

Los ajustes extracontables

Hasta ahora hemos hablado de los gastos que se incluyen en nuestra contabilidad: tales gastos se harán siempre respetando la normativa contable contenida en el PGC.

Sin embargo, la normativa fiscal relativa al impuesto sobre beneficios, la Ley de Impuesto de Sociedades, contiene una regulación que no siempre coincide con aquella normativa del PGC y, de hecho, hay muchos casos en los que es completamente diferente.

Hablamos de cosas muy diferentes, como los plazos y límites de la amortización o el cómputo de determinados gastos en un ejercicio contable u otro.

Para solucionar estas diferencias se realizan los llamados ajustes extracontables que son modificaciones en la cuenta de resultados depositada en el Registro Mercantil para su adaptación a la normativa fiscal.