Gastos anticipados

Desde un punto de vista práctico, los gastos anticipados son aquellos que suponen un desembolso previo a recibir un servicio o adquirir un producto. Sin embargo, desde el punto de vista contable, para las empresas posee un significado más amplio.

El gasto anticipado, como elemento contable, se reconoce en el momento en el que dentro de un acuerdo, una parte sufre una disminución patrimonial que se orienta al pago o compensación por un servicio o producto que no se va a recibir de manera inmediata.

Existen modelos diferentes dentro del sector empresarial, de aplicación para los gastos anticipados que tienen que ver con los periodos de cobertura en las pólizas de cumplimiento de negocio o con los modelos de relación contractual entre partes. Generalmente, los gastos anticipados se realizan sobre acuerdos muy definidos y con parámetros contractuales estrictos en cuanto al cumplimiento de la recepción de servicio o producto.

Otra variable a tener en cuenta es que los gastos anticipados no representan necesariamente el total del coste del servicio o producto por el que se generan. De hecho, en determinados entornos comerciales es común la solicitud de pago en adelanto de una parte o porcentaje en un acuerdo contractual o de venta. Dependiendo de los periodos de cumplimiento, en el módulo de contabilidad de la empresa estos gastos anticipados repercuten de una manera u otra.

Los gastos anticipados en la contabilidad de la empresa

El concepto básico de los gastos anticipados en el ámbito de la empresa tiene que ver con el momento de recibir el servicio o producto por el que se abona un importe. Un buen ejemplo de esto lo podemos tener aplicado al ámbito del marketing.

Cuando abonamos una campaña concreta que sucede en un plazo de tiempo inmediato enmarcado en un contexto contractual, no tiene por qué considerarse gasto anticipado. Sin embargo, si contratamos una campaña de marketing de larga duración con acciones diversas en el tiempo que no se van a concretar inmediatamente, estamos ante un gasto anticipado.

En todo este proceso interviene lo que se denomina, en contabilidad, principio de devengo y aplicación de la periodicidad contable. El principio de devengo, que es uno de los principios básicos en contabilidad, viene a decir que un ingreso y un gasto deben imputarse en el ejercicio al que corresponda de manera independiente a la fecha de pago o de cobro.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si en el año 2018 hubiéramos realizado un gasto anticipado de marketing en una campaña orientada a tener su incidencia en el año 2020, el gasto debería ser imputado a este ejercicio 2020 aunque el pago se haya realizado en 2018.

La importancia de esto es clave si tenemos en cuenta que las imputaciones que se realizan a un ejercicio fiscal concreto son las que se tienen en cuenta para los cálculos de beneficio o pérdida. Por tanto, en este caso, aunque el gasto se realizó en el año 2018, la imputación a efectos de beneficios o pérdidas se realizaría teóricamente con relación al ejercicio de 2020.

Y aquí surge la figura de la periodificación contable. Esto sería un proceso en el que es posible asignar los ingresos y los gastos a los ejercicios en los que deberían surtir efecto si estos no coinciden con el de su fecha de cobro, o de pago.

Operativa contable en los gastos anticipados

Aunque pueden existir variaciones, y la generalidad no es absoluta en este caso, habitualmente ante un gasto anticipado lo operativa contable podría ser la siguiente.

Cuando se produce el gasto, este se añade en el asiento que corresponda dentro del grupo seis (compras y ventas) de la contabilidad de la empresa. Cuando se cierra el año, se hace un asiento en el que se “elimina” del ejercicio aquella parte del gasto que se considere imputable al año siguiente. En este asiento es donde se carga la cuenta 480 (gastos anticipados) y se abona la del grupo seis que se haya utilizado con el importe que corresponde al ejercicio siguiente.

Para completar este ciclo, en el año siguiente se cargará la cuenta del grupo seis con abono a la 480 y de esta forma se imputará el gasto a la cuenta de resultados a la que realmente corresponde.

Aunque no se trata de una operativa compleja desde el punto de vista de la comprensión, menos para los departamentos contables de las empresas, es cierto que los gastos anticipados están en el origen de muchas confusiones cuando la imputación a los diferentes ejercicios fiscales no se define claramente.

Es por ello que, habitualmente, ante la necesidad de realizar pagos por anticipado, las condiciones contractuales o los acuerdos puntuales de prestación de servicios o adquisición de bienes, busca señalar claramente los plazos de entrega y recepción. Estos elementos son clave, como hemos visto, para determinar los periodos de imputación correctos del gasto anticipado.