Gasto deducible

Los gastos deducibles son un concepto fiscal que consiste en los gastos pueden imputarse en el procedimiento de liquidación para calcular la base imponible de un impuesto.

La normativa propia de cada impuesto regula cuales son los gastos que se pueden deducir; normalmente hablamos de impuestos que gravan la obtención de una renta, como el IRPF o el Impuesto de Sociedades, pero también los encontramos en el IVA.

El criterio general es que se consideran deducibles los gastos necesarios para la obtención de ingresos, por explicarlo con un ejemplo, si fabricamos zapatillas serán deducibles los gastos de compra de material de la zapatilla, de utilización de las herramientas y máquinas para su fábrica y del tiempo de trabajo del operario que las fabrica, pero no serán deducibles otros gastos que no tengan nada que ver con fabricar zapatillas como, por ejemplo, el pago de una comida con amigos.

Justificación documental

Una vez que tengamos claro cuáles gastos son deducibles y cuáles no para la liquidación del impuesto de que se trate, todos los gastos que deduzcamos deben estar justificados documentalmente mediante la correspondiente factura (que deberá cumplir todos los requisitos de facturación según la normativa aplicable) u otros documentos como nóminas, para los salarios que pagamos a los trabajadores, boletines de cotización, para los seguros sociales, o recibos del pago de determinados impuestos que sean gastos deducibles.

Además de esta justificación documental el empresario debe confeccionar y conservar libros de registro de estos gastos:

• Si debe llevar contabilidad de sociedades deberá tener los libros adecuadamente legalizados y presentar las cuentas anuales correspondientes.
• Los empresarios personas físicas deberán cumplir esta obligación según el régimen de estimación de ingresos que tengan en el IRPF, pueden tener que llevar libros contables o, si no, libro registro de gastos.
• En el caso del IVA todos deben llevar los libros de IVA. El sitio web de la Agencia Tributaria ahora está capacitado para llevar en él estos libros de IVA siendo obligatorio hacerlo allí para determinados empresarios, aunque todos pueden hacerlo.

En este sentido la Ley General Tributaria obliga, en su art. 106.4, a justificar los gastos que se deducen mediante facturas sin embargo, la mera existencia de factura no justifica, por si sola, la realidad del gasto y de la operación de que procede, la Administración puede pedir al contribuyente que aporte pruebas de la realidad de tales operaciones.

Acuerdos previos de valoración

Recogido en el art. 91 de la Ley General Tributaria, permite al contribuyente, cuando esté previsto en la normativa del impuesto correspondiente, que pida a la Administración Tributaria que delimite de manera vinculante para ella la valoración de los gastos y su deducibilidad antes de la realización del hecho imponible. De esta manera el contribuyente sabe que el valor del gasto que se va a deducir debe ser considerado correcto para Hacienda.

Esta solicitud se hará por escrito con propuesta de valoración del gasto a deducir.

La contestación de la AEAT será también por escrito y, como hemos dicho, vinculante para la Administración mientras no se modifique la normativa o varíen de manera significativa las circunstancias.

Gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades

Las sociedades mercantiles hallan sus resultados económicos a través de la llevanza de una contabilidad que debe realizarse según la normativa contable (el Plan General de Contabilidad) y es en esta normativa donde aparecen, de manera clasificada y ordenada según su naturaleza, los diferentes gastos de la explotación como los consumos de la explotación, los gastos sociales (como sueldos y seguros sociales), las amortizaciones, las provisiones y previsiones, etc.

Sin embargo, estos gastos previstos y regulados por la normativa contable no coinciden de manera absoluta con los gastos que se pueden deducir en la liquidación del Impuesto de Sociedades: los artículos 12 y ss. de la Ley del Impuesto de Sociedades limitan los gastos que se pueden deducir e, incluso, prohíben totalmente la deducción de determinados gastos, así como establecen, en el art. 17, normas de valoración de elementos patrimoniales de los que dimana el cálculo de algunos gastos.

Para salvar estas diferencias entre los criterios de imputación de gastos contables y fiscales deberemos realizar los ajustes extracontables que modifiquen el resultado contable para hallar la base imponible del impuesto.

Gastos deducibles en el IRPF

Si no somos empresarios y nuestros ingresos son rendimientos del trabajo los gastos deducibles son, exclusivamente, los enumerados por el art. 19 de la Ley del IRPF y dicho artículo también prevé unas cantidades a deducir por gastos de difícil justificación, además de una minoración de los rendimientos dependiendo de la cuantía de nuestros ingresos.

Algo parecido sucede en otros capítulos de ingresos como los rendimientos financieros, los de bienes inmuebles o los incrementos de patrimonio.

Si estamos declarando rendimientos de actividades económicas el tema es mucho más complejo porque el rendimiento de la actividad ha de calcularse mediante la resta de gastos a los ingresos de la actividad.

En este caso los gastos deducibles son prácticamente los mismos previstos por la normativa contable que no estén excluidos por la normativa fiscal, en los términos que hemos explicado en el punto anterior; hablamos de consumos de la explotación, sueldos y seguros sociales, arrendamientos, gastos de reparación y conservación, servicios exteriores, tributos deducibles, gastos financieros, amortizaciones, provisiones, determinados incentivos al mecenazgo, pérdidas por deterioro, etc.

No son gastos deducibles los seguros de enfermedad ni las pérdidas por insolvencia de nuestros deudores.

En lo relativo al IVA, las cuotas de IVA soportado no son deducibles salvo casos especiales como los regímenes especiales de bienes usados, de agricultura, etc.

Si podrán deducirse estas cuotas de IVA cuando no sean deducibles a efectos de IVA, como el caso de la parte proporcional por aplicación de la regla de la prorrata.

Los empresarios personas físicas que realicen su actividad en su propio domicilio si pueden deducirse los gastos de dicho domicilio en determinados porcentajes y en relación a los metros cuadrados de la vivienda donde realicen la actividad.