Flujograma

Un flujograma o diagrama de flujos es una representación gráfica de un proceso, ya sea para su aplicación en una empresa, en economía, programación o sistemas industriales. Sus usos son muy diversos, así como sus posibles características y los símbolos que los construyen.

Qué es un diagrama de flujo

El objetivo de un diagrama de flujo es facilitar la rápida comprensión de un proceso para cualquiera que lo lea. Contrariamente a complejos textos, con múltiples simbologías distintas enlazando conceptos, la idea detrás de un flujograma es simplificar la explicación de un proceso o sistema con un conjunto de elementos visuales comunes.

Los procesos son fundamentales para el correcto desarrollo de cualquier actividad, ya sea en un ámbito técnico como es un proceso industrial o de gestión de las TIC, como un proceso organizativo, por ejemplo, en el ámbito de la consultoría o la auditoría. Ser capaz de transmitir de manera universal la información necesaria para el desarrollo de un proceso es crucial para facilitar que se pueda replicar y su correcto seguimiento.

Ventajas de un flujograma

Existen muchas ventajas que hacen que el uso de los flujogramas pueda ser muy útil para tu proyecto:

• Te permite desglosar el funcionamiento de un proceso o sistema y es en sí mismo un acto de ordenación de procesos muy útil.
• Es una herramienta muy simple, su uso es intuitivo y el resultado nos permitirá mostrar procesos complejos con una apariencia sencilla.
• Facilita mejorar el análisis de procesos y evaluar su funcionamiento de manera detallada y por partes.
• Permite que los equipos trabajen de manera coordinada y la información se transmita de forma clara y concisa.

Tipos de flujograma

Hay tantos tipos de flujogramas como posibles ámbitos de la economía y la empresa. La aplicación de los diagramas de flujos es muy variada y puedes darle tú el sentido que prefieras.

A continuación, vamos a ver algunos ejemplos de tipos de flujograma:

Flujograma de trabajo

Un diagrama de flujo de trabajo es una representación gráfica de los pasos a seguir en una tarea determinada o en un ámbito concreto de un proyecto. Generalmente, se puede utilizar para ordenar tareas en un plano detallado en los procesos de provisión de servicios.

Flujograma de sistemas

El flujograma de sistemas, a diferencia del de trabajo, se refiere a procesos productivos del ámbito de las tecnologías de la comunicación. Por ejemplo, en el diseño de procesos de transferencia y gestión de datos, almacenamiento de información o redes de comunicación.

Flujograma de producto

En este caso, el flujograma está relacionado con la cadena de valor de un determinado producto. Es común usar el flujograma de producto para diseñar la cadena de producción, desde la obtención de la materia prima hasta el ensamblaje final.

Flujograma de decisiones

El diagrama de flujo de decisiones se refiere a la definición de los procesos de toma de decisión en una empresa u organización. En estos diagramas se especificarán las estrategias de comunicación interna, pero también de comunicación externa, relativas a cómo un proyecto debe operar.

Cómo hacer un flujograma

El diseño de un flujograma puede parecer a primera vista un trámite fácil, pero en ocasiones es en sí mismo un reto para el responsable de procesos. Un diagrama mal expresado puede ser más confuso que aclarador, por lo que es recomendable seguir un método claro a la hora de crear un flujograma.

1. Es fundamental saber planificar los objetivos de esta representación gráfica, por qué un flujograma y qué buscamos conseguir.
2. A continuación, tendrás que definir el proceso: redacta paso a paso las variables del proceso y ordénalas.
3. Elige el diseño y la forma que tomará el camino de las variables.
4. Ejecuta tu plan y crea tu flujograma.
5. Evalúa el resultado y aplica las modificaciones que veas necesarias. Como en todo proceso, el éxito no es llegar al camino, sino saber que has llegado al final del camino adecuado. Para ello, es necesario recorrerlo de nuevo y asegurarse que no has cometido ningún error.

Símbolos

Para que un dibujo de un proceso se pueda entender a primera vista es esencial que comparta una serie de atributos gráficos universales; estos son los símbolos. A diferencia de otras herramientas de system mapping, un flujograma es un flujograma porque comparte unas reglas universales en su código gráfico. Estas reglas son las definidas en el lenguaje unificado de modelado (UML).

Los símbolos más comunes de los flujogramas son:

• Inicio/Fin: se representa con un óvalo y marca el principio y la finalización del proceso.
• Acción: una acción se representa con un rectángulo, que debe estar conectado con otro, ya sea al mismo tiempo o posterioridad.
• Decisión: con un rombo se definen los puntos de decisión. Algunos de ellos pueden comportar la división o discontinuidad del proceso.
• Conectores: las flechas sirven de conectores entre tareas y ordenan su simultaneidad.
• Fusión: el símbolo de fusión sirve para mostrar cuando dos tareas se unen en el proceso.

Como hemos visto, un flujograma o diagrama de flujo es una representación gráfica que persigue simplificar la expresión de un proceso, ya sea industrial, organizativo, de creación de producto o provisión de servicio. Su uso es muy extendido y variado, y para diseñar uno es fundamental el uso correcto de los símbolos y de una metodología de diseño de procesos clara.