Fecha de expedición

La fecha de expedición es una dato contable y legal que corresponde a la fecha en que un documento es emitido y puesto en circulación, aunque no necesariamente coincide con el momento en que es entregado a su destino correspondiente. Aparece en cualquier documento de índole legal, comercial o administrativo.

Definición y alcance del término

La fecha de expedición es un tipo de información que se utiliza para constatar una multitud de operaciones, plazos, fechas de consumición y otro sinfín de requerimientos formales y reglamentación comerciales y procedimientos administrativos. Se utiliza para dejar asiento sobre el origen temporal de una operación o documentación emitida.

Ciertos documentos y requerimientos de índole jurídica son determinados por plazos que dependen de la fecha de expedición. Lo mismo ocurre con la emisión de facturas o recibos de validez fiscal, los cuales deben ser contabilizados según el ejercicio contable al que pertenecen.

Gracias a la automatización de los procesos, los desarrollos informáticos y la digitalización de la documentación y facturación en general en los ámbitos administrativos y comerciales, la fecha de expedición se realiza de manera automática y su asiento viene predeterminado en la mayoría de las transacciones, operaciones y emisiones de documentación.

La fecha de expedición en el ámbito contable

En lo que respecta al ámbito contable, la fecha de expedición es aquella que se encuentra asentada en la mayoría de las facturas y recibos emitidos por una empresa u organización cualquiera, y supone un elemento clave para realizar la contabilidad. En efecto, de esta depende la liquidación de los impuestos que deriven de la práctica comercial y los informes de rendimiento de ventas. Permite conocer el desempeño de una determinada actividad comercial o productiva para un determinado periodo de tiempo.

La fecha de expedición de una factura se corresponde con la fecha exacta en que se realiza la operación y viene acompañada por los otros datos referentes al tipo de operación, el modo de pago, la identidad de los involucrados, etc. Esta información reglamentaria tiene el mismo propósito que el de la fecha de expedición: dejar un asiento contable detallado sobre una operación en particular.

Características de la fecha de expedición en contabilidad

La validez de una operación dependerá de que estos datos se encuentren debidamente registrados en la factura. Es por ello que la automatización de procesos, los avances en informática y la homologación de los requerimientos fiscales han producido que su registro se vuelva una tarea simplificada que se produce por medio de programas y aplicaciones dedicados justamente para ello.

Bajo estas condiciones, la fecha de expedición se vuelve fundamental en cuanto a su apercibimiento tanto para la persona que emite una factura como para aquella que la recibe, en tanto determina las condiciones de liquidación y el ejercicio fiscal sobre la operación realizada. De hecho, si una factura o recibo no dispone de una fecha de expedición, carece de validez legal para las autoridades tributarias.

En concomitancia con los principios contables, la fecha de expedición será fundamental para la construcción efectiva de la contabilidad general. El Plan General Contable estipula que toda operación deberá registrarse debidamente al momento de ocurrido el acto económico sobre el cual se produce la factura y no cuando este es efectivamente cobrado (pagos diferidos).

Expedición de una factura

En España, el límite hasta el cual se puede emitir una factura se encuentra determinado por las disposiciones de la Agencia Tributaria. En efecto, la normativa vigente especifica las siguientes condiciones para la expedición de facturas en función de las características del cliente y su actividad.

Por un lado, si se trata de un cliente particular que adquiere un bien o servicio para consumo final, la emisión debe constar desde el mismo momento que se realiza la operación o transacción, sin importar si la contraprestación se ve acompañada por la adquisición efectiva del producto o el apercibimiento del servicio por el que se ha pagado.

Por otro lado, si se trata de personas jurídicas como empresas, emprendimientos, estudios profesionales, etc., la factura podrá emitirse antes de la segunda quincena del mes siguiente. Si por ejemplo se contratara a un asesor externo para una tarea puntual durante los primeros quince días del mes, la factura correspondiente puede ser fechada antes del dieciséis del mes siguiente.

Por último, en los casos en que se produzcan operaciones de entrega de bienes en países distintos de la Unión Europea, la fecha de expedición puede operar de igual manera y ser registrada hasta el día dieciséis del mes siguiente al inicio del transporte de los bienes.

La fecha de expedición es un tipo de asiento que permite conocer el origen y constatar la producción efectiva de una operación o transacción de cualquier tipo. En lo que respecta al ámbito contable, será fundamental para establecer rendiciones fiscales correspondientes a los periodos en los que se produce la actividad.