FacturaE - Facturación electrónica

La factura electrónica (en adelante la llamaremos facturaE) es una factura, es decir, tiene la misma función, los mismos requisitos legales y las mismas consecuencias prácticas que una factura tradicional en papel.

La particularidad es que la facturaE es que se expide y recibe telemáticamente.

La diferencia fundamental entre esta facturaE y la tradicional en papel, es que la primera está condicionada a ser aceptada por su destinatario salvo que esté obligado por Ley, como las Administraciones Públicas de España según explicamos más abajo.

La autenticidad de la facturaE está garantizada mediante el uso de una firma electrónica avanzada, un intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante otros medios que el interesado haya comunicado a la Agencia Tributaria siempre que esta los valide antes de su utilización.

La regulación de la facturaE y de todo tipo de facturas la encontramos en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre que desarrolla la directiva europea 2010/45/UE.

Contenido de la facturaE

Como hemos dicho al principio, la facturaE es, sustancialmente, igual que una factura tradicional en papel, por ello los requisitos son los mismos.

La factura normal (no simplificada), por tanto, debe contener como mínimo la siguiente información:

• Emisor de la factura: nombre, NIF, domicilio.
• Destinatario de la factura: nombre, NIF y domicilio.
• Número de factura.
• Fecha de la factura.
• Descripción de los bienes o servicios por los que se emite la factura incluyendo datos para determinar su importe y fechas.
• Base neta de la factura.
• Impuestos aplicables, fundamentalmente será el IVA y, en su caso, la retención.
• Totales a pagar.
• Forma de pago y si se han realizado pagos parciales.

Tipos de facturaE

Facturas con formato estructurado:

Su emisión y gestión la realiza un programa informático sin necesidad de intervención humana y su recepción y gestión también la puede realizar un programa informático. Hoy por hoy los formatos estructurados utilizan el lenguaje XML, EDIFACT u otros análogos.

Facturas con formato no estructurado:

Son, fundamentalmente, una imagen que tiene la misma configuración y apariencia que las facturas de papel; las debe confeccionar una persona y recibir y gestionar otra. Son facturaE porque se remiten y reciben telemáticamente.

Ventajas de la facturaE

La ventaja fundamental es la modernización de la actividad económica y el desarrollo de la Sociedad de la Información pero además:

• Evita el error humano.
• Agiliza su tramitación y cobro que se realizarán en mucho menos tiempo.
• Ahorro de papel y de los costes de confección, impresión y entrega.
• Facilita enormemente el archivo y acceso a la información de facturación. También se ahorra espacio porque no hay almacenamiento físico.
• Agiliza el tratamiento contable e informático de la facturaE que ya está integrada, desde el principio, en el sistema informático.
• Facilita enormemente el control contable de auditores y de la Inspección Tributaria.

Garantías de la facturaE

Tanto las facturas en papel como la facturaE deben garantizar:

• Ser claras y legibles: Esto se consigue con los programas informáticos que las crean y reciben.
• La autenticidad de su origen: De quién la emite y la expide.
• Que no ha sufrido modificación, es decir, la integridad de su contenido.

Estas dos últimas garantías se consiguen mediante el uso de la firma electrónica avanzada, el Intercambio Económico de Datos, otros medios comunicados y aprobados por la Agencia Tributaria o mediante controles de gestión usuales en la actividad empresarial de quien la emite que deben permitir crear una pista de auditoría que nos permita conectar la entrega de bienes o prestación de servicios con la factura.

A quién podemos enviar una facturaE

Administraciones publicas: 

En aplicación de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre las administraciones públicas están obligadas a aceptar la facturaE.

Incluso hay proveedores de la Administración que están obligados a presentar la facturaE como las Sociedades, Agrupaciones de Interés Económico, Uniones temporales de empresas y entidades extranjeras.

Para emitirlas necesitaremos un programa de facturación electrónica o contratar un servicio de facturación con la administración y, en todo caso, nuestra firma electrónica.

Facturar a otra empresa:

Fundamentalmente con los requisitos que ya hemos explicado mediante nuestra firma electrónica y con un programa de facturación electrónica o contratando un servicio de facturación de un tercero. También pueden ser creadas por el destinatario de la factura.

El destinatario debe consentir la facturación electrónica, no podemos obligarle. No es necesario que el consentimiento sea expreso, puede ser implícito.

Facturar a los consumidores:

El consentimiento debe ser expreso en este caso.