Factura rectificativa

Una factura rectificativa, como indica su nombre, es una factura que se emite y envía para modificar una factura anterior por alguno de los siguientes motivos:

• Porque la factura rectificada no cumple los requisitos de facturación previstos por los arts. 6 y 7 del Reglamento de Facturación por error u omisión.
• Porque ha existido una renegociación de las condiciones por las que se emite y, por tanto, un cambio de las mismas (precio, plazos, calidades, etc).
• Por una devolución de mercancías o anulación de su entrega o de servicios que contiene; es lo que en lenguaje vulgar se llama factura de abono aunque la normativa no utiliza este término.
• Por una incorrección en la aplicación o un cambio en la normativa de los conceptos fiscales (IVA, retención, etc).
• Porque hay razones fundadas para suponer que el destinatario de la factura va a resultar insolvente o cuando entra en concurso de acreedores.

Forma de la factura rectificativa

No puede tener numeración correlativa con las facturas ordinarias, es decir, tendrá que tener una numeración aparte.

Debe decir expresa y claramente que es una factura rectificativa y contener todos los datos identificativos de la factura que rectifica (al menos número y fecha).

Se puede hacer de nuevo toda la factura aunque también podemos limitarnos a expresar los cambios.

Modificación de la base imponible del IVA

Los límites y las condiciones en las que una factura rectificativa puede suponer un cambio en el IVA que debemos reclamar está regulado por el art. 80 de la Ley 37/1992.

Reducir o eliminar la base imponible se puede dar

• Por devolución de envases o embalajes
• Por descuentos o bonificaciones posteriores a la factura y que se puedan justificar
• Cuando esté motivada por resolución firme judicial o administrativa.
• Cuando el receptor de la factura sea declarado en concurso sin haberla pagado. A  la finalización del concurso, si se cobra algo, habrá que volver a rectificar la factura.
• Cuando la factura se considere incobrable, para ello:
• Debe haber pasado un año sin cobrar desde la factura o la fecha pactada de pago (seis meses para empresarios con poco volumen de operaciones).
• La modificación debe hacerse en un plazo de tres meses desde el transcurso del año antes dicho (o de los seis meses).
• Una vez reducida la base imponible no volverá a aumentarse aunque el deudor pague salvo que dicho deudor no sea empresario sujeto a IVA, en cuyo caso si se hará nueva factura rectificativa al alza.
• Sin embargo cuando el acreedor desista de reclamar el pago o llegue a un acuerdo de cobro si tendrá que rectificar al alza la factura.
• Sin embargo no se puede reducir la base imponible en:
• Deudas con garantía real.
• Deudas con aval bancario o seguro de crédito y caución.
• Deudas de entes públicos o afianzadas por éstos.
• Deudas entre personas vinculadas.
• Cuando el destinatario no tenga establecimiento en territorio del IVA  ni en Canarias, Ceuta o Melilla.
• Para deudas vencidas antes de la declaración de concurso.

Una vez emitida la factura rectificativa debemos, en el plazo de un mes, comunicar por escrito a la AEAT la modificación a la baja de la base imponible del IVA repercutido, acompañando copia de las facturas original y rectificativa y, en su caso, hacer una declaración complementaria.

En todo caso no podemos emitir una factura rectificativa después de que hayan transcurrido cuatro años desde el devengo del impuesto.

Nota de crédito

Podemos, en lugar de emitir una factura rectificativa, emitir una nota de crédito, por ella cuando se ha producido un descuento después de emitir la factura o una devolución total o parcial o una anulación lo que hacemos es comunicar a nuestro cliente que tiene crédito, es decir, que en futuras facturas se le descontarán las cantidades que corresponda.

Con ello estaremos creando un contrato de cuenta corriente con nuestro cliente y evitaremos todos los requisitos e inconvenientes de la factura rectificativa.

Contabilización de facturas rectificativas

A continuación proponemos un ejemplo de contabilización de una devolución de ventas supongamos que hemos emitido una factura por importe de 600€ más IVA y nos han devuelto todas las mercancías y emitimos una factura rectificativa, el asiento sería:

En cuanto a la devolución de compras, si somos el cliente que ha devuelto las mercancías y nos han rectificado la factura por importe neto de 600€ el asiento es

En estos dos ejemplos si en lugar de una devolución fuese un descuento utilizaríamos la cuenta de descuentos sobre ventas por pronto pago (706) en lugar de la (708) o la de descuentos sobre compras por pronto pago (606) en lugar de la (608) pero lo demás sería todo igual.

En el caso de que tengamos un cliente al que hemos emitido una factura de 600€ más IVA que ha entrado en concurso de acreedores o que no nos ha pagado en los plazos arriba señalados (un año o seis meses) nos encontramos ante una insolvencia que contablemente se trata de la siguiente manera; en primer lugar haremos este asiento al emitir la factura rectificativa que da de baja el IVA como hemos explicado más arriba

A la vez debemos provisionar la situación

Si se produjera el sobreseimiento del concurso debemos emitir una nueva factura rectificativa, en cuyo caso daremos de nuevo de alta el IVA

El sobreseimiento del concurso no significa que vayamos a cobrar el IVA por lo que tenemos que provisionarlo igual que hemos hecho antes con la deuda principal

Supongamos que el cliente nos paga la mitad de la deuda y damos por perdida la otra mitad, en este caso tenemos que hacer dos asientos, uno primero computando el pago y provisionando la otra mitad que no vamos a cobrar y otro dando ya por perdida la otra mitad.