Factura proforma

La factura proforma no es, a pesar de su nombre, una factura; existe (como se explica más abajo) al margen de la normativa fiscal y contable y no puede producir ningún tipo de efecto en nuestra contabilidad ni (mucho menos) en nuestras obligaciones  fiscales.

La normativa sobre facturación:

• El art- 164.1.3 de la Ley 37/1992 del IVA
• El RD 1496/2003 de 28 de noviembre que regula las obligaciones de facturación
• La directiva 2006/112/CE del Consejo de 28 de noviembre de 2006 que establece las normas comunes del IVA en sus arts. 217 a 240

Esta normativa, decimos, describe las obligaciones materiales y formales de los obligados tributarios y no contempla en ningún sitio las facturas proforma que, por tanto, no están previstas por ninguna norma jurídica.

Existen programas de contabilidad que nos dan la opción de emitir y remitir estas facturas proforma, pero están programados de manera muy cuidadosa para que estas facturas no se reflejen en nuestra contabilidad ni en las declaraciones fiscales.

Como consecuencia de ésto la factura proforma no comparte numeración con las facturas ordinarias, tendrá su propia numeración o, incluso, puede no estar numerada.

Contenido

El contenido de nuestra factura proforma será exactamente el mismo que si fuera una factura ordinaria con la excepción de que debe reflejar bien claro que es proforma y que no es obligatorio, como acabamos de decir, el número de factura. Por lo tanto su contenido será.

• Datos del emisor y del receptor (nombre, NIF y domicilio)

• Fecha de emisión de factura.

• Conceptos que se facturan

• Contenido económico (base imponible, IVA, retención, total facturado)

• Forma y plazos de pago.

Eficacia de la factura proforma

Entonces ¿Para qué se emite una factura proforma?: aunque no tenga ninguna relevancia fiscal ni contable lo que sí hace es reflejar y probar, mediante algo que es un mero documento privado, una operación que hemos concertado con un cliente.

Si ya se nos ha aceptado un presupuesto, bien por escrito firmado por los dos contratantes o bien de palabra, cuando todavía no se ha comenzado a la entrega de bienes o servicios ni a su pago, la emisión de factura proforma lo que hace es reflejar esa situación por escrito, siendo en algunos casos sustitutiva del presupuesto por escrito si la factura proforma es aceptada y firmada por nuestro cliente.

También se puede utilizar la factura proforma como una oferta comercial, en este caso sería prueba de tal oferta que sería vinculante para el que la hace y, en su caso, para el que la acepta en los términos previstos por el art. 846 del Código de Comercio.

Por último podemos utilizar la factura proforma como un mero borrador de factura, por ejemplo para su comprobación por el receptor antes de emitir la factura definitiva.

Por lo tanto la factura proforma no es un documento comercialmente relevante pero si es, como hemos dicho antes, un documento privado que tiene todos los efectos probatorios de las obligaciones que hemos contraído con ella en el caso de representar un presupuesto, una oferta y/o una aceptación de una oferta, a saber:

• Nuestro Código Civil (RD de 24 de julio de 1889) da al documento privado el mismo valor que a una escritura pública entre los que lo han firmado y sus causahabientes (art. 1.225); la única diferencia es que el documento público, al estar intervenida por un notario u otro funcionario público, prueba directamente su contenido mientras que en el documento privado hay que adverar la autenticidad de las firmas mediante un análisis grafológico u otro tipo de prueba o el reconocimiento expreso de la persona que ha firmado (este reconocimiento se puede dar de manera espontánea o provocada por la otra parte requiriéndole para que lo haga). En cuanto a la fecha en que se ha emitido la factura solo hace prueba desde la fecha en la que hay alguna intervención de un funcionario público reflejada en el documento (salvo que sea reconocida ante autoridad pública por el afectado).
• Por su parte la Ley de Enjuiciamiento Civil (Ley  1/2000 de 7 de enero) lo declara como medio de prueba (art. 299) con la valoración general de la prueba y, por tanto, con adveración de firmas, reconocimiento u otros medios. Por otro lado esta misma Ley Adjetiva, en su art. 324, define el documento privado como aquél que no es público (que no aparece en ninguno de los casos previstos en su art. 317)
• Hemos hablado antes de la eficacia del documento privado si ha sido reconocida la firma por su autor o adverada por otros medios como los grafológicos. Pero si hemos remitido dicha factura utilizando firma electrónica sería de aplicación la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica; en el caso de firma electrónica reconocida, si se niega la autenticidad de la factura proforma deberá comprobarse por el prestador del servicio de certificación que cumple todos los requisitos. Por el contrario si lo que se niega es una firma electrónica avanzada deberemos acudir a otros medios de prueba (art. 326.2 de la LEC).