Factura online

De un tiempo a esta parte muchos profesionales y pequeñas empresas han adaptado sus procedimientos a las nuevas tecnologías utilizando la factura online como recurso para gestionar de forma más eficaz la expedición, entrega y mantenimiento de estos justificantes de obligado cumplimiento.

Así pues, cualquier autónomo, freelance o pyme puede generar sus propias facturas electrónicas utilizando medios digitales, ya sea mediante un software específico de facturación o simplemente ayudándose de programas de ofimática.

Posteriormente podrán hacerlas llegar a las personas interesadas ya sean particulares o empresas que hayan expresado su permiso, a través de sistemas telemáticos, por ejemplo, enviándolas por correo electrónico o incluso por mensajería instantánea.

Por otro lado, existe la posibilidad de contratar los servicios de terceros para generar y gestionar las facturas online. Por lo general se trata de un software al que se accede de forma remota a través de Internet y que permite crear, editar y enviar la factura online al cliente.

Se trata, en definitiva, de un servicio en la nube que además permite gestionar y automatizar en la medida de lo posible el proceso de facturación, así como llevar el registro de las facturas emitidas como exige la legislación.

Regulación aplicable

En este sentido la referencia legal es el Real Decreto 1619/2012 donde se aprueba el reglamento que regula las obligaciones de facturación. En este documento encontramos descritos, entre otros aspectos importantes, todos los datos que han de figurar para que la factura sea considerada como válida.

En cualquier caso, la factura online únicamente difiere de la factura digamos tradicional en que se utilizan medios electrónicos para su emisión y recepción, por lo demás debe cumplir con los mismos requisitos y por tanto tiene que contener todos los datos que exige el reglamento tanto los del emisor como los del receptor.

Si bien este decreto no hace referencia a la factura online como tal, sí lo hace como factura electrónica, y aparte de definirla como aquella que es expedida y recibida a través de medios tecnológicos, destaca otro aspecto importante y es que la persona destinataria haya dado su consentimiento.

Autenticidad de la factura online

En un epígrafe aparte de esta reglamentación se detallan los métodos tecnológicos que pueden ser utilizados para autentificar cualquier factura online de tal forma que se respete la integridad de los datos y quede identificado inequívocamente el origen de la misma.

En primer lugar, se puede hacer la identificación mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada en un dispositivo seguro según indican las leyes y directivas europeas específicas. Así por ejemplo tenemos el DNI electrónico o el Certificado FNMT que ofrece la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

En segundo lugar, a través del intercambio electrónico de datos o EDI por sus siglas en inglés y que de forma resumida podemos decir que se trata de un sistema seguro de intercambio directo de documentos electrónicos entre compañías, de ordenador a ordenador.

Por último, queda abierta la posibilidad de utilizar cualquier otro medio de verificación siempre y cuando haya sido comunicado con anterioridad a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Ventajas del servicio de factura online

Una simple búsqueda con las palabras factura online en cualquier buscador nos va a devolver un buen número de resultados en los que se ofertan recursos digitales para hacer la facturación. Existe todo tipo de soluciones que se adaptan a distintos presupuestos tanto para autónomos como para empresas de mayor calado.

Si bien no se trata de una herramienta imprescindible, pues es posible emitir y enviar las facturas electrónicas manualmente, no es menos cierto que estos servicios de facturación online aparejan una serie de ventajas que pueden simplificar el proceso.

Para empezar, supone un ahorro de tiempo, ya que los procesos están automatizados facilitando, entre otras cosas, la emisión de una factura online recurrente. Asimismo, es más difícil cometer errores al introducir los datos como  la fecha o el número serializado que identifica cada factura.

Ni que decir tiene que en la seguridad es una cuestión relevante a tener en cuenta sobre todo cuando se trata de mantener la integridad de los datos de terceras personas, que pueden ser robados o malogrados a causa de algún fallo técnico inesperado.

Las empresas que ofrecen este tipo de servicios online tienen departamentos especializados en ciberseguridad y disponen de copias de seguridad garantizadas, lo cual no está al alcance de particulares ni de las pequeñas empresas.

Por último, no se requiere una gran inversión en equipamiento técnico como ordenadores o servidores pues será suficiente con un dispositivo móvil para gestionar cualquier factura online.

Podemos decir que la factura online es cada vez más habitual, ya que permite llevar a cabo este procedimiento administrativo de forma más eficiente y simple, lo cual es de agradecer en especial para autónomos, que acaban dedicando muchas horas extras a esta tediosa tarea.