Factura

En el tráfico de productos y servicios hay un documento que adquiere una especial importancia, se trata de la factura.

Es un documento mercantil en el que se especifica que se ha vendido o comprado un producto o un servicio. Es decir, que acredita que se ha producido una operación comercial y por tanto tiene validez tanto a nivel legal como a nivel fiscal.

¿Para qué sirve una factura?

Como acabamos de señalar, este documento acredita que una operación comercial se ha llevado a cabo de forma correcta y legal. Nos indica que se ha entregado un producto o se ha prestado un servicio y, a cambio, se ha pagado la cantidad acordada.

La factura es esencial tanto para el vendedor como para el comprador, incluso para la Administración Pública:

• Es el documento que servirá como prueba al vendedor si el comprador no realiza el pago.
• Le sirve al comprador para poder hacer valer la garantía en caso de ser necesaria.
• A efectos fiscales le sirve a la Agencia Tributaria para saber si se han pagado los impuestos correspondientes.

¿Qué tipos de facturas existen?

Factura completa

Es aquella que incluye todos los datos legalmente exigibles y a los que luego haremos referencia.

Factura simplificada

Es una factura igualmente válida a todos los efectos, pero en ella se omiten ciertos datos. Normalmente los datos que no figuran son los del cliente. También puede haber algunos cambios con respecto al IVA, que puede venir desglosado o ir incluido en el precio final.

La factura simplificada es la que solemos recibir a diario cuando compramos algo en un supermercado o comemos en un restaurante.

En caso de recibir una factura simplificada, el cliente puede pedir una factura completa. Aunque a efectos prácticos esto sólo tiene sentido si el cliente es un autónomo o una empresa y necesita la factura completa para poder desgravarse ciertos gastos.

Factura proforma

Es una especie de borrador que el vendedor envía a su cliente, por tanto no tiene validez a efectos fiscales.

Factura rectificativa

Su objetivo es modificar o anular una factura que se ha emitido con anterioridad.

Factura recapitulativa

Une en un único documento varias facturas que se han emitido con anterioridad para el mismo cliente.

Factura electrónica

Es un modelo que se utiliza cada vez más y que acabará por sustituir a la clásica en papel. De hecho, la Administración Pública ya obliga a sus proveedores a usarla en sus relaciones comerciales.

¿Cuál es el contenido de una factura?

Para que este documento sea totalmente legal y pueda desplegar todos sus efectos, debe contener los siguientes datos:

• Número de factura dentro del año en curso. Los profesionales deben emitir las facturas siguiendo una serie numérica correlativa.
• Fecha en que se expide la factura.
• Fecha de realización de las operaciones si fuera diferente de la fecha de expedición de la factura.
• Identificación del vendedor, siendo indiferente si es una persona física o o una empresa.
• NIF del vendedor y su dirección fiscal.
• NIF del comprador.
• Descripción del bien o servicio prestado.
• Precio por unidad antes de impuestos.
• Tipo de IVA aplicable. Si se aplican varios tipos de IVA en la misma factura deberá desglosarse cada uno de ellos.
• Retención de IRPF (si el destinatario de la factura es una empresa o un autónomo).
• Descuentos (si se han realizado).
• Importe total a pagar.

Estos son los datos esenciales, lo que no existe es una estructura obligatoria. Esto implica que los profesionales pueden hacer su factura de la forma que estimen más conveniente siempre y cuando no falten estos datos que acabamos de señalar.

Hoy en día existen muchos programas de facturación que hacen que esta tarea sea mucho más sencilla de llevar a cabo e incluso se encargan de guardar un registro de todos los documentos mercantiles de este tipo que se han emitido.

¿Quiénes están obligados a facturar?

Todos los empresarios y autónomos están obligados a emitir facturas cuando venden productos o prestan servicios, con independencia de si el cliente es otra empresa, otro autónomo o un particular.

Conservación de las facturas

Hemos señalado anteriormente que este documento mercantil acredita que se ha llevado a cabo una transacción comercial y que cada parte ha cumplido con sus obligaciones legales y fiscales, de ahí su importancia.

Precisamente por ello la ley impone la obligación de conservar las facturas emitidas en formato papel o a través de medios electrónicos.

De cara a poder hacer frente a una posible inspección de Hacienda, las facturas emitidas deben guardarse durante un plazo de cuatro años. Agotado ese tiempo la Agencia Tributaria ya no podrá inspeccionar las cuentas y por tanto no podrá pedir esas facturas.

En caso de relaciones a largo plazo con clientes, es aconsejable guardar las facturas que se han emitido para los mismos durante todo lo que dure la relación comercial, por si surgiera en algún momento cualquier tipo de conflicto.