ERP

Los sistemas ERP son aplicaciones informáticas sobre gestión del negocio que realizan, de manera automática y global, muchas de las actividades necesarias para el negocio en los terrenos de producción, operativa y gestión.

No son ERP otros “paquetes informáticos” de gestión de la empresa que cubren varios aspectos de dicha gestión si no cubren todas las necesidades de la empresa y si no tienen la información centralizada para todos (sino que crean varias bases de datos) de modo que todos los componentes interactúen entre sí.

Esto no significa que sea mejor o peor un sistema ERP que uno de estos “paquetes”, todo dependerá de las características, el tamaño y las necesidades de la empresa.

¿Para qué se utiliza un ERP?

La idea es optimizar el trabajo de la empresa mediante la centralización de su gestión informática, gracias a él la información de la empresa es accesible fácilmente y compartida entre todos los departamentos de la misma que tengan que acceder.

La idea es mejorar la eficiencia de la información de la empresa lo que sirve para:

• Rebajar costes y tiempos de las operaciones
• Dar mejor servicio a los clientes con respuestas más rápidas y adecuadas.
• Mayor control y eliminación de problemas en las diferentes áreas.

Características del sistema ERP

Son fundamentalmente tres: es modular, configurable y especializado.

Modular: Es un software modular, sus aplicaciones responden a las diferentes necesidades de la empresa, pero está configurado como una unidad y diseñado de manera global porque la empresa tiene diferentes áreas de actuación, pero es una unidad compuesta por aquellas.

Estos diferentes módulos serán, entre otros, sobre:

• Producción
• Compras
• Pedidos
• Ventas
• Proyectos
• Localizaciones geográficas
• Inventarios y gestión de almacén
• Logística
• Contabilidad
• Gestión de personal, nóminas, etc.

Configurable: La empresa que asume el sistema en su gestión puede y debe adaptarlo a sus necesidades y a sus métodos de trabajo; para ello el software ERP suele incorporar las herramientas necesarias para que pueda realizar esta adaptación de manera sencilla.

Especializado: Está diseñado para solucionar, de manera efectiva, los problemas de la empresa pensando en sus verdaderas necesidades.

Otras características: Además de lo anterior los programas ERP contienen su información centralizada en una única base de datos, su información debe ser completa y es compartida por todos sus diferentes componentes que están conectados entre sí.

Implantación del ERP en la empresa

El software ERP está diseñado para facilitar el funcionamiento de la empresa, pero, a la vez, su implementación a veces no es fácil.

En algunos casos las empresas que lo implantan tienen que adaptarse a él cambiando alguno de sus procesos.

También es siempre necesario ocuparse del desarrollo de la aplicación ERP para personalizarlo conforme a la empresa a que va a ser aplicado.

Para realizar esta adaptación es necesario tener las ideas claras de lo que queremos conseguir, así como cuales son nuestros modelos de negocio y de gestión del mismo, que otras aplicaciones informáticas necesitaremos, y los pasos concretos que debemos seguir en función de todo lo anterior.

Su instalación la suele realizar una compañía especializada a la que, normalmente, autorizaremos a acceder a nuestros equipos directamente o a través de internet.

Por último, si hemos hecho la inversión de adquirir e instalar un software ERP es importante, para su éxito, que también hagamos la inversión de educar al personal que lo va a gestionar y manejar. Si nuestros trabajadores que van a desarrollar su labor con este sistema no tienen un conocimiento suficiente el sistema no dará los frutos esperados de él.

¿Por qué es conveniente (o no) utilizar el ERP?

Los programas informáticos que podamos utilizar de manera parcial para la gestión de los diferentes aspectos de la empresa (un programa de contabilidad, de almacén, de facturación, etc) suelen ser soluciones genéricas que vienen ya diseñadas y que, por ello, no podemos personalizar para las necesidades de la empresa.

Por el contrario, el sistema ERP tiene, por definición, que adaptarse a nuestra empresa; no sólo a sus protocolos y modos de actuación sino también a las diferentes funciones que se desarrollan en la misma.

Con este software tenemos toda la información en un mismo lugar y al servicio de todas las partes de la empresa de manera integrada lo que es muy conveniente a la hora de dar servicio a nuestros clientes y tener el necesario control sobre nuestros procesos productivos, comerciales, etc. Facilita:

• El control de calidad de nuestros productos
• El control de nuestros suministros con la gestión de proveedores e infraestructuras.

Por otro lado, hay razones en contra de la instalación del sistema:

• Su coste económico es muy elevado tanto en su compra como en su instalación.
• Son difíciles de usar.
• Pueden surgir fallos porque los ERP son sistemas muy rígidos que no se suelen adaptar a los protocolos de nuestra empresa ni a sus trabajadores, esto puede llegar a producir grandes fallos.
• Puede producir una especie de efecto contagio entre distintos departamentos de la empresa de fallos e ineficiencias que acaben afectando a toda la empresa.
• Pueden dar soluciones demasiado elaboradas muy por encima de nuestras necesidades, lo que podría provocar actuaciones y protocolos innecesarios.