Ejercicio contable

El ejercicio contable o ejercicio social es el periodo de tiempo en el que se realizan las operaciones contables, es decir, en el que se completa el llamado ciclo contable y computa sus resultados económicos.

La contabilidad financiera es el registro de las operaciones que la empresa realiza y de la situación del patrimonio de la empresa y cuya finalidad es llegar a conocer un resultado consistente en pérdidas o beneficios; estos registros se hacen en un periodo concreto de tiempo al que llamamos ciclo contable; así pues la definición de ejercicio contable no se refiere sólo al periodo de tiempo que se tiene en cuenta sino también a los resultados económicos del ejercicio.

El ciclo contable

A lo largo del ejercicio contable se realizan todas las operaciones contables en los momentos que procede cada una: estos tipos de operaciones y momentos son:

• Asiento de apertura al inicio del ejercicio se registran los saldos de todas las cuentas que los tengan y que habían sido cerradas y saldadas en el cierre del ejercicio anterior.
• Apuntes contables a lo largo del ejercicio durante toda su duración se van registrando, fecha a fecha, todos los movimientos contables de toda naturaleza (ingresos, gastos, pagos, cobros, etc.).
• Operaciones de periodificación al terminar el periodo contable la primera operación es detectar los movimientos que no corresponden a ese ejercicio sino a otros (ingresos o gastos anticipados o de ejercicios anteriores) para depurar la información y que todo corresponda al ejercicio que vamos a cerrar.
• Ajustes contables previos al cierre aquí revisaremos todo y corregiremos posibles errores así como comprobaciones de valor de elementos contables, computando posibles deterioros de valor y demás operaciones similares. Para ello es muy conveniente obtener un balance de comprobación de sumas y saldos y conciliar las diferentes partidas.
• Cuenta de pérdidas y ganancias saldando las cuentas de ingresos y gastos y obteniendo un resultado contable del ejercicio (antes de impuestos).
• Cierre del ejercicio en el que saldaremos todas las cuentas que, así, quedarán a cero.
• Confección de cuentas anuales que son obligatorias y que deberán presentarse en el Registro Mercantil para su publicidad: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios del patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria.

Determinación y duración del ejercicio contable

Como hemos visto el ejercicio contable es un periodo de tiempo determinado en el que se implementa el ciclo contable.

Su duración normal es de un año; pueden existir ejercicios contables de duración inferior al año en el caso del primer ejercicio social, que durará desde la fecha de inicio de las operaciones hasta la de cierre del ejercicio, o en el caso de extinción de la sociedad, que durará desde el inicio normal del ejercicio hasta la fecha de la extinción.

Por lo tanto, el inicio y término del ejercicio social ordinario se desarrollará de fecha a fecha durando un año. Esto puede ser desde el uno de enero hasta el 31 de diciembre o no, comenzar y terminar en fechas diferentes a aquella siempre que sean, exactamente, un año.

La Ley de Sociedades de Capital (RDLegislativo 1/2010, de 2 de julio) en su artículo 26 prevé que los estatutos de la sociedad puedan determinar la fecha de inicio y término del ejercicio social y dispone que, si no fijan otra cosa, el ejercicio social terminará el 31 de diciembre de cada año.

Efectos de la fijación del ejercicio social

Obviamente, el primer efecto y el más importante de la determinación de las fechas de comienzo y cierre del ejercicio social es que fija el periodo en el que vamos a cerrar la contabilidad y, por tanto, vamos a ver los resultados de pérdidas o ganancias.

Además, la fecha de cierre del ejercicio determina los plazos para realizar trámites obligatorios y cumplimiento de obligaciones legalmente prevista.

Las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado deben formularse, por los administradores de la sociedad, en un plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio social.

Si se nombran auditores de cuentas por la junta general debe hacerse antes del cierre del ejercicio social.

Todos los años la sociedad debe reunir a sus socios en la denominada junta general ordinaria (art. 164 de la Ley de Sociedades) para aprobar las cuentas y decidir el destino del resultado contable; esta reunión debe celebrarse en un plazo no superior a seis meses desde el cierre del ejercicio.

Dentro del mes siguiente a la junta general apruebe las cuentas anuales, el informe de gestión y la distribución de resultados se ha de realizar el depósito de cuentas en el Registro Mercantil.

El incumplimiento de estos plazos podría dar lugar a una sanción pecuniaria impuesta por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de cuentas y, en todo caso, va a suponer el bloqueo de la sociedad en el Registro Mercantil que no podrá inscribir nada mientras no cumpla las obligaciones registrales, aunque sea fuera de plazo.

Según el art. 333 del Reglamento del Registro Mercantil (RD 1784/1996, de 19 de julio) los libros obligatorios deben presentarse, para su legalización, en el plazo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

En cuanto a aspectos fiscales, aunque impuestos como el IVA no son afectados, ya que se liquidan en el año natural, la fecha de cierre del ejercicio social si que afecta al Impuesto de Sociedades.

La presentación de la declaración del Impuesto de Sociedades debe realizarse dentro 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre del ejercicio.

También afectará a la autoliquidación de los pagos a cuenta del impuesto de sociedades ya que, aunque se producen en tres momentos del año (abril, octubre y diciembre) pero su liquidación se realiza tomando en cuenta el último impuesto de sociedades presentado y aplicando un 18% al resultado del mismo; por ejemplo si el cierre contable determina presentar el impuesto de sociedades (como es lo más habitual) en julio el pago de abril será distinto de los otros dos y su aplicación al siguiente impuesto de sociedades también dependerá de estas fechas (aunque se puede optar por aplicar un porcentaje variable de los resultados en curso, lo que llega a ser obligatorio para grandes empresas).