Documentos comerciales

Las transacciones entre empresas y profesionales quedan registradas, en sus múltiples variantes, en los documentos comerciales (también conocidos como documentos mercantiles); estos títulos y comprobantes dejan constancia de los aspectos relativos a dichas operaciones, de conformidad con las leyes aplicables.

¿Qué son los documentos comerciales?

Se pueden definir los documentos comerciales como todo el compendio de comprobantes que recogen las operaciones mercantiles entre profesionales y/o sociedades, de acuerdo con la ley y con los usos y costumbres propios del mundo de los negocios.

La importancia de los documentos comerciales se entiende analizando los siguientes aspectos:

• Estos documentos delimitan las responsabilidades jurídicas entre las partes intervinientes, definiendo al mismo tiempo sus derechos y sus obligaciones legales.
• En consecuencia, actúan como medio de prueba para justificar dichas transacciones.
• Su mera existencia conlleva la contabilización de las mencionadas operaciones.
• También permiten la conciliación entre las operaciones mercantiles y los asientos contables.

¿Qué tipos de documentos comerciales existen?

Los documentos comerciales se pueden clasificar atendiendo a tres criterios esenciales: la vinculación, la legitimación o el contenido.

Según la vinculación de los intervinientes, los documentos comerciales son:

• Negociables. Son los documentos que representan una promesa de pago (cheques, letras de cambio, pagarés, facturas cambiarias…).
• No negociables. Son los que sirven de mero soporte para la transacción, y no contienen vinculación directa de pago (facturas, pedidos, notas de crédito, presupuestos…).

Según la legitimación jurídica, los documentos comerciales se dividen en:

• Públicos. Las partes suscriben sus acuerdos ante un notario o ante funcionarios judiciales, que legitiman y dan fe pública de dichos acuerdos.
• Privados. Los acuerdos se suscriben directamente entre las partes, sin la presencia de ningún interviniente adicional que tenga que dar fe de ninguno de sus términos.

Y según el contenido, los documentos comerciales pueden ser:

• Informativos. Son los que brindan datos relativos a las mercancías, tales como las condiciones de pago, el precio o su estado.
• De soporte. Son lo que se emplean para probar la realización de una transacción mercantil, y para ejecutar o respaldar una obligación de pago.

¿Qué características tienen los documentos comerciales?

La presencia de la mayoría de los datos que contienen estos documentos se atribuye más a la costumbre que a la legislación, aunque cada tipo de documento tenga sus propias particularidades contempladas en las distintas leyes que rigen el comercio.

Datos generales

• Nombre del documento.
• Fecha y lugar de su emisión.
• Identificador único del documento.
• Identificación de las partes que intervienen en la transacción a la que se refiere del documento.
• Cantidades monetarias (tanto en cifras como en letras).
• Concepto detallado de la transacción mercantil a la que se refiere.
• Firmas de las partes autorizando la operación.

Datos particulares

• Fecha de vencimiento (de una factura).
• Fecha de validez (de un presupuesto).
• Indicador del tamaño del documento (de contratos con muchas páginas).

8 clases de documentos comerciales

1. Cheque

El cheque es una simple orden de pago que alguien libra contra un banco; el librador cuenta con unos fondos depositados a su orden en la cuenta bancaria.

2. Letra de cambio

La letra de cambio es una orden incondicional de pago que extiende el deudor para pagar una cantidad de dinero en una fecha concreta a un beneficiario (acreedor).

3. Pagaré

El pagaré es una orden privada de pago, por la cual una persona o entidad adquiere el compromiso de pagar una cantidad a la otra parte, en una fecha y un lugar fijados previamente.

4. Pedido de compra

El pedido de compra es el documento mediante el cual una entidad formaliza una solicitud de suministro a otra, no vinculando a las partes de ninguna forma (ni al solicitante a pagarlo ni al proveedor a servirlo) salvo que esté formalmente firmado y aceptado por vendedor y comprador.

5. Albarán

En el albarán, el vendedor plasma todos los detalles de las mercaderías objeto de la transacción: descripción, cantidades, precios, fecha de entrega estimada y forma de pago. A diferencia del pedido de compra, el albarán conlleva un compromiso de entrega por parte del vendedor.

6. Nota de entrega

La nota de entrega sirve para que el comprador dé fe de la recepción de los bienes comercializados, plasmando así su conformidad y conllevando el derecho a cobro por parte del vendedor.

7. Factura

La factura es el documento que extiende el vendedor al comprador para justificar la transacción en su totalidad, dando por buenas las condiciones pactadas y haciendo al comprador responsable de su pago en dichos términos.

8. Nota de débito y de crédito

Son comunicaciones que se envían para notificar cargos o deducciones en cuenta por algún concepto justificado y recogido en las mismas.

Como se puede ver, si bien no todos los documentos comerciales cuentan con la misma relevancia en las transacciones mercantiles, todos tienen un porqué y un ámbito de aplicación. Cada clase de documento comercial refrenda una parte de la operación y vincula en mayor o menor medida a los intervinientes en un negocio.