Es común emplear los términos administración y gestión como sinónimos cuando, en realidad, no designan exactamente los mismos conjuntos de acciones. La administración tiene que ver más con la planificación, mientras que la gestión implica pasar a la acción. Vamos a ahondar en lo que caracteriza y diferencia a los conceptos de administrar y gestionar.
¿Qué es administrar?
El concepto de administración tiene más similitudes con el de planificación. Cuando se dice que alguien administra algo, suele indicar que esa persona está organizando los recursos necesarios para acometer una tarea o proyecto concreto.
La administración es un proceso que abarca varias etapas relacionadas con la planificación de los recursos, y donde se diseñan acciones concretas para que, posteriormente, puedan conseguirse los objetivos previstos. Estas acciones no son ejecutadas en la fase de administración sino en la fase de gestión.
Significado y objetivo de administrar
En el ámbito de la empresa, administrar significa formular planes de actuación, contando con los recursos humanos y materiales de los que se dispongan y trazando los objetivos que se desean alcanzar. La administración, esencialmente, se centra en la creación de políticas y estrategias que deberán seguirse en fases subsiguientes, precisamente para que puedan alcanzarse tales objetivos.
Para llevar a cabo las tareas de administración se requiere conocer profundamente los recursos disponibles y asignarlos de la mejor forma posible para que se logren los objetivos previstos, al mismo tiempo que se controlan los costes que implica la utilización de dichos recursos.
La tarea del administrador
Las personas que se suelen ocupar de las labores de administración son las que ocupan los puestos más altos en el organigrama empresarial: el personal de Alta Dirección. El rol que desempeñan los directivos en las empresas es la toma de decisiones y la definición del rumbo estratégico global de la compañía.
En otras palabras: los administradores de una sociedad o un negocio son personas en cuyas manos recae la responsabilidad de organizar los recursos de la empresa, estudiar y fijar los resultados de negocio deseados, elaborar planes de actuación para el personal y definir las políticas que se seguirán en la organización.
¿Qué es gestionar?
Por su parte, el concepto de gestión implica dar un paso más, es decir, llevar a cabo acciones específicas que respondan a la planificación previa para que todo aquello que haya sido organizado con anterioridad tome cuerpo y se haga realidad. Gestionar implica pasar a la acción en el ámbito táctico, creando y subdividiendo tareas para que se logren los objetivos definidos.
La gestión está muy vinculada al funcionamiento, las técnicas y el aprovechamiento de los recursos. Como hemos dicho, gestionar implica moverse en un entorno totalmente táctico: mientras que administrar responde al “qué”, gestionar responde al “cómo”.
Significado y objetivo de gestionar
El propósito de una buena gestión siempre es perseguir la máxima eficiencia posible en los procesos, esto es: ser capaces de hacer más con menos. O, lo que es lo mismo, lograr los objetivos establecidos por la administración haciendo un uso racional de los recursos puestos a disposición de los gestores.
En un entorno empresarial, el significado de gestionar es similar al de “poner en práctica”: es un paso intermedio entre las estrategias y las operaciones. O, dicho de otra forma, establecer cómo la organización va a aprovechar los recursos disponibles para llevar a cabo el plan previsto por los administradores.
La tarea del gestor
Las personas que suelen encargarse de las labores de gestión son los mandos intermedios de la empresa, es decir, quienes forman parte del grupo ejecutivo de la organización. Son unos profesionales que ocupan un lugar intermedio en el organigrama, mediando entre el personal de Alta Dirección y los empleados.
Es competencia de los gestores decidir quién hará qué, es decir, asignar personal a las tareas. Unas tareas que habrán de ser estudiadas con un nivel de detalle mucho mayor que el de los administradores. Cada gestor deberá proporcionar a su equipo de trabajo las herramientas necesarias para que desarrollen las tareas asignadas.
Diferencias entre administrar y gestionar
Como hemos explicado en los apartados anteriores, las diferencias esenciales entre administrar y gestionar están en:
- La naturaleza de las tareas que se llevan a cabo: la administración organiza, define y planifica, y la gestión pone en práctica y utiliza y asigna recursos.
- El perfil de los profesionales de uno u otro ámbito: los administradores están en la cúspide de la organización, mientras que los gestores son mandos intermedios.
- El nivel de detalle de las tareas: la administración define a grandes rasgos los objetivos y las tareas, y la gestión subdivide las tareas genéricas en labores más concisas.
Aunque sea frecuente encontrar un uso indistinto de los conceptos “gestionar” y “administrar” por sus similitudes semánticas, hemos visto sus diferencias en el ámbito de la empresa. Lo que está claro es que ambos conjuntos de tareas se dan la mano y se complementan entre sí.
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