Diagrama de afinidad

El diagrama de afinidad es un método de análisis para clasificar y presentar ordenadamente información sobre un asunto o problema que estaba disperso.

Lo creó el antropólogo japonés Kawakita Jiro en los años 60 del pasado Siglo, por eso se llama también Método KJ o Team Kawakita Jiro (TKJ).

Está encuadrado entre las siete herramientas básicas de la calidad, con el Diagrama Causa-Efecto, el de Flujo, las Hojas de Verificación, los Diagramas de Dispersión, el de Pareto, los Histogramas y el Diagrama de Control.

Como veremos, las ideas a presentar ordenadas suelen surgir de una reunión de personas que se ocupan de analizar el problema o asunto, generalmente en una reunión de tormenta de ideas.

Cuando se debe utilizar

Para poder entender un problema difícil o complejo.

Normalmente se trata de problemas que afectan a una pluralidad de personas y es conveniente que todos participen, como equipo de trabajo, en su planteamiento.

Es muy conveniente cuando la información sobre ese problema no esté bien organizada.

También sirve para escoger las ideas y análisis más importantes o claves entre varias que se puedan presentar.

El Método KJ no resuelve el problema, solo da un análisis mucho más completo lo que, sin embargo, es un principio para poder encontrar su solución.

Vamos a verlo paso a paso.

Planteamiento del problema

Normalmente será la Dirección de la empresa la que decida y fije cual es el problema a analizar y, asimismo, la que elija un sistema de trabajo en equipo para tal análisis, en principio a través de una lluvia de ideas.

Se suele tratar de un problema de la rutina diaria.

Selección del equipo de trabajo adecuado

Lo ideal es que se reúnan entre cuatro y ocho personas, deben participar personas de todos los ámbitos y categorías donde existe el problema.

Se les convocará fijando día, hora y lugar para la reunión y con información del tema a tratar para que vayan realizando sus análisis personales.

Trabajo individual

Comenzada la reunión, que estará dirigida por un coordinador, se entregarán a todos los asistentes tarjetas del tamaño adecuado o post-it.

Cada asistente escribirá las ideas que tiene sobre las causas del problema a analizar, cada idea se escribirá en un papel diferente.

Se dedica a ésto un tiempo adecuado (unos diez minutos, por ejemplo) y se trata de agotar el mayor número de ideas posible.

En esta fase los partícipes no deben hablar entre ellos ni discutir o criticar a los otros.

Trabajo grupal

Consiste en ordenar y estratificar todas las ideas planteadas por escrito en grupos afines.

Cada participante expone sus ideas a los demás.

Se deberán agrupar ideas afines o similares para colocarlas en un mismo grupo.

Además éste es el momento de aclarar ideas poco precisas, con la ayuda de todos, y mejorar su redacción.

Se superponen las ideas que expresen exactamente lo mismo pero con otras palabras, sin eliminar ningún papel.

Crear un título jerárquico superior para cada agrupación

Ya hemos agrupado las ideas por grupos afines (por sección, área, responsable o estrategia comunes que le den una misma identidad a todas).

Entre todos se creará un título para cada agrupación de ideas.

Si existen ideas que no pertenezcan a ningún grupo se podrá crear un grupo de varios.

Si en este paso aparecen nuevas ideas se crearán nuevas tarjetas con ellas.

Para terminar se quitarán las ideas que no tengan relación con el problema.

Dibujar el diagrama de afinidad

Consiste en preparar todo el trabajo que se ha hecho hasta ahora para su presentación y que sea útil a la persona que debe buscar solución al problema.

Se realizará en un papel grande o una pizarra o en la pared: se crea un esquema orientado verticalmente con los grupos de ideas, sus títulos arriba y, en ellos, se pegarán las tarjetas o post-it agrupados cada uno en su grupo.

Se pueden hacer grupos de grupos de ideas e, incluso, se podrían crear más niveles si fuera necesario.