Despacho

El término despacho tiene dos acepciones diferentes según el ámbito en el que se utilice. En el caso del derecho administrativo, se llama así tanto al acto de facilitar expedientes e informes como al área encargada de realizar dicha tarea. En lo que respecta a la administración de empresas y el ámbito profesional, se trata del espacio físico de trabajo del personal jerárquico y profesional.

Definición del término

El sentido de la palabra despacho depende del contexto en que esta sea utilizada. Por ejemplo, en el ámbito profesional, los despachos son grupos de dos o más profesionales que se organizan para prestar sus servicios y compartir recursos. En el caso de las áreas de almacenamiento y logística, el despacho supone el acto de enviar mercaderías y bienes de un lugar a otro.

Según algunos autores, en el ámbito del derecho administrativo existen ciertas responsabilidades en lo que respecta al trámite y la diligencia de los documentos que requieren de aprobación formal y firma de superiores. En estos casos el despacho, además, supone el registro, la publicación y el archivo de los actos administrativos realizados.

En el ámbito de la administración pública se llama así también a las oficinas de los altos magistrados, jueces y legisladores del poder judicial y legislativo; no necesariamente al espacio físico que estos ocupan, sino al cargo mismo. En este sentido, existe aún un remanente de la designación de los espacios públicos dispuestos para la realización de actividades formales, pero dicho significado es marginal y comúnmente ya no se percibe a partir de este léxico particular.

Despacho profesional

Se llama despacho profesional al trabajo conjunto de un grupo de profesionales, así como también —aunque no necesariamente— al espacio físico que utilizan para llevar adelante su actividad. En la práctica, el despacho es una organización cuyo principal objetivo es la prestación de servicios de distinta índole, pero no realiza una actividad comercial en sentido estricto: esto es, por lo general no dispone de un área de ventas o un servicio de atención al cliente.

Este tipo de actividad se organiza en el ejercicio de una o más prácticas profesionales. En efecto, existen despachos jurídicos, contables, de arquitectura, etc., pero pueden también incluir combinaciones para aumentar su área de influencia y volver más rentables. Y si bien es cierto que habitualmente el término se utiliza con cierta ambigüedad, esta es una de las acepciones más extendidas sobre su significado.

Importancia del despacho

La necesidad de contar con despachos como oficinas individuales, áreas de trabajo y departamentos administrativos específicos es fundamental para cualquier actividad que requiera de la toma de decisiones: esto es especialmente cierto en el caso de las empresas y los estudios de jurídicos y contables.

Entre sus ventajas se encuentran:

• La capacidad de ofrecer atención personal a los clientes y de brindar privacidad en el caso de información sensible o confidencial.
• Permite resolver imprevistos y cuestiones urgentes de manera aislada, sin interferencias o interrupciones.
• Ofrece una imagen profesional y seria a los colaboradores, proveedores, clientes y demás agentes del sector.
• Permite la investigación, el análisis y la capacidad de organizar los esfuerzos y la coordinación interdepartamental.

Organización del despacho como ambiente de trabajo

Los tipos de despachos más conocidos son aquellos que los profesionales utilizan de manera diaria para desempeñar sus funciones; en este caso, las distinciones previas desaparecen y el término resulta un sinónimo de oficina —en tanto que destaca el valor del espacio de trabajo físico en detrimento de la circunstancia de trabajo en sí—. Sin embargo, esto sirve para enfocarse en su definición más habitual y se clasifican como individuales o colectivos:

Despacho individual

Hace referencia al despacho del que un solo profesional o empleado dispone para desenvolverse en su actividad. Es el tipo más conocido y supone cierta jerarquía dentro de la organización.

Despacho colectivo

Se trata de los espacios en los que se ubican las estaciones de trabajo de más de un empleado. En estos casos, los puestos que ocupan quienes se encuentran en esta situación son de la misma jerarquía o requieren, por el tipo de actividad, de un flujo constante de información entre las diferentes labores, por lo que es más eficiente —además de económico— la locación conjunta.

Despachos compartidos (coworking)

Si bien se puede pensar que estos espacios pueden estar incluidos en la categoría anterior, lo cierto es que los despachos de este tipo de diferencias de los espacios colectivos por dos motivos. En primer lugar, el espacio colectivo —y físico— pertenece a una misma empresa, mientras que en el coworking este bien puede no ser el caso, ya que esta modalidad nace como un rubro propio que ofrece, justamente, el espacio de trabajo para empresas y autónomos que no cuentan con uno propio.

El término despacho, al referirse a un espacio de trabajo definido más que a un espacio físico, permite incluir en su definición a toda actividad delimitada por una práctica específica: se puede hablar de una práctica profesional, administrativa o comercial particular independientemente del espacio físico efectivo que esta ocupe.