Departamento

Si acudimos al Diccionario de la Real Academia Española veremos los diferentes significados de la palabra departamento que son:

• Cada una de las partes en que se divide un territorio, un edificio, un vehículo, una caja, etc. En este sentido podríamos hablar también de compartimento.
• Un ministerio o ramo de la Administración pública; de hecho, en los Estados Unidos los ministerios se llaman departamentos.
• Zona que constituye la jurisdicción y mando de un capital general de la Marina.
• Los departamentos universitarios son unidades administrativas de la universidad que agrupan actividades de docencia y/o investigación y están formados por una o varias cátedras.
• Piso; en los países de América se utiliza la palabra departamento para las viviendas por pisos, aquí es España utilizamos la palabra apartamento o, directamente, piso.
• Provincia o demarcación administrativa en algunos países de América.
• Tienda por departamentos: se suele referir a los grandes almacenes.

Sin embargo, lo que nos interesa en este artículo es hablar de los departamentos de un negocio o empresa.

Una empresa de grandes dimensiones o, incluso, una mediana empresa, suelen tener sus diferentes departamentos diferenciados: diferenciados físicamente porque cada departamento tiene sus propias instalaciones y accesorios, su propia zona de trabajo o, incluso, a veces, su propia sede aparte, y diferenciados orgánicamente porque el personal que atiende las actividades de cada departamento está especializado en la labor profesional que desarrolla y se dedica, de manera exclusiva, a él.

Pero, en las pequeñas empresas familiares (o no) o, incluso, en las empresas unipersonales en las que el titular realiza todos los cometidos necesarios para el negocio, aunque no se puedan organizar por departamentos, por razones obvias, sigue existiendo y siendo útil el concepto de departamento.

Es cierto que el empresario unipersonal y sin trabajadores a su cargo debe realizar todos los cometidos personalmente, pero todos esos cometidos tienen naturalezas diferentes, requisitos, medios y conocimientos diferentes; incluso una persona sola debe diferenciar y compartimentar esas diferentes actividades.

Debe hacerlo porque cada departamento del negocio requiere unas aptitudes y medios diferentes y el empresario debe saber lo que puede hacer personalmente y lo que no puede hacer porque no está preparado, porque no tiene la información o medios necesarios o, simplemente, porque no le puede dedicar la atención y tiempo necesarios.

Para dar importancia a esas actividades del negocio que el empresario no puede atender personalmente acudirá a la externalización, es decir, a contratar los servicios profesionales de otros autónomos o sociedades que se dediquen al área que debe ser atendida.

A continuación, y de manera no exhaustiva porque cada negocio es un mundo, vamos a ver los principales departamentos que vamos a encontrar en cualquier negocio de producción y/o venta de bienes o servicios.

Departamento de dirección

Es el departamento más importante, desde una gran multinacional a una empresa unipersonal, lo primero que necesitamos es saber lo que estamos haciendo, cómo lo estamos haciendo, qué resultados está dando y, sobre todo, qué queremos hacer.

Esta parte de la actividad empresarial, en su contenido esencial, no puede ser externalizada porque nuestras decisiones las debemos tomar nosotros; se puede externalizar una asesoría que nos facilite información y orientación, pero la parte esencial deberemos realizarla personalmente.

Las funciones de dirección de empresa son:

• Planificar: Decidir que se va a hacer en el negocio, cuáles son los objetivos y por qué medios los vamos a conseguir.
• Organizar: Diferenciar y agrupar los distintos aspectos o actividades de la empresa y definir las relaciones entre cada departamento o parte de ella.
• Dirigir: Dar órdenes a los diferentes miembros del equipo.
• Coordinar: Obtener y organizar los recursos de la empresa, tanto económicos como de personal humano.
• Controlar: Comprobar que los resultados que se van obteniendo responden a nuestra planificación o, caso de no ser así, tomar las medidas necesarias para corregir los desvíos.

Departamento de Recursos Humanos

En el caso de que la empresa tenga trabajadores (tanto si tiene un único trabajador como si tiene varios miles) este departamento se encarga de gestionar todo lo relativo a dichos trabajadores; sus funciones van a ser:

• Incorporación de persona a la empresa desde su búsqueda y selección hasta su contratación.
• Formación y capacitación del personal.
• Pago de retribuciones, beneficios, prestaciones y demás aspectos que retribuyan al personal y busquen su mayor satisfacción.
• Seguimiento y liderazgo cuidando la mejor y mayor productividad de los trabajadores; aquí incluiremos su motivación.
• Organizar la actividad y las relaciones entre los trabajadores diseñando una política de Recursos Humanos. Se crearán equipos de trabajo.
• Custodiar y mantener al día la documentación relativa a los trabajadores.
• Ocuparse de incidencias administrativas como las bajas por enfermedad o maternidad, accidentes de trabajo, cargas familiares, etc.
• Control de horarios, asistencia, productividad, evaluación del personal.

Departamento de producción

Este es el departamento que los pequeños autónomos o empresas reducidas suelen atender personalmente porque suele ser su especialidad: si uno es panadero lo normal es que dedique su tiempo a hacer pan y si es mecánico lo normal es que la reparación de los vehículos la haga él personalmente.

Sin embargo, a veces aquí también se produce la externalización parcialmente; por ejemplo, si estamos compartiendo el uso de una maquinaria con otras empresas o si hay una parte de los bienes o servicios que producimos que no podemos elaborar porque no tenemos los medios necesarios, por ejemplo, una clínica veterinaria que no tiene los medios para realizar los análisis clínicos y envía las muestras a otra empresa para que los haga.

Departamento de marketing y ventas

Su función es potenciar al máximo la venta de nuestros bienes o servicios al precio más conveniente para nosotros.

Para ello deberemos diseñar estrategias de venta que deberán ser las propias y adecuadas de la idiosincrasia de cada tipo de negocio.

Este mundo de las ventas se ha revolucionado con la aparición de internet; una presencia adecuada en la nube, para lo que deberíamos contar con los servicios de especialistas en confección y posicionamiento de sitios web, es fundamental para vender hoy en día.

En todo caso, la labor de venta debe centrarse en lo que se han venido a denominar las cuatro Pes:

• Producto debemos conocer bien qué estamos vendiendo, sus cualidades y defectos.
• Precio fijar y aplicar el precio de venta teniendo en cuenta su coste de producción, el precio de mercado y los precios de la competencia.
• Plaza dónde vamos a vender el producto, con las características propias del sitio.
• Promoción medios para que nuestro producto sea conocido y solicitado por nuestros potenciales clientes.

Departamento de compras

Muy importante en cualquier negocio, el departamento de compras tiene como objetivo principal asegurar el suministro de mercaderías, materias primas, repuestos u otros productos necesarios para nuestra producción de bienes o servicios.

Por lo tanto, este departamento debe trabajar de manera muy estrecha con la gestión de almacén, u ocuparse directamente de dicha gestión.

Una buena gestión de compras, además de su función principal de que no falte lo necesario en la empresa, debe perseguir dos objetivos importantes: la calidad y el precio. A ellos debe dedicarse de manera continua e ininterrumpida.

La calidad es, muchas veces, fundamental. En la mayoría de los casos determina, a su vez, la calidad de nuestra producción.

Por ejemplo, un restaurante que compre buen pescado, buena carne, buenas hortalizas tendrá muchísimo más éxito con sus clientes.

Aunque no alcance tanta importancia la calidad sigue teniendo alguna importancia en todos los casos: si nos dedicamos a fabricar tornillos y compramos una materia prima (un metal) de mala calidad nuestros tornillos serán peores y se acabará notando en las ventas.

El precio contando con una calidad mínima, es importante conseguir el mejor precio posible, ya que ello es un factor determinante para la obtención de beneficios en nuestra empresa.

Para ello, lo primero será buscar en el mercado y comparar los distintos posibles proveedores; una vez conocido todo, negociar con el proveedor que hemos elegido intentando conseguir el mejor precio utilizando las armas de que disponemos: cantidad de compras, forma de pago, etc.

Departamento administrativo

Es el departamento que las pequeñas empresas más suelen subcontratar.

Cualquier empresa está obligada a cumplir sus obligaciones formales y de pago con la Administración Tributaria y con la Seguridad Social, en este último caso si tiene trabajadores a su cargo y, aunque no los tenga, deberá cotizar por el régimen de autónomos (RETA).

Para ello va a ser necesario llevar contabilidad, si es una sociedad contabilidad de sociedades, si está en estimación directa también la misma contabilidad y, en otros casos, una serie de libros de ingresos, gastos y otros. En casi todos los casos debe, además, llevar los registros de IVA.

Con ello presentará periódicamente sus autoliquidaciones y declaraciones fiscales, sus seguros sociales, etc.

Además, deberá tramitar otro tipo de licencias, pago de tasas, reclamaciones administrativas, etc.

Si tiene personal asalariado deberá hacer sus contratos, nóminas, seguros sociales y toda la gestión administrativa que, a cargo del departamento de recursos humanos, también necesita una infraestructura propia.