Debe y haber

Para poder operar en una contabilidad dentro de nuestro sistema contable, el primer concepto básico que debemos tener muy claro es que son, en qué consisten y para qué sirven el debe y el haber.

Aquí vamos a intentar explicarlo de la manera más clara posible.

La contabilidad por partida doble

Nuestro sistema contable de partida doble tiene su fundamento en la búsqueda de un equilibrio al imputar los movimientos contables.

Para ello utilizamos cuentas que representan realidades; pueden representar elementos (físicos o no) de nuestro patrimonio empresarial o deudas con terceros o aportaciones que hemos hecho y que son el origen de nuestro patrimonio o, por último, ingresos y gastos de nuestro negocio. Cada cuenta tiene un saldo que es el resultado de las operaciones contables que hemos hecho con esa cuenta.

Cuando contabilizamos cualquier movimiento económico lo que hacemos es registrar determinadas cantidades de dinero en determinadas cuentas (una o varias) que crecen o disminuyen al debe (que se suele colocar a la izquierda) y otras cantidades de dinero en una o varias cuentas que, con ello, crecen o disminuyen al haber (que suele ir a la derecha), siendo obligatorio que las cantidades de dinero registradas al debe sumen exactamente la misma cantidad que las registradas al haber. A esto lo llamamos asiento contable.

En nomenclatura contable una imputación de una cantidad al debe la llamamos cargo y la acción de imputar al debe la llamamos cargar y una imputación al haber la llamamos abono y la acción de imputar al haber la llamamos abonar.

Es muy importante insistir en que el asiento contable debe sumar exactamente las mismas cantidades económicas al debe y al haber, a esto lo llamamos cuadre del asiento y es imprescindible. Si todos los asientos están cuadrados la contabilidad está cuadrada.

¿Por qué todo esto?: todo registro de una operación que se contabiliza tiene un origen y un destino (es igual que el principio físico de que la energía ni se crea ni se destruye, se transforma); los cambios de valor en el saldo de una cuenta deben provocar siempre cambios de valor en otra u otras cuentas por una cantidad exactamente igual siendo el cambio de unas consecuencia del cambio de las otras y viceversa.

Por ejemplo, si vendemos un elemento de nuestro inmovilizado, una máquina que ya no necesitamos, le damos esa máquina a otra persona que, a cambio, nos da o, al menos, nos debe una cantidad de dinero que es su precio por lo que el asiento contable consistirá en ir a la cuenta contable que representa esa máquina y eliminar su saldo y, a cambio, ir a nuestra cuenta de tesorería o de deudores e imputar la cantidad de dinero que hemos conseguido a cambio. Como este asiento debe estar cuadrado, si el precio que nos dan por esa máquina es diferente (superior o inferior) del valor por el que damos de baja dicha máquina debemos imputar la diferencia, en el mismo asiento, a una cuenta de ingreso o de gasto que nos producirá, como veremos a continuación, una pérdida o una ganancia patrimonial.

Cuentas patrimoniales y cuentas de ingresos y gastos

A los efectos de lo que estamos hablando, existen dos tipos de cuentas totalmente diferentes:

• Por un lado, están las cuentas que vamos a llamar patrimoniales que son las que aparecerán en nuestro balance de situación.
• Por otro, están las cuentas de ingresos y gastos que son las que aparecerán en nuestra cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Cuentas del Balance

Como hemos dicho, estas cuentas representan lo que tenemos y lo que debemos. Como vamos a ver, hay cuentas acreedoras, que crecen al debe y cuentas deudoras que crecen al haber.

A su vez se agrupan en tres tipos de cuentas:

• Cuentas de activo: representan los bienes y derechos que tenemos para poder realizar nuestras actividades productivas de bienes y servicios, a su vez se dividen en:
  • Activo material, inmaterial y financiero según sean “cosas” tangibles y que se pueden tocar (activo material) como una máquina o un local o piso; cosas que no se pueden tocar (activo inmaterial) como una patente o una marca comercial o, por último, cantidades de dinero (activo financiero) que existan en nuestra tesorería o en títulos que representen dinero.
  • Activo fijo (o no corriente) y activo circulante (o corriente): El activo no corriente son bienes y derechos que van a darnos servicio a la actividad durante varios años mientras que el activo no corriente son bienes, derechos o cantidades económicas que utilizamos en el día a día, por ejemplo, las mercancías que tenemos para vender.

Por definición las cuentas de activo son cuentas deudoras lo que significa que su saldo es positivo y crece al debe y es negativo y disminuye al haber, salvo casos especiales que lo que hacen es disminuir o aumentar el valor de otras cuentas de activo.

• Cuentas de pasivo: son las que representan las deudas y obligaciones contraídas con tercero que son el origen de los recursos con los que hemos conseguido las cuentas de activo; al igual que en el caso anterior, pueden ser pasivo corriente o no corriente según estas deudas u obligaciones tengan vencimientos superiores al año corriente o no.

Por definición las cuentas de pasivo son cuentas acreedoras lo que significa que su valor es positivo y crece con el haber y es negativo y disminuye con el debe, salvo casos especiales que modifican el valor de otras cuentas de pasivo.

• Cuentas de neto patrimonial: son lo que llamamos fondos propios y representan el origen de recursos que no debemos a terceros porque los hemos aportado los dueños del negocio.

Las cuentas de neto patrimonial también son cuentas acreedoras y funcionan, en este sentido, igual que las de pasivo.

Con todas estas cuentas vamos a confeccionar, al cierre del ejercicio, el balance de situación en el que ya no utilizamos el haber y el debe sino el activo y pasivo que no son lo mismo.

En el activo los saldos deudores (al debe) aparecen como positivos y los acreedores (al haber) como negativos y en el pasivo al revés, los acreedores como positivos y los deudores como negativos.

Cosa diferente es el balance de comprobación de sumas y saldos que no tiene valor jurídico y sirve para comprobar la corrección en la llevanza de nuestras cuentas, en él los saldos sí aparecen al haber y al debe.

Cuentas de ingresos y gastos

Estas cuentas operan de manera totalmente diferente a las anteriores. Su saldo significa lo que hemos ingresado o gastado hasta ese momento por el concepto que representan.

Las Cuentas de Gasto [del grupo (6)] son cuentas deudoras y los gastos que imputamos en ellas van siempre al debe.

Las Cuentas de Ingreso [del grupo (7)] son cuentas acreedoras y los ingresos que computamos en ellas van siempre al haber.

Al final del ejercicio estas cuentas se saldan (desaparecen) en un asiento que llamamos de Pérdidas y Ganancias que, como debe estar cuadrado, terminará con la imputación de la diferencia entre unas al debe y otras al haber en la cuenta de pérdidas y ganancias cuyo saldo, si es al debe, significa que tenemos pérdidas y si es al haber significa que tenemos beneficios.

La contabilidad es un reflejo

Por último, nos gustaría explicar algo que parece una paradoja, pero no lo es.

Si la cuenta de tesorería y, en concreto, la de banco es una cuenta de activo circulante y, por tanto, deudora que crece al debe y decrece al haber, ¿por qué el banco en sus comunicaciones nos dice, cuando le debemos dinero, que el saldo es deudor y cuando tenemos cantidades positivas que es acreedor?, ¿no debería ser al revés?.

Pues no porque el banco nos está contando la realidad desde su punto de vista y las cantidades positivas que, para nosotros se contabilizan al debe para él son cantidades negativas que se contabilizan al haber y viceversa.

La persona que se relaciona, económicamente, con nosotros también lleva su propia contabilidad y, como es lógico, lo que para nosotros es positivo para ella es negativo y al revés.