Cuentas contables

La contabilidad es un lenguaje.

En el lenguaje humano encontramos las palabras, que son su unidad básica. Las palabras son, aquí, un significante que nos comunican un significado.

Sin embargo, las palabras por sí solas no son suficientes para configurar una lengua, necesitan una estructura y unas reglas. Si nos limitamos a decir palabras sin ton ni son no tenemos un lenguaje y, por lo tanto, no estamos comunicando nada, porque el propósito que tiene la existencia del lenguaje es comunicar, de unas personas a otras, realidades e ideas.

Lo mismo sucede con la música: en Occidente la música tiene, como unidades básicas, las notas (do, re mí, …), cada nota representa una altura de sonido, pero debe encontrarse en una estructura y con unas reglas para funcionar como lenguaje, es lo que se llama sistema temperado (o sistema tonal).

Tanto en el lenguaje humano, con sus distintos idiomas, como en el musical sus unidades básicas (las palabras y las notas) y su estructura y reglas no han sido inventadas por una persona en un momento dado, han ido apareciendo a lo largo del tiempo durante miles de años.

Con la contabilidad pasa exactamente lo mismo. Como unidad básica tiene las cuentas que, al igual que las palabras y las notas, son significantes, es decir, nos comunican “algo”.

Ese “algo” (su significado) representará una realidad de muy distintos tipos que, por ejemplo, puede ser:

• Un bien material, como una mercancía para vender, un coche, un edificio.
• Un bien inmaterial, como una marca comercial o un método de producción.
• Una realidad económica como el dinero o los títulos.
• Unos derechos y obligaciones que tienen los propietarios del negocio sobre el negocio como el capital que le han aportado o los beneficios que se van a distribuir (o no) o sus pérdidas.
• Unos derechos sobre otros que nos deben dinero por la razón que sea, porque se lo hemos prestado, porque nos deben una factura, por devolución de impuestos, etc.
• Unos derechos que tienen otros sobre nuestro negocio a los que debemos dinero por lo que sea, porque nos lo han prestado, porque nos han girado una factura, por impuestos, por sus nóminas, etc.
• Nuestros ingresos.
• Nuestros gastos, tanto los del día a día como los periodificados (amortizaciones).
• Los riesgos que corre nuestro patrimonio y nuestras expectativas: las previsiones y provisiones.
• Las cuentas de orden, que no tienen contenido económico directo, sino que solo nos informan de realidades.
• Por último, existen cuentas que no significan nada por sí solas porque lo que hacen es complementar y corregir otras cuentas (serían como un adjetivo en el lenguaje humano): por ejemplo, la cuenta de amortización acumulada de un bien sirve para disminuir el valor contable de ese bien restándole su saldo al de su cuenta principal.

El cuadro de cuentas

Como hemos dicho, las cuentas contables no han sido inventadas por una persona que, en un momento dado, se ha sentado para hacerlo, sino que han ido apareciendo durante, al menos, los últimos mil años en los negocios de occidente.

Al igual que con las palabras del idioma español existe una normativa y una institución que la regula, la Real Academia Española, que nos dice cuáles son las palabras en uso, para las cuentas contables también existe una normativa (en este caso internacional, europea y española) y una institución que la vigila, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

La normativa se recoge en el Plan General de Contabilidad (PGC) que, en España, está fijado por el RD 1514/2007, de 16 de noviembre además de otros planes específicos como el aprobado para las PYMES y pequeñas empresas (RD 1515/2007, de 16 de noviembre).

El PGC, además de establecer cómo debemos realizar la contabilidad y, por lo tanto, cómo debemos utilizar las cuentas, también publica un cuadro de cuentas donde fija cada una con su significado concreto y con sus propias normas de uso.

Estas cuentas del cuadro se configuran con tres guarismos numéricos que están diseñados de manera lógica: el primer guarismo es el grupo al que pertenece la cuenta, el segundo el subgrupo y el tercero ya define la cuenta en sí. Así la cuenta de Banco (572) comienza por (5) porque es una cuenta financiera, añade (57) porque es una cuenta de tesorería y ya termina (572) para designar, específicamente, al banco.

En los actuales programas informáticos de contabilidad tenemos la posibilidad de consultar los saldos de las cuentas a distintos niveles, lo que tiene su utilidad.

Los grupos generales de cuentas (el primer guarismo) que establece el PGC son:

1. Financiación básica.
2. Inmovilizado.
3. Existencias.
4. Acreedores y deudores por operaciones de tráfico.
5. Cuentas financieras.
6. Compras y gastos.
7. Ventas e ingresos.
8. Gastos imputados al patrimonio neto.
9. Ingresos imputados al patrimonio neto.

A partir de estas cuentas nosotros podemos crear subcuentas añadiendo guarismos para ampliar y delimitar la información: por ejemplo a la cuenta (572) de bancos podemos crear la subcuenta (5720000001) para nuestra cuenta en el Banco de Santander y la (5720000002) para nuestra cuenta en el BBVA y, así, sucesivamente.

Tipos de cuentas contables

Las cuentas son utilizadas para realizar asientos contables en los que se les suma o resta una cantidad de dinero por cada operación en la que hacemos un registro y, al final, cada cuenta aparece con un saldo que es el resultado de sumar y restar esos registros.

Esas entradas y salidas de dinero en cada cuenta se realizan en dos “lados” del asiento a los que llamamos Debe y Haber; a las entradas al Debe las llamamos cargos y a las entradas al Haber las llamamos abonos.

Por ello, si vamos imputando a lo largo del tiempo en una cuenta cantidades al Debe y al Haber la cuenta tendrá un saldo que será cero (si suman lo mismo el Debe y el Haber) o será un saldo al Debe (deudor) o al Haber (acreedor) que resulta de la diferencia entre los movimientos de los dos.

Como consecuencia de ello, la clasificación fundamental de las cuentas contables es:

• Cuentas deudoras, las que crecen al Debe y disminuyen al Haber.
• Cuentas acreedoras, que crecen al Haber y disminuyen al Debe.

Otra clasificación importante es la distinción entre cuentas de activo, de neto patrimonial, de pasivo y de ingresos y gastos; esta la explicaremos en el punto siguiente.

El balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias

Al final del ejercicio contable tenemos unas cuentas que figuran, cada una de ellas, con un saldo Deudor, Acreedor o cero, según las podemos ver en su libro mayor (que es un resumen de cada cuenta una por una) y en el balance de situación de sumas y saldos (donde aparecen sus saldos al Haber y al Debe).

Lo primero que hacemos cuando termina el año es confeccionar la cuenta de pérdidas y ganancias, para ello realizaremos un asiento en el que saldaremos todas las cuentas de ingresos y gastos: los ingresos [cuentas del grupo (7)] se han ido contabilizando al Haber porque son cuentas acreedoras y los gastos [del grupo (6)] al Debe porque son deudoras, ahora imputaremos todos sus saldos al revés de manera que queden todas con saldo cero y la diferencia se incluye en la cuenta de Resultados del ejercicio (129) que, si tiene saldo deudor significa que hemos tenido pérdidas y si es acreedor hemos tenido beneficios.

Hecho esto, confeccionaremos el balance de situación. En el balance de situación los saldos de las cuentas ya no están al Haber o al Debe, sino que son positivos o negativos de modo que las cuentas deudoras con saldo deudor aparecen con saldo positivo y con saldo acreedor negativo (que en contabilidad se escribe con la cifra entre paréntesis y no con el signo menos) y las cuentas acreedoras al revés: positivo al haber y negativo al debe.

Este balance de situación está dividido en dos partes:

• Por un lado, el activo, que a su vez se divide en activo corriente y no corriente.
• Por otro encontramos dos grupos de cuentas:
• El neto patrimonial
• El pasivo que también se divide en pasivo corriente y no corriente.

Es importante saber que cada cuenta tiene su lugar concreto asignado dentro de estas partes del balance y que las cuentas de activo son deudoras y las de pasivo y neto patrimonial acreedoras.