Cuadro de ventas

Un cuadro de ventas es una herramienta gráfica del ámbito de la contabilidad y la administración de empresas que permite llevar un control minucioso sobre la actividad comercial y producir informes precisos en cuanto al desempeño de las ventas y del área comercial en general.

Características del término

El área de ventas es una de las más importantes dentro de cualquier empresa; no solo le corresponde mantener un volumen de ventas alto, sino también manejar la relación con los clientes y ofrecer distintos servicios como evaluaciones de desempeño y facturación. Asimismo, le corresponde estudiar las facultades de los vendedores y evaluar la implementación de las estrategias comerciales.

Todo ello requiere de la recolección de datos fehacientes y su procesamiento para encontrar patrones, cotejar volúmenes y en términos generales estudiar el desempeño del sector de ventas. Si bien los cuadros de ventas son instrumentos de análisis fundamentales, requieren de una supervisión puntual para que no se produzcan errores en la recopilación de datos ni tampoco durante su procesamiento.

Actualmente se utilizan programas automatizados de recolección de datos para que los ejecutivos de venta y vendedores no deban dedicar gran parte de su tiempo a este tipo de tareas: se debe poder confiar en la información contenida en el cuadro para luego elaborar las estrategias comerciales y decisiones tácticas de la empresa.

Crecimiento empresarial

En el ámbito empresarial, los cuadros de ventas tienen la función de ofrecer previsibilidad y le permiten a la empresa contar con un reporte actualizado del capital del que dispone y de la situación del mercado. Esto permite tomar decisiones con la última información disponible y anticiparse a los factores de influencia externos a la organización. El cuadro de ventas se realiza con intervalos muy cortos de tiempo, ya que incorpora los últimos datos actualizados.

En efecto, puede observarse el desempeño real de una determinada estrategia para un determinado periodo, y puede verificarse el avance o crecimiento de manera más precisa. Es por ello que los cuadros de ventas son indicadores muy fiables sobre el estado de la actividad comercial, y su periodicidad otorga la capacidad de tomar decisiones tácticas en tiempo real en función del contexto global y la competencia y volver más eficientes las operaciones.

Tipos de cuadros de ventas

Según el tipo de información que contenga y el objetivo que el cuadro busque convenir, estos se clasifican en tres categorías bien diferenciadas. Su implementación regular permite a gerentes, directores y agentes realizar ajustes a las estrategias de la empresa:

Resúmenes de venta

Son de naturaleza descriptiva y se enfocan en la progresión de las ventas a lo largo del tiempo —o para un determinado periodo—. Se busca conocer los niveles de ventas, el crecimiento mensual y la proporción que este último representa sobre el total del crecimiento para el periodo en cuestión.

Balance de egresos e ingresos

Disponen de una comparativa entre las ganancias y las pérdidas sufridas durante un determinado periodo. En esta clase de cuadros priman las cotizaciones realizadas, los resultados obtenidos y el balance anual.

Informe del sector

En este caso, se trata de un análisis detallado sobre el estado del mercado, la situación de la empresa y las oportunidades disponibles. Deben constar los nombres y contactos de competidores, clientes y proveedores.

Cuadros de ventas más habituales

Al tratarse de plantillas que se utilizan en Microsoft Excel y LibreOffice Calc, existen ciertos modelos consolidados y plataformas que se utilizan con distintos objetivos.

Cuadro semanal por vendedor

En este constan los ingresos semanales por ventas y por vendedor, lo que permite observar el contraste entre los objetivos planteados y los efectivamente alcanzados.

Cuadro de llamadas

En este se observa el rendimiento de los ejecutivos de ventas en contraste con los días en los que estos se contactan con sus clientes. De esta manera se pueden conocer los días y horarios más prometedores para hacerlo.

Cuadro de venta de productos

En este caso, el cuadro registra un detalle con el índice de consumo de la empresa y de los productos vendidos; se pueden observar la descripción de cada producto, las cantidades vendidas y otros datos de identificación de la operación. Se dispone del reporte de ventas diarias, semanales y mensuales con el objetivo de tasar el rendimiento en función de cada periodo y encontrar patrones.

Cuadros personalizados

Por último, los informes personalizados se utilizan para profundizar en el análisis y procesar información con objetivos específicos en función de la actividad particular de la empresa. Por la naturaleza de los programas de hojas de cálculo, pueden diseñarse cuadros de ventas según variables tales como:

• Valor medio de las transacciones
• Tiempo de ejecución
• Costo de adquisición de clientes
• Desempeño individual de los ejecutivos de venta

El cuadro de ventas es un instrumento fundamental para el procesamiento de datos comerciales y la toma de decisiones en el ámbito empresarial. Supone la recolección fiel de datos y su disposición en cuadros de doble entrada, gráficos y otras asistencias visuales para el desarrollo de estrategias comerciales.