Cronograma

Un cronograma es una herramienta de la administración y gestión de tareas que se utiliza para pormenorizar las distintas etapas, actividades y tiempos involucrados en procesos de todo tipo. En actividades de producción complejas a gran escala, los cronogramas se automatizan para reducir la probabilidad de error y optimizar el rendimiento general de los procesos.

Definición del concepto

En esencia, los cronogramas son herramientas de gestión muy utilizadas en la administración empresarial. Se utilizan con el objetivo de anticipar los requerimientos para la producción y las operaciones diarias, los movimientos de dinero, el cumplimiento de las obligaciones financieras y tributarias, entre muchas otras cosas. Al tratarse de sistemas de organización cuyas variables pueden ser modificadas en función de la actividad particular en la que se implementen, son muy versátiles y prácticamente obligatorios en la mayoría de las actividades, incluso las individuales.

Los cronogramas incorporan la variable del tiempo como un factor fundamental a considerar para establecer plazos de ejecución y las duraciones de los proyectos. Esto incluye la fecha de inicio, de cada tarea y la fecha de finalización. De esta manera se consigue organizar los esfuerzos de manera de que no se produzcan redundancias ni desperdicio. Actualmente estos se encuentran automatizados e incorporados a la mayoría de los softwares del mercado, aunque por lo general, cuando se trata de empresas y proyectos de envergadura, estos se personalizan en función de la actividad.

Suelen incluir:

• Tareas.
• Fechas, plazos y periodos.
• Recursos y movimientos de materiales.
• Responsabilidades y relaciones con otros proyectos o áreas de ejecución.

Elaborar un cronograma eficaz

Para elaborar un cronograma con los parámetros adecuados deben seguirse varias etapas, cada una de ellas configuradas de acuerdo a un enfoque en particular.

Establecer las actividades a realizar

Lo primero que hay que hacer es un relevamiento de las tareas que deben incorporarse a la matriz organizativa del cronograma. Esto se hace primero para evitar redundancias y el tratamiento de actividades que corran el riesgo de ser suprimidas por no considerarse necesarias. Por lo general esta etapa queda a cargo de las personas que se encargan de repartir los recursos y coordinar el funcionamiento global de la organización o proyecto.

Establecer relaciones entre las actividades

Consiste en el desglose cualitativo de las actividades para encontrar los límites de estas con otras operaciones y descubrir si existen dependencias entre ellas. Esto permite aprovechar los recursos disponibles. Por ejemplo, en el caso de tareas que dependen de la finalización de otras, que deban realizarse de manera simultánea o que no deban superponerse.

Establecer plazos y tiempos de ejecución

Se trata de la definición propiamente dicha de los tiempos relacionados con la actividad. En la mayoría de los cronogramas este factor es fundamental, puesto que las actividades de las organizaciones suelen ser sucesivas y un manejo inadecuado de los tiempos disminuye el rendimiento a nivel global. Si bien puede ser difícil establecer estimaciones exactas, mientras mayor atención se preste a este punto, mejores serán los resultados finales.

Volcar datos y elaborar el cronograma

En este último paso debe disponerse la información final y los datos correspondientes. Los modelos tradicionales utilizan planillas de cálculo en donde la información se distribuye en filas y columnas de forma simplificada y precisa para que cada responsable pueda entenderlas rápidamente y pueda añadir información pertinente durante el desarrollo de la actividad.

Modelos más utilizados

Dada su utilidad y larga trayectoria como instrumentos de organización y administración, existen ciertos modelos de referencia que se eligen en función de los requerimientos de la organización o proyecto a encarar.

Cronograma de Pert

Este modelo se enfoca en las relaciones entre tareas y la actividad colectiva, por lo que se relega a los plazos y fechas a un segundo plano. Las actividades son dispuestas de manera tal que se priorizan las relaciones entre los procesos y sus requerimientos. Por lo general dicha información se efectúa mediante la implementación de flechas e indicadores gráficos de continuidad.

Cronograma de metas

En este caso, se priorizan las metas del proyecto en función de su importancia sobre el total de las actividades a realizar. Dichas metas pueden ser de orden temporal, fiscal, monetarias o de cualquier otro tipo que tenga una carga mayor que el resto de las metas incluidas en el cronograma. En consecuencia, las tareas se organizan de manera tal que estas metas prioritarias sean alcanzadas de la manera más eficiente posible, estableciéndose un margen de resultados como referencia.

Cronograma de Gantt

Supone la distribución temporal y consecutiva de las distintas tareas, sin darle mayor importancia a una tarea por sobre otra. Por lo tanto, todas las metas que resultan de las tareas tienen la misma prioridad, ya que todas ellas son igual de importantes para cumplir con el cometido final; por ejemplo, las distintas etapas para la producción de un electrodoméstico.

El cronograma es un instrumento organizativo fundamental en lo que respecta a la administración, la gestión y la ejecución de proyectos. Representa los flujos de trabajo y los procesos necesarios para cumplir un objetivo en función de los recursos disponibles y el tiempo de ejecución previamente determinado.