Control de stock

Tanto en una tienda ubicada físicamente en un local en una calle como en una tienda online la gestión de stock es fundamental.

Supone tener orden y conocimiento de lo que tenemos en nuestro almacén y nos da información para tomar decisiones.

En un comercio minorista la inversión en tener mercaderías en stock para vender es muy importante (normalmente la más importante a mucha distancia de las demás) y supone destinar dinero que queda ahí paralizado hasta que vendemos estas mercaderías, pero que seguirá destinado a lo mismo porque, además de vender, tendremos que reponer para seguir disponiendo de las cosas que vendemos.

Por ello si tenemos un buen control de stock podemos optimizar la inversión en la compra de mercaderías a través de un control de lo que necesitamos o no necesitamos.

Si no tenemos este control de stock de manera suficiente podemos estar comprando género que, en realidad, no necesitamos y que, además, puede caducar o quedarse obsoleto en nuestro almacén.

Con él obtenemos una importante reducción de costes logísticos en la preparación, transporte y entrega de pedidos de nuestros clientes.

A la vez, si un cliente quiere comprar determinado producto es importante que tengamos ese producto en nuestro almacén para poder entregárselo y, además, también es importante que seamos capaces de disponer de ese producto en el menor tiempo posible, si puede ser de manera inmediata, para dar un buen servicio al cliente que redunda siempre en un mayor volumen de ventas y en una mejor imagen de nuestro negocio.

Queda fatal si un cliente entra en la tienda y nos dice que quiere comprar un producto que tenemos expuesto y le tenemos que decir que se nos ha acabado y que lo podemos encargar para dentro de unos días.

En una tienda online sucede exactamente lo mismo, si alguien realiza una compra, no podemos tenerle semanas esperando para recibir el producto porque, seguramente, no volverá a comprarnos.

Para poder realizar los necesarios análisis económicos sobre la rentabilidad de cada producto, su umbral de rentabilidad o punto muerto diferenciado del resto del negocio, así como otras aportaciones que hace ese producto a nuestra tienda como dar mejor imagen o fidelizar a clientes también es importante tener un suficiente control.

Con un control de existencias adecuado podemos conocer cómo está funcionando la tienda sin tener que esperar al cierre contable del final del ejercicio y saber, en tiempo real, si estamos obteniendo beneficios o pérdidas y, sobre todo, por qué.

A través del control de stock podemos también controlar el comportamiento de cada producto o grupo de productos en lo relativo a defectos de fabricación, devoluciones o reparaciones y demás datos relativos a la satisfacción del cliente lo que nos permitirá una mejor gestión de nuestras compras y “saber de qué estamos hablando” cuando negociamos con nuestros proveedores.

Nos facilita también la gestión y control de nuestro almacén la realización de inventarios en el momento del cierre del ejercicio contable, así como la valoración de los mismo lo que puede suponer afinar nuestro balance para pagar lo menos posible en impuestos.

Si tenemos varias tiendas abiertas al público un ordenado y eficaz control de stock nos permite una eficaz distribución de nuestros géneros entre ellas y tener conocimiento de dónde podemos encontrar géneros si no los tenemos en la tienda donde se realiza la venta, también nos informa si un cliente realiza reclamaciones o devoluciones en una tienda diferente de donde compró el producto.

Es muy conveniente que la información sobre nuestro control de almacén este integrada con la demás información de nuestro negocio, desde luego con la contabilidad y la gestión fiscal pero también con los demás departamentos donde podamos tener un control informático como gestión de ventas, información de la caja registradora, facturación, promoción publicitaria, etc.

Cómo realizar una correcta gestión de stock. Las características que hacen adecuado un sistema para controlar nuestro almacén serían su accesibilidad (sería importante podernos conectar desde cualquier dispositivo incluidos nuestro teléfono o nuestra Tablet), facilitar la información a nuestra contabilidad y darnos información útil sobre seguimiento y rentabilidad de productos (al menos de los más vendidos)

Hay varios métodos:

• El más rudimentario sería tener nuestro almacén controlado a través de una hoja de cálculo, pero es bastante desaconsejable porque, además de tener unos altos costes en horas de trabajo del personal, la información que nos aporta es muy limitada y, además, está sujeta todo el tiempo a posibles errores humanos, además de no ser fácilmente accesible salvo que estemos conectados directamente.
• Existen cajas registradoras y, sobre todo, terminales de TPV que, conectadas a la red, realizan la gestión de almacén e, incluso, hacen ellas mismas los pedidos para reponer género. Tampoco son muy aconsejables porque no nos dan el control ni la información necesarios.
• Podemos instalar un software específico para el control de existencias llamado software POS (Point Of Sale) que, normalmente, no se limita a la gestión de almacén, sino que también nos da control sobre toda la gestión de ventas (facturas, tickets, pagos, etc).

Este tipo de aplicación nos permite dar un mejor servicio al cliente y tener un mayor control de costes, pagos y nos da las herramientas necesarias para la toma de decisiones.

Otra gran ventaja de un software específico es que la información sobre nuestro almacén y su análisis es fácilmente accesible y le permite estar conectada con las demás aplicaciones informáticas de nuestro negocio como la contabilidad, la caja registradora, etc.

• Por último, hay aplicaciones informáticas análogas a la anterior pero que nos da un servicio en la nube lo que hace nuestra información más accesible y segura con todos los servicios y conexiones descritos en el punto anterior.