Contabilidad administrativa

La contabilidad administrativa es la gestión contable de la empresa que está encaminada a proporcionar información a la dirección para que la utilice en la fijación de políticas y toma de decisiones estratégicas.

La empresa necesita contar con esta información así que ocuparse de tener una buena contabilidad administrativa es totalmente necesario.

Sin embargo no existe ninguna obligación legal de elaborar la contabilidad administrativa ni está sujeta a ningún tipo de reglas formales, es totalmente opcional.

Lo importante, para que cumpla su función, es que proporcione datos fiables y totalmente actualizados; la información se elaborará según las necesidades que tengamos de ella para adoptar decisiones estratégicas a medio y largo plazo.

Estructura contable

Las facetas o finalidades que tiene la contabilidad son:

• La contabilidad financiera que registra todas las operaciones de la empresa con trascendencia económica y con la que se elabora la información contable oficial (cuentas anuales) que es depositada en el Registro Mercantil y publicada: produce información  para otras personas.
• La contabilidad fiscal realizada según las normas legales a través de los ajustes extracontables determina los costos fiscales del negocio.
• La contabilidad analítica o de costes que estudia por separado cada sección, línea, producto o zona geográfica del negocio para saber su rentabilidad. Al final, como veremos más abajo, es una parte importante de la contabilidad administrativa.
• La contabilidad administrativa aprovecha y utiliza la información contable para que la dirección de la empresa pueda actuar (en planeamiento, control y toma de decisiones) con conocimiento de la realidad del negocio: produce información de uso interno.

Las diferencias entre estas tres ramas de la actividad contable vienen de a quién va dirigida la información y su elaboración es diferente en cada caso.

Como veremos a continuación, los datos que proporciona la contabilidad financiera son esenciales para nuestra contabilidad administrativa pero no son suficientes, hay que hacer todo tipo de estudios y cálculos.

Podemos resumir diciendo que la contabilidad administrativa va a determinar el futuro de la empresa, mientras que las otras contabilidades nos dicen cómo ha sido su pasado.

Las ratios

Las ratios o razones son índices que comparan dos datos para darnos información del comportamiento del negocio, esa información tiene utilidad en tanto en cuanto se puede utilizar para realizar comparaciones con otros negocios de la competencia, con nuestra propia empresa en otros periodos o con las expectativas que tenemos.

Existen dos tipos de ratios:

• Las ratios financieras nos informan sobre la utilización y aprovechamiento de los recursos económicos de la empresa. Entre ellas encontramos el coeficiente de tesorería, de liquidez, los plazos de pago y cobro de facturas, el endeudamiento de la empresa, su liquidez, su autonomía financiera, etc.
• Las ratios económicas la comparación se hace entre los resultados según diferentes partidas del balance o la cuenta de resultados, para informarnos de la rentabilidad de la empresa y el aprovechamiento de los recursos. Entre ellos encontramos el margen sobre ventas, la rotación de activo circulante, la rentabilidad económica y la financiera.

Toda la información que nos dan estas razones, tanto financieras como económicas, es muy útil y necesaria para la elaboración de la contabilidad administrativa, pero por sí solas no serían suficientes para realizar un análisis y presentación de la información que cumpla su misión de sustentar, con datos relevantes, la actuación de la dirección de la empresa, la presentación de la información de las ratios siempre debe hacerse de manera comprensible, sacando las conclusiones que se deriven de esos índices.

Determinación de costos

El cálculo de los costos de la producción de nuestros bienes y servicios no sólo determina los precios a fijar para ellos, también es una información que la dirección puede utilizar para realizar mejoras y cambios.

También es útil para la valoración de nuestro inventario.

La información se hará sobre los costos de:

• Producción
• Distribución
• Ventas
• Administración

El análisis de todos estos costos se hará distinguiendo sus diferentes naturalezas: fijos o variables, directos e indirectos, conocidos o proyectados para el futuro, controlables o no controlables (como las amortizaciones o deterioros).

Objetivos de la contabilidad administrativa

Nos ayuda a llevar a cabo el proceso administrativo de la empresa, planeación, organización, dirección y control.

La primera razón de ser de la contabilidad administrativa es aportar información a la dirección de la empresa de los datos esenciales de cómo está desarrollándose la actividad productiva: costos, productividad, aprovechamiento de recursos, etc.

Esta información de que hablamos tiene como objetivo que las decisiones que tome la dirección del negocio sean hechas de modo objetivo y, por ello, lo más acertadas y eficaces que sea posible.

También sirve para revisar y evaluar el funcionamiento de cada departamento o sección de la empresa y encontrar sus debilidades para solucionarlas o, al menos, mejorar su funcionamiento en los puntos clave mediante medidas correctivas y evaluar su aplicación.

El cálculo de costos de producción de manera individualizada, estableciendo el costo efectivo de cada tipo y unidad producida, lo que va a ser necesario para la determinación de los precios.

Por último, el conocimiento de la realidad económica de la empresa es un elemento de motivación para conseguir los objetivos propuestos, tanto para la dirección como para todo el equipo humano que trabaja en ella.