Contabilidad

La contabilidad es algo necesario y útil para las empresas que les permite conocer su situación patrimonial, sus posibilidades y capacidades y los resultados económicos que están obteniendo con su actividad.

Por lo tanto, es un instrumento esencial y, sin ella, sería totalmente imposible sacar adelante un negocio.

Además, la contabilidad también es necesaria para liquidar y cumplir las obligaciones fiscales y, mediante la publicidad de las cuentas anuales, para que otras personas que van a contratar con la empresa o están estudiando darle financiación puedan conocer, de manera cierta, rigurosa y con cierto detalle, la situación de la empresa para que ellos, también, tomen sus decisiones.

En realidad, entender y utilizar la contabilidad no tiene nada de complicado; la contabilidad es un idioma y, como todos los idiomas, sirve para transmitir información. Si tenemos claro cual es su semántica y como funciona lo vamos a entender perfectamente y eso está al alcance de cualquiera que le dedique un poco de su tiempo.

La normativa contable, que surge de convenios e instituciones internacionales así como de normativa europea que se ha recogido en la española: el Plan General de Contabilidad aprobado por RD 1514/2007, de 16 de noviembre, lo primero que exige es que la contabilidad debe transmitir una imagen fiel de la realidad del negocio; esto significa que, como en la películas de juicios, la contabilidad debe decir la verdad, toda la verdad y nada más que la verdad.

Como es un idioma y transmite, por lo tanto, información a otras personas la contabilidad puede, perfectamente, mentir y dar información falsa. No debemos olvidar que los gestores y responsables del negocio deben aprobar y firmar la contabilidad del mismo y son responsables de la información que están transmitiendo y que las mentiras, deliberadas o no, pueden tener consecuencias muy graves.

Vamos, a continuación, a repasar los conceptos básicos de contabilidad.

Las cuentas

Cada cuenta es un registro que se refiere a una realidad económica, puede ser:

• Un bien material como una máquina o un local comercial.
• Un bien inmaterial como una patente o una marca.
• Bienes materiales que vamos a vender o transformar como existencias, mercaderías o materias primas.
• Bienes económicos traducibles directamente en dinero como nuestra caja y otros valores.
• Deudas y obligaciones que tenemos con terceros de todo tipo.
• Deudas y obligaciones que otros tienen con nosotros de todo tipo.
• Aportaciones que hemos hecho los socios del negocio.
• Ingresos y gastos.
• Otros conceptos contables como las previsiones y provisiones.

Cada cuenta refleja el valor económico que tiene la realidad a que responde y, cuando dicho valor aparece, desaparece o cambia por operaciones que realizamos, lo registramos en esa cuenta.

Los registros contables (en las cuentas) se realizan de manera cronológica por lo que el valor de cada cuenta es el que es en cada fecha, a estos registros contables los llamamos apuntes.

Cada cuenta tiene un código de tres números que es una secuencia lógica de manera que el primer número responde al grupo general de cuentas, el segundo al subgrupo dentro de ese grupo y el tercero a la cuenta concreta. Todos estos códigos los encontramos en el cuadro de cuentas que figura en el Plan General Contable.

Para operar, en la utilización de cada cuenta podemos (y normalmente es lo que se hace) crear subcuentas a las que se añaden más dígitos a los tres originales (habitualmente entre ocho y diez), todos y cada uno de los movimientos de estas subcuentas se registran como movimientos de la cuenta original y la suma de sus saldos es el saldo de la cuenta.

Por ejemplo, la cuenta (572), que corresponde a Banco cuenta corriente puede tener varias subcuentas si tenemos abiertas varias cuentas bancarias en distintas entidades o en la misma y, entonces, una cuenta en el Banco de Santander podrá ser la (57200001) y otra en la Caja de Ahorros de Murcia la (57200002).

El debe y el haber y la contabilidad por partida doble

La contabilidad se lleva por partida doble; esto significa que cuando imputamos a una cuenta un cambio de su valor como consecuencia de una operación que hemos realizado y que contabilizamos siempre debemos contabilizar una contrapartida, es decir, el cambio de valor en una cuenta supone siempre el cambio de valor en otra cuenta por la misma cantidad y con valor opuesto.

Por ejemplo, si pagamos una factura de 100€ contabilizaremos el pago dando de baja la deuda de 100€ en la cuenta de proveedores (400) [que variará su valor diciéndonos que ya no debemos esa cantidad] pero a la vez, tendremos que ha salido de nuestro banco la cantidad de 100€ por lo que también lo contabilizaremos en bancos (572) [que también variará de valor diciéndonos que tenemos esa cantidad de menos en nuestra cuenta].

Esto de la partida doble no es una anécdota que pase en casos como éste, sucede siempre y todos los apuntes contables deben tener, al menos, dos cuentas y reflejar un origen y un destino o viceversa.

De esta necesidad de que exista, en cada apunte, un origen y un destino surge la necesidad de que existan el haber y el debe.

Podemos definir el haber y el debe como los dos lados del apunte contable, normalmente el debe se pone en el lado derecho y el haber en el izquierdo.

Cuando en una cuenta imputamos cantidades al haber incrementamos su saldo acreedor y cuando es al debe incrementamos el saldo deudor.

Los saldos, acreedor y deudor, de cada cuenta se compensan entre sí y el saldo total de la cuenta resultante de dichas compensaciones es una de las dos cosas (acreedor o deudor) o ninguna de las dos si es saldo cero.

Como consecuencia de esto hay dos tipos de cuentas:

• Cuentas acreedoras: que crecen por el haber y disminuyen por el debe, esto significa que si su saldo es acreedor es un saldo positivo y si es deudor es negativo.
• Cuentas deudoras: lo contrario, crecen al debe y disminuyen al haber y su saldo positivo es deudor y el negativo acreedor.

Como veremos más abajo, el que una cuenta sea acreedora o deudora depende de su ubicación en el Balance.

Hemos visto que, al imputar un cambio de saldo a una cuenta necesitamos siempre imputar el mismo valor a otra u otras cuentas en el sentido opuesto, como consecuencia de esto surge el cuadre de la contabilidad. La suma de los saldos de todas las cuentas debe ser siempre CERO; si sumamos todos los saldos y el resultado es diferente de cero es que la contabilidad está descuadrada y, por lo tanto, que hay uno o más asientos que están descuadrados (que se han imputado cantidades al haber y al debe diferentes) y esto no puede ocurrir, hay que corregirlo.

El ciclo contable

Como hemos visto los apuntes contables hacen que las cuentas cambien sus saldos de manera cronológica, lo que significa que la cuenta afectada tiene un saldo antes del apunte y otro diferente después que es consecuencia de dicho apunte.

La contabilidad produce unos resultados de pérdidas y ganancias que se computan con determinada periodicidad.

Para todo esto se realiza la contabilidad dividida en ejercicios contables; cada ejercicio normalmente dura un año y lo más habitual es que sea un año natural (del uno de enero al 31 de diciembre).

Dentro del ejercicio hay diferentes fases:

• Apertura, se inicia el ejercicio dando a cada cuenta el saldo que tenía en el año anterior.
• Día a día, a lo largo del año se van realizando asientos según se van produciendo hechos económicos que lo justifiquen.
• Ajustes y comprobaciones contables, cuando llega el final del ejercicio hay que comprobar que no existen errores ni descuadres y realizar determinados ajustes de valor de algunas cuentas según lo prevea la legislación contable o fiscal.
• Cuenta de pérdidas y ganancias, se haya, también al final, el resultado contable saldando las cuentas de ingresos y gastos entre sí, si el resultado es al Debe o deudor tenemos pérdidas y si es al Haber o acreedor tenemos ganancias.
• Asiento de cierre, es el último asiento del ejercicio en el que saldamos todas las demás cuentas (las de ingresos y gastos ya lo hemos hecho en el punto anterior) que, como la contabilidad está cuadrada, produce un saldo cero.

El balance de comprobación y el libro mayor

Como hemos visto, los asientos contables se van produciendo cada día según ocurran los hechos que los motivan.

Sin embargo, el contable debe comprobar que lo está haciendo todo de manera correcta para lo que debe revisar y puntear lo que ha hecho hasta ese momento y ver que está cuadrado y que coincide con la realidad.

Para facilitar estas comprobaciones existen estos dos documentos:

El libro mayor es un libro mayor de cada cuenta.

Tradicionalmente se representa con una gran “T” y, debajo de los brazos de la t aparecen, en el lado derecho, las cantidades que hemos introducido al debe y en el izquierdo al haber, apareciendo debajo del todo el saldo de la cuenta.

Actualmente los ordenadores y programas de contabilidad no se molestan en hacer esa “T”, lo que nos facilitan es un listado de apuntes al haber y al debe (ordenados cronológicamente) y el saldo.

En cualquier caso, viendo todas las operaciones de esa cuenta podemos “puntear” y comprobar que está todo correcto.

En cuanto al balance de comprobación de sumas y saldos es un documento donde aparecen los saldos de todas las cuentas al haber y al debe y también nos sirve para puntear y comprobar.

La recomendación es utilizar un balance de comprobación al menos al final del ejercicio, pero hay contables que lo hacen con más frecuencia (trimestralmente, mensualmente o con frecuencia mayor) y, desde luego, podemos obtener un balance de sumas y saldos cada vez que lo necesitemos.

No nos cansaremos de repetir que, como en el balance de sumas y saldos aparecen los saldos de todas las cuentas debe cuadrar y no producir un saldo diferente de cero.

Las cuentas anuales

Al final del ejercicio la Ley nos obliga a formular las cuentas anuales que son tres documentos: la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance de situación y la memoria.

Para las grandes empresas se exigen algunos documentos más como el estado de flujos de efectivo o de cambios del patrimonio neto además de un informe de gestión.

Estos documentos son el resultado de la contabilidad de ese ejercicio.

La cuenta de pérdidas y ganancias

Como hemos explicado más arriba, la cuenta de Pérdidas y Ganancias consiste en saldar todas las cuentas de ingresos (7) y de gastos (6); como los ingresos se computan al haber y los gastos al debe, después de saldar todas estas cuentas nos tiene que quedar un “descuadre”, un saldo que será deudor o acreedor y, como consecuencia de lo anterior, si el saldo es acreedor tenemos beneficios y si es deudor tendremos pérdidas.

Sin embargo, los ingresos y gastos que se pueden computar en contabilidad no son, siempre, los mismos ingresos y gastos que permite la legislación sobre el Impuesto de Sociedades e, incluso, hay determinados gastos que siendo admitidos por la legislación del Impuesto no son deducibles para la cuota del mismo, como el propio pago del Impuesto de Sociedades.

Estas diferencias de criterio deben aplicarse en los ajustes contables previos a la elaboración de la cuenta de Pérdidas y Ganancias. De producirse estas diferencias, lo que es muy habitual, deberemos explicarlo en la memoria, que para eso está.

Asimismo, el resultado que nos de no tendrá en cuenta el Impuesto por lo que hablamos siempre de resultado antes de impuestos y resultado después de impuestos.

El balance de situación

El documento definitivo de la contabilidad de cada ejercicio es el balance de situación.

En el aparecen todas las cuentas excepto las de ingresos y gastos que han sido saldadas al realizar la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Sin embargo, el balance de situación también debe estar cuadrado porque todas las cuentas deben cuadrar y las de pérdidas y ganancias, que no están, son sustituidas por una cuenta que recoge el resultado del ejercicio y que producirá, por tanto, dicho cuadre.

En el balance aparecen todas las cuentas con saldo (excepto, como hemos dicho ya, las de ingresos y gastos) pero su saldo ya no aparece al haber o al debe sino con signo positivo o negativo.

Así, las cuentas deudoras tendrán saldo positivo si es al debe y negativo si es al haber y las acreedoras al revés.

Para expresar los saldos negativos no se utiliza, en contabilidad, el signo menos, sino que se pone la cantidad entre paréntesis, así no decimos, por ejemplo, -10 sino (10).

El balance se divide en dos partes: en una encontramos el activo y en la otra el pasivo y el neto patrimonial. El activo debe tener un saldo sumado de todas sus cuentas igual a la suma del pasivo y del neto patrimonial si la contabilidad está bien cuadrada.

El activo

Por definición el activo comprende cuentas que representan todos bienes y derechos que tenemos en nuestra empresa.

A su vez, se divide en dos partes:

• Activo corriente (también llamado circulante): que son bienes y derechos que van a ser utilizados a corto plazo (menos de un año) como las mercancías, las materias primas, el dinero de caja o bancos o las deudas a cobrar a corto plazo.
• El activo no corriente (también llamado inmovilizado): son bienes y derechos cuya utilización se va a producir o va a durar varios años como los edificios, los vehículos, las máquinas, las patentes y marcas y las deudas a cobrar a largo plazo.

Las cuentas de activo son, por lo general, deudoras (recordemos, crecen al debe y disminuyen al haber) salvo algunas cuentas que, lo que hacen, es disminuir el valor de otras cuentas de activo como las de amortización acumulada.

El pasivo

El pasivo representa obligaciones y deudas para con otras personas o entidades que son el origen económico de donde viene nuestro activo.

Al igual que el activo se divide en pasivo corriente (o circulante) para obligaciones a menos de un año y pasivo no corriente para obligaciones a más largo plazo.

Las cuentas de pasivo son acreedoras, así que son positivas si su saldo es al haber y negativas si es al debe.

El neto patrimonial

También llamado fondos propios recoge la parte del origen de nuestro activo que no viene de deudas con tercero, sino que es por aportaciones de los socios del negocio.

En él encontramos las aportaciones propiamente dichas (capital) además de los resultados, positivos o negativos, de ejercicios anteriores y del ejercicio corriente en tanto en cuanto no se han repartido a los socios (reservas) y algunas otras cuentas como, por ejemplo, determinadas subvenciones no reembolsables y que, por lo tanto, no debemos a nadie.

Las cuentas del neto patrimonial también son acreedoras, como las del pasivo.