Conciliación bancaria

En nuestra contabilidad las cuentas del grupo (57) de Tesorería tienen un saldo objetivo, es decir, mientras una máquina que tenemos en nuestro inmovilizado se valorará por su valor de adquisición o, quizá, por su valor en uso o valor realizable, en la tesorería (caja y bancos) hay el dinero que hay y, por tanto, no existe ninguna duda de que su saldo debe ser el que es.

Lo anterior es fácil de cumplir en la cuenta de caja (570) porque en nuestra caja tenemos el dinero que tenemos y lo controlamos totalmente.

Es decir, si tenemos en la caja 1.000€ y pagamos una compra de tornillos por cinco euros hemos abierto la caja y sacado de ella, físicamente, cinco euros para este pago con lo que, si lo hacemos correctamente, haremos un apunto con adeudo a la cuenta (570) por esta cantidad y el saldo nuevo será de 995€. El saldo de la (570) siempre nos va a coincidir con el dinero que hay efectivamente en la caja.

Sin embargo ésto no sucede con el saldo de nuestro banco porque, aunque en la gran mayoría de las veces el banco tiene que actuar ciñéndose a nuestras instrucciones, los movimientos no los hacemos nosotros y, por ello, no tenemos siempre un control directo físico de los mismos como ocurría con la caja.   

En el mismo ejemplo de antes, si compramos los tornillos por 5€ pero, en lugar de pagarlo en efectivo, le damos al que nos los vende un cheque por ese importe él puede ir directamente al banco y cobrarlo o puede guardar el cheque y pasarlo a cobro semanas después con otros que le hayan dado, incluso puede olvidarse del cheque o perderlo y no cobrarlo. En este caso el saldo de la cuenta (572) de banco puede no coincidir con el saldo que tenemos efectivamente en el banco.

Es más, hay gastos que podemos desconocer hasta que nos informa el banco o el proveedor, si nos pasan un recibo de la luz no sabemos la fecha exacta en que nos lo cargan en cuenta y podemos no conocer el recibo o su importe hasta que nos lo comunica la compañía eléctrica. Más descontrol existe todavía con el cargo de intereses y comisiones.

Para solucionar este descontrol de nuestra cuenta (572) debemos realizar la llamada conciliación bancaria que consiste en comprobar periódicamente que los movimientos que hemos computado en nuestra cuenta de banco (572) se corresponden con la realidad y, si existen diferencias en los saldos real y contable, saber por qué existen.

Por lo tanto la conciliación bancaria es la labor de contrastar los movimientos y saldo que nos comunica nuestro banco con los movimientos que hemos computado en nuestra contabilidad y el saldo de la cuenta correspondiente para hacerlos coincidir completamente o, caso de que no coincidan, conocer y controlar los motivos de esta no coincidencia.

La conciliación bancaria es totalmente necesaria porque

• Da credibilidad a nuestra información contable
• Nos permite conocer y computar datos reales, porque, de alguna manera, estructura nuestra contabilidad que se adapta, así, a la realidad de nuestros cobros y pagos y, por tanto, a nuestros gastos e ingresos
• Nos ayuda a detectar y corregir errores, tanto nuestros al contabilizar las operaciones como del propio banco. Los errores más habituales son:
• Contabilizar dos veces un mismo movimiento.
• No contabilizar un movimiento
• Equivocarse en colocar una coma; en este caso se produce una cantidad de descuadre cuyos dígitos suman 9 por ejemplo si tenemos que contabilizar 235,50 y, por error, contabilizamos 2355,0 la diferencia que se produce es de 2.119,50 cuyos dígitos son 2+1+1+9+5+0=9
• Que nos “baile” un número, es decir, equivocarse en el orden de los dígitos, en este caso también el descuadre es una cifra cuyos dígitos suman 9 por ejemplo si tenemos que contabilizar 235,50 y, por error, contabilizamos 253,50 el descuadre es de 18 y 1+8=9

Cuando presentemos nuestra contabilidad a un auditor o a inspector de Hacienda para que la estudie y analice una de las primeras cosas que va a hacer va a ser comprobar esta coincidencia de saldos.

Tengamos en cuenta que el auditor va a conocer la información bancaria porque nos la va a pedir y se la vamos a dar y la Agencia Tributaria va a tener esta información completa, aunque no se la diéramos, porque la AEAT tiene derecho, con la Ley General Tributaria en la mano, a requerir a todos nuestros bancos dicha información de hasta los últimos cuatro años con un control total de las cuentas que conozca y de las que no conozca.

Cómo hacer la conciliación bancaria

En primer lugar para poder conciliar nuestras cuentas bancarias es importante crear subcuentas diferenciadas, dentro del grupo (572), una individualizada para cada cuenta corriente porque si computamos todas las cuentas en una solo subcuenta contable la conciliación sería complicadísima.

Normalmente se aconseja hacer la conciliación todos los meses porque es cuando el banco nos remite los extractos mensuales de cuenta.

Sin embargo hoy en día, con la banca electrónica y el acceso por internet podemos tener sin problema extractos de cuenta en cualquier momento que queramos y lo que está claro es que cuanto menos tiempo dejemos entre conciliación y conciliación ésta será mucho más fácil.

Así que lo aconsejable es hacerla en periodos mucho más cortos como cada semana o, en determinados casos de contabilidades no muy complicadas, todos los días dedicarle unos minutos y mantenerla siempre al día.

El primer paso es comparar los saldos de la cuenta real y la contable y ver cuál es la diferencia y analizar la cantidad que nos dé.

Si no coincide y no encontramos por qué debemos puntear los apuntes bancarios con los de nuestra cuenta (572), lo más fácil es crear una hoja de Excel donde copiaremos los movimientos que nos dice nuestro banco calculando el saldo resultante en cada uno y luego utilizarlo para puntear nuestros propios movimientos (incluso hay determinadas entidades bancarias que ofrecen los movimientos ya en Excel).

Una vez encontrados los errores los corregiremos en nuestra contabilidad para que cuadre perfectamente.