Cliente

Según el diccionario de la Real Academia Española cliente es la “Persona que compra en una tienda, o que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa”.

Para delimitar mejor el concepto, en contabilidad cliente es la persona que adquiere nuestros bienes o servicios y los paga o los debe.

En nuestro Plan General Contable está recogido en la cuenta (430) dentro del grupo (4) Acreedores y deudores por operaciones de tráfico; se diferencia lo que son clientes de lo que pueden ser deudores (440) es que estos últimos compran bienes o servicios que no son parte de la actividad de nuestra empresa.

Para explicar esto pondremos dos ejemplos: si nuestra empresa vende paraguas, la persona que compra un paraguas es nuestro cliente. Si nuestra tienda de paraguas renueva el mobiliario y vendemos a alguien el mobiliario viejo la persona que lo compra no es un cliente sino un deudor, porque nuestra empresa no se dedica a vender mobiliario viejo sino paraguas.

Lo mismo sucede con los servicios: si nuestra empresa es una gestoría que hace, por ejemplo, gestiones en la Jefatura de Tráfico, una persona que acude a nosotros para renovar su carnet de conducir es un cliente. Pero si en nuestra gestoría sobra un ordenador en buen uso y lo vendemos, la persona que lo compra no es un cliente sino un deudor, porque no nos dedicamos a vender ordenadores de segunda mano sino a hacer gestiones en Tráfico.

De esta manera la misma operación puede ser para un cliente o un deudor dependiendo de la actividad de nuestra empresa: si vendemos un piso y nuestra empresa se dedica a vender paraguas la operación no es de nuestro tráfico y el comprador es un deudor. Pero si vendemos ese mismo piso y nuestra empresa es una inmobiliaria que se dedica a comprar y vender pisos por su propia cuenta el comprador del piso pasa a ser un cliente.

Una vez delimitado, a efecto empresariales, el concepto de cliente debemos señalar que, como es lógico, nuestro cliente puede ser:

• Otra empresa que compra nuestros bienes o servicios para utilizarlos en su actividad productiva.
• Un consumidor que compra nuestro producto para su uso personal o el de su familia.

Esta distinción es importante porque, aunque siempre tendremos que responder de los bienes o servicios que vendemos, en el caso de que nuestro cliente sea un consumidor deberemos responder en la forma y modos que prevé la amplísima legislación de protección a los consumidores, comenzando por el RD Legisltivo 1/2007, de 16 de noviembre.

Por ello, si nuestro cliente es, como tal, consumidor nuestras obligaciones se amplían en todo lo relativo a información inicial (publicidad y otros medios de información), posibles derechos de devolución o cancelación de la venta, disposición de hojas de reclamaciones, garantías post venta, servicio técnico post venta y demás requisitos legales para este caso.

Si nuestro cliente es otra empresa que nos compra nuestros bienes o servicios para su actividad productiva, además de la normativa general civil y mercantil de responsabilidad en nuestra venta (aunque no tenga las garantías como consumidor si tiene, como es lógico, derecho a que los bienes o servicios que le vendemos sean de las calidades especificadas y cumplan los requisitos necesarios) se aplicará la normativa sobre plazos y formas de pago que prevé la legislación en lo relativo a cantidades que se pueden pagar en efectivo (no se permiten pagos en efectivo superiores a 2.500€) y en lo relativo a plazos de pago ya que se deberá aplicar la normativa de prevención de la morosidad (Ley 3/2004, de 29 de diciembre) en la que los plazos de pago están tasados y se ponen límites a los pactos sobre dichos plazos, ampliando y simplificando el concepto de morosidad respecto del que aparece en el Código Civil.

Esta distinción también es importante en lo relativo a la obligación de emitir factura que existe siempre, en todas las operaciones de venta de bienes o servicios estamos obligados a emitir la correspondiente factura pero si la venta no supera determinada cantidad de dinero podemos expedir una factura simplificada (lo que siempre hemos llamado un ticket de caja); estamos hablando de las ventas que no superen (IVA incluido) los 400€ o las que no sean superiores a 3.000€ cuando la actividad esté dentro de la lista prevista por la norma como ventas al consumidor en tienda, transporte de personas y otros casos similares.

Si nuestro cliente es otra empresa es posible que, aún en los casos que se permite el simple ticket de caja, nos solicite una factura normal (en papel o electrónica).

Tratamiento contable de los clientes

Como hemos dicho más arriba, la cuenta clientes en nuestro PGC es la (430), que recoge las cantidades que tenemos pendientes de cobrar a nuestros clientes.

Esta cuenta tiene, además, otras cuentas análogas para casos especiales, así la (431) si el pago diferido se ha materializado mediante una letra de cambio o un pagaré, las (433), (434) y (435) para los clientes que son empresas asociadas a nosotros o de nuestro grupo y la (436) clientes de dudoso cobro para deudas de más de un año impagadas u otros casos en los que se nos permita considerar que hay una gran posibilidad de no cobrar (en cuyo caso podremos, además, crear un gasto en forma de provisión para insolvencias); por último existe también la cuenta (438) anticipos de clientes para el caso de que nuestros compradores nos dejen cantidades a cuenta de futuras compras por la razón que sea. Estas cantidades pagadas por anticipado deben ser recargadas siempre con el IVA que corresponda.

Como acabamos de decir, la cuenta (430) recoge las deudas de nuestros clientes así que, si en la venta, nos pagan la factura inmediatamente lo normal será que no aparezca esa operación por dicha cuenta ya que no existe ninguna deuda y el asiento se hará directamente cargando a tesorería (57).

Sin embargo, determinadas empresas en determinados casos siempre contabilizan sus ventas con cargo a la cuenta (430) y, si se han pagado en el momento, hacen inmediatamente el asiento abonando esta cuenta contra tesorería. ¿Por qué?: para tener control sobre las cantidades que vendemos a determinado cliente lo que, además de darnos una información que puede ser útil, va a facilitarnos la confección de declaraciones fiscales informativas como los Modelos 347 o el 349.