Cierre contable

Al final del ejercicio económico/contable de un negocio llega el momento del cierre contable, entonces nos toca revisar y preparar la contabilidad que se ha ido generando a lo largo del año para que esté todo correcto y podamos cerrar el ejercicio con unas cuentas claras y veraces.

Antes del cierre

Como hemos dicho antes de cerrar debemos revisar y preparar.

Balance de comprobación

Para ello debemos comenzar punteando todas las cuentas de nuestro libro mayor para comprobar no sólo su cuadre, sino también que se ajustan a la realidad.

Para ello lo primero es “sacar” un balance de sumas y saldos donde vamos a ver, en términos de Haber y Debe, el saldo de cada cuenta con las sumas totales de sus abonos y cargos.

Desde luego es conveniente realizar esta operación de comprobación más a menudo y no sólo al fin del ejercicio, lo ideal sería comprobar la contabilidad con este balance de sumas y saldos, al menos, una vez cada trimestre o, dependiendo de nuestras necesidades, una vez al mes o con toda la frecuencia que estimemos conveniente. Cuanta mayor sea la frecuencia con que lo hagamos, nuestro trabajo será más fácil y eficaz.

Un pequeño “truco” para hacer más fácil esta revisión y punteo es apoyarse en el mayor de las cuentas de bancos (572); es verdad que, normalmente, nuestro mayor de una cuenta corriente bancaria no va a coincidir exactamente con los extractos que nos envía el banco de esa cuenta, ya que las fechas de valor no tienen por qué ser las mismas, pero en la mayoría de los negocios los cobros y pagos bancarios vertebran, en cierto modo, la actividad y nos van a dar información de cosas que puedan habérsenos pasado por alto.

Con el balance de comprobación vamos a poder solucionar errores, pequeños y grandes, no sólo en cuanto al cuadre de las cuentas y ver (en los bancos, por ejemplo) pagos o cobros realizados que no se han computado, sino también otro tipo de errores que no varían las cantidades contabilizadas, por ejemplo, si se imputa un pago a un proveedor o cliente cuando corresponde a otro distinto. Por lo tanto, vamos a tener que dedicarle tiempo y un cierto esfuerzo.

A los asientos que realicemos para esta regularización los llamamos ajustes contables.

Periodificación

Para la elaboración de la cuenta de resultados, es decir, para obtener el resultado contable de ganancias o pérdidas del año, debemos realizar antes los llamados ajustes de periodificación.

A lo largo del ejercicio que vamos a cerrar se han producido cobros y pagos que, normalmente, corresponden al propio ejercicio; pero pueden existir algunos movimientos de dinero que no pertenezcan a dicho ejercicio, por ejemplo:

• Gastos e ingresos del ejercicio que están pendientes de pagar o cobrar (obligaciones diferidas).
• Gastos e ingresos que no pertenecen al ejercicio (porque se han devengado en ejercicios anteriores o se van a devengar posteriormente) pero que, sin embargo, si han dado lugar a un cobro o pago durante el ejercicio.

La idea es que nuestra contabilidad y, sobre todo, nuestra cuenta de resultados refleje las operaciones que se han devengado durante el ejercicio y no otras, para ello debemos analizar y corregir estos datos.

Cuenta de pérdidas y ganancias

La primera operación del cierre contable propiamente dicho es la confección de la cuenta de pérdidas y ganancias (o cuenta de resultados), donde vamos a encontrar los resultados económicos del negocio durante ese ejercicio contable.

Esta cuenta de resultados es, en realidad, un balance donde se computan los ingresos [que figuran en cuentas del grupo (7)] y los gastos [que figuran en cuentas del grupo (6)] y que está cuadrado porque la diferencia entre unas y otras es la cuenta de resultados del ejercicio.

Al realizarla estamos, también, haciendo un asiento contable en el que se saldan todas las cuentas de ingresos y gastos que la integran, quedando todas con saldo cero y registrándose la diferencia en la cuenta de resultados.

La información sobre resultados que vamos a obtener no es un solo dato, sino que vamos a conocer:

• El resultado de la explotación todos nuestros ingresos menos todos nuestros gastos ordinarios de la actividad.
• El resultado financiero que resulta de nuestros rendimientos financieros por inversiones realizadas menos gastos financieros por financiación obtenida.
• El resultado antes de impuestos que será la suma de los dos anteriores.
• El resultado del ejercicio en el que ya computaremos el gasto que supone el Impuesto de Sociedades y sabremos cual es el rendimiento efectivo de nuestro negocio.

Según sea el resultado obtenido, después del cierre contable, deberemos elaborar, por imposición legal, una propuesta de distribución del resultado que, según sean pérdidas o ganancias, comprenderá posibles repartos de beneficios, creación de reservas (legal o voluntarias) u otras variantes, todo ello deberá ajustarse a las limitaciones impuestas por la normativa legal, contable y por nuestros estatutos.

Asiento de cierre

El último asiento que vamos a realizar es el cierre contable en el que vamos a dejar saldadas (con valor cero) todas las cuentas. Se hace para cerrar todas las cuentas que mantengan saldo al final del ejercicio.

¿Para qué?: estamos cerrando de manera transitoria todas las cuentas de balance (activo, neto patrimonial y pasivo) y de manera definitiva todas las cuentas de ingresos y gastos y con ello terminamos el proceso contable en el que ya no se podrán incorporar datos nuevos, si hay que hacerlo deberá hacerse en ejercicios posteriores y con una explicación válida y clara de lo que se está haciendo.

Además, el cierre nos va a proporcionar el balance de situación del ejercicio.

Cuentas anuales

Una vez cerrada la contabilidad y obtenida la cuenta de resultados la Ley nos exige, si somos una sociedad mercantil, realizar en un plazo de tres meses desde dicho cierre un documento contable denominado cuentas anuales además de un informe de gestión y, como hemos dicho más arriba, una propuesta de aplicación de los resultados contables.

Estas cuentas anuales están compuestas de:

• Balance de situación.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• Estado de cambios del patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo.
• Memoria.

Las sociedades mercantiles deben realizar, todos los años, el depósito de estas cuentas en el Registro Mercantil que les dará publicidad, de manera que cualquier persona o entidad que tenga interés podrá consultarlas y conocer el estado contable de nuestra sociedad.