Ciclo contable

El ciclo contable es el periodo de tiempo durante el cual la empresa realiza operaciones que deben ser computadas en la contabilidad produciéndose, normalmente, efectos patrimoniales en ella.

Coincide con el ejercicio que es el periodo en que la sociedad computa sus resultados.

El ejercicio social tiene, normalmente, una duración de un año natural, puede tener duración menor en el ejercicio en que se ha fundado la sociedad, que durará en este caso desde el momento de inicio de actividades hasta el del cierre del ejercicio, y en el ejercicio en que la sociedad se disuelva, que durará desde el inicio del ejercicio hasta el momento de su disolución; en los demás casos el ejercicio va a durar un año.

Ese año que dura el ejercicio comienza, como es lógico, en una fecha determinada y termina al año siguiente en el día anterior de esa misma fecha de inicio.

Los estatutos sociales pueden fijar las fechas de inicio y cierre del ejercicio. Si no fijan una fecha diferente, por defecto, el ejercicio comienza el uno de enero de cada año y termina el 31 de diciembre siguiente, según establece el art. 26 de la Ley de Sociedades de Capital (RD Legislativo 1/2010). En cualquier caso, lo más habitual es que los ejercicios contables coincidan con el año natural.

No es un tema baladí: las fechas fijadas para el inicio y fin del ejercicio social determinan muchas cosas.

Por un lado, pueden determinar resultados contables dependiendo de la posible estacionalidad de la actividad económica de la empresa.

Por otro lado, la fecha de cierre del ejercicio social es la que se utiliza para fijar los plazos de la legalización de libros contables, depósito de cuentas anuales y presentación del impuesto de sociedades y de la junta general ordinaria anual.

Como la mayoría de las sociedades mercantiles cierran su ejercicio el 31 de diciembre estos plazos de libros, cuentas e impuesto de sociedades coinciden para esta mayoría en los mismos momentos; pero si una sociedad cierra su ejercicio en otro momento del año estos plazos varían para ella.

El ciclo contable tiene un inicio, un desarrollo y un momento final, vamos a verlo.

Balance de situación inicial

En el comienzo del ejercicio la empresa tiene un determinado patrimonio, activos y obligaciones, que viene reflejado en el balance de situación inicial, que coincidirá con el balance de cierre del ejercicio anterior.

Este balance inicial servirá para, comparándolo con el de cierre de este mismo ejercicio, comprobar las variaciones en el patrimonio y los resultados contables, como se verá más abajo.

Apertura de la contabilidad

Lo primero que se hace es un primer asiento del año, el asiento de apertura donde se registran todos los saldos de las cuentas que habían sido saldados y dejados a cero en el cierre del ejercicio anterior.

Las cuentas de activo (en el balance) son bienes y derechos utilizables para la actividad y las de pasivo de dónde se han conseguido estos recursos.

Registro de las operaciones del ejercicio

A lo largo de la duración del ejercicio se irán registrando las operaciones que tengan relevancia económica: las que produzcan obligaciones de pago o cobro de dinero, los movimientos de dinero y otras siempre que tengan una incidencia directa en elementos patrimoniales.

Estos asientos del día a día recogen el aumento o disminución de elementos del activo, que crecen con su cargo (al Debe) y decrecen con su abono (al Haber) y, al revés, de los elementos del pasivo que crecen con su abono y decrecen con su cargo.

Igualmente se computarán ingresos y gastos en las cuentas correspondientes de los grupos (6) y (7) lo que dará lugar, en su momento, a la cuenta de resultados.

Periodificación

La cuenta de resultados que vamos a elaborar al final del ejercicio debe computar los ingresos y los gastos para conseguir un resultado contable, como veremos en su lugar correspondiente.

Sin embargo, los ingresos y gastos con los que debemos trabajar son los producidos y computables en el ejercicio correspondiente, es decir, para que el resultado sea auténtico y equiparable no podemos tener en cuenta realidades que no pertenecen al año contable.

Por eso, debemos analizar nuestros ingresos y gastos para depurar la información; hay operaciones que deberemos matizar en casos como:

• Ingresos y gastos que se han devengado durante el ejercicio pero que aún no se han cobrado o pagado. Estamos hablando de obligaciones de cobro/pago diferidas pero que corresponden a operaciones que sí se han producido durante el ejercicio.
• Ingresos y gastos que no se han devengado en el ejercicio, aunque se hayan cobrado o pagado en él. Puede ocurrir que la empresa cobre un bien o servicio que todavía no ha prestado o pague algo que todavía no ha recibido.

El concepto de devengo corresponde al momento de la prestación efectiva de servicios o entrega de bienes y ese es el momento en que han de computarse las operaciones con independencia de otros factores.

Para ello debemos hacer los ajustes contables necesarios para que nuestra contabilidad responda a la realidad de dichos devengos.

Ajustes previos a la determinación de los resultados del ejercicio

Seguidamente vamos a realizar lo que llamamos asientos de ajustes en los que se corregirán errores, se acumulan operaciones, revisaremos y daremos de baja o alta en libros partidas que se deban, provisionar posibles insolvencias (cuando lo permita la normativa) y computar deterioros u otras depreciaciones de valor.

Utilizaremos, para ello, sobre todo cuentas de gastos pagados por anticipado, ganancias de ingresos cobrados por anticipado, gastos devengados y no pagados e ingresos devengados y no cobrados.

Balance de comprobación de sumas y saldos

A diferencia de lo que ocurrirá con el balance de situación, el balance de comprobación de sumas y saldos no está estructurado en activo y pasivo sino en Haber y Debe, aunque siendo contabilidad por partida doble aquí también van a tener que cuadrar perfectamente los saldos.

Su utilidad es conciliar la contabilidad con la realidad de la empresa; es imprescindible trabajar con él antes del cierre del ejercicio anual pero también es totalmente conveniente realizar esta operación varias veces a lo largo de dicho ejercicio, al menos una vez al trimestre o con más frecuencia y, desde luego, cada vez que se detecte que es necesario resolver problemas.

Con él vamos a poder detectar errores, irregularidades, descuadres y demás situaciones que podremos resolver antes de continuar.

Cálculo del resultado

A continuación, debemos realizar la cuenta de Pérdidas y Ganancias saldando mediante el abono todos los gastos del grupo (6) y el cargo de todos los ingresos del grupo (7) con lo que vamos a obtener los resultados del ejercicio que serán de ganancias, si el saldo es acreedor, o de pérdidas, si es deudor.

Hecho esto, todas las cuentas de ingresos y gastos quedarán a cero, constando a partir de ahí en el neto patrimonial el resultado del ejercicio en su lugar.

Cierre de la contabilidad

El siguiente paso es realizar el asiento de cierre del ejercicio, en el que vamos, de manera muy parecida al caso anterior, a saldar todas las cuentas y dejarlas a cero.

Como hemos dicho al principio, este cierre de la contabilidad nos servirá para hacer el asiento de apertura del año siguiente realizando la misma operación pero a la inversa.

Cuentas anuales

En un plazo máximo de tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio estamos obligados a formular las cuentas anuales junto a un informe de gestión y una propuesta de aplicación de resultados.

El contenido de las cuentas anuales es:

• Balance.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• Estado de cambios del patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo.
• Una memoria.

Distribución del resultado

Como hemos visto, entre los documentos que debemos formular está la propuesta de aplicación de resultados.

Esta posible distribución de resultados debe, en todo caso, cumplir la normativa correspondiente ya que todo tiene consecuencias, si hay pérdidas, si hay resultados positivos pero debemos compensar pérdidas u otros casos concretos.

En cualquier caso, habiendo beneficios deberemos obligatoriamente proveer la llamada reserva legal hasta que cubra los porcentajes de fondos propios que la legislación exige.