Certificados de empresa

El certificado de empresa es uno de los documentos más importantes a expedir por parte de las compañías a la hora de terminar la relación contractual con sus trabajadores, ya que es necesario para estos últimos, de cara a actualizar su situación laboral frente al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), y poder acceder a la prestación por desempleo.

Certificado de empresa: qué es y para qué funciona

El certificado de empresa es un documento que certifica la finalización de una relación contractual entre un trabajador y la compañía. En este certificado, se incluyen todas las causas que motivaron a ambas partes a finalizar la relación contractual (no renovación, despido, ERE, baja voluntaria, periodo de prueba finalizado…), y se acredita la nueva condición del trabajador como desempleado.

Para las empresas, es obligatorio emitir este certificado una vez se termine esta relación contractual. Su función principal es poner en conocimiento del SEPE el motivo principal de la desvinculación del trabajador con la empresa, lo que permitirá al organismo determinar si este último tendrá derecho a recibir una prestación por desempleo. En los casos donde el trabajador haya terminado la relación por voluntad propia, no tendrá derecho a recibir el paro (bajas voluntarias).

Envío del certificado de empresa: plazos y obligaciones

La Ley General de la Seguridad Social, en su artículo 298, regula esta materia, y nos dice que la propia empresa será la encargada de enviar el certificado al SEPE. Además, el trabajador no está en la obligación de contar con una copia del mismo, ya que es la propia compañía la que debe gestionar el trámite relacionado con la extinción de su relación contractual. Todas las empresas están en la obligación de emitir un certificado de este tipo por cada relación laboral que termine con sus trabajadores.

Estas tienen un plazo de diez días, desde que se termina el contrato, para enviar el certificado de empresa al SEPE. De no hacerlo, y según se recoge en la Ley de Infracciones  y Sanciones del Orden Social, la sanción a la que se enfrenta la empresa va desde los 600 hasta los 6500 euros.

Por otro lado, las empresas que cuenten con más de diez trabajadores en su plantilla deben utilizar el sistema digital Certifica2 para enviar el certificado al SEPE, sin la obligación de enviárselo a sus trabajadores. En caso de que esto último se haga, el empleado tiene un periodo máximo de 15 días para acudir personalmente a cualquier oficina del SEPE para comenzar su solicitud para la prestación por desempleo.

Datos imprescindibles en cualquier plantilla de certificados de empresa

Hay una serie de datos imprescindibles a incluir a la hora de emitir certificados de empresa:

• Identificación del trabajador y de la compañía que emite el certificado.
• Modalidad de contrato laboral.
• Fechas de alta y baja del empleado.
• Si el empleo es a tiempo parcial, duración de la jornada laboral.
• Cotizaciones por desempleo y contingencias comunes.
• Motivo por el cual ha cesado la actividad laboral del trabajador.
• Vacaciones retribuidas y no disfrutadas.

¿Qué ocurre si la empresa se niega a facilitarme una copia del certificado de empresa?

Las empresas solo están en la obligación de enviar el certificado al SEPE, no a sus trabajadores, por lo que puede darse el caso de que, desgraciadamente, se nieguen a facilitarte una copia del mismo. No es lo habitual, ya que se suele expedir sin problemas a los trabajadores que lo necesiten, siendo el Departamento de Recursos Humanos el encargado de gestionar todos estos trámites.

En caso de que la negativa persista por parte de la empresa, cualquier persona en esta situación puede acudir al sitio web del SEPE para descargar su certificado de empresa, siempre y cuando disponga de DNI electrónico, usuario en el sistema Clave o certificado digital vigente.

¿Se puede pedir el paro sin haberse emitido el certificado de empresa?

Otro caso habitual que perjudica a los trabajadores y se relaciona con los certificados de empresa lo encontramos cuando la compañía, buscando pagar un finiquito de menor cantidad, presiona al trabajador mientras le amenaza sin poder optar al paro, retrasando la emisión del certificado de empresa. En estas situaciones, el trabajador debe actuar como se ha mencionado en el apartado anterior, adjuntando un documento en el que declare lo ocurrido.

Con ello, el propio SEPE será el encargado de contactar con la compañía para conseguir la expedición del certificado lo antes posible, sancionándola en caso de que sigan con la negativa. Es importante que este procedimiento se haga lo más rápido posible, para que el trabajador no pierda el derecho a paro y pueda gozar de su prestación durante el tiempo que le corresponde.

El certificado de empresa es un documento muy importante para los trabajadores que terminen su relación laboral con una compañía, ya que les permite solicitar la prestación por desempleo, salvo en los casos donde la baja sea voluntaria por su parte.