Certificado digital empresa

Al igual que las personas físicas, las jurídicas también pueden solicitar un documento que les permita acreditar su condición de sociedad en los trámites virtuales: el certificado digital de empresa. Este certificado debe solicitarse por el representante legal de la sociedad, y se ha convertido en una herramienta obligatoria a la hora de gestionar trámites virtuales con muchos organismos públicos, para cumplir con las obligaciones legales.

Tras la pandemia, muchos de estos procedimientos se han digitalizado, y ahora se pueden realizar de forma virtual a través de las sedes electrónicas, por lo que el certificado digital de empresa es un documento casi imprescindible a obtener por parte de cualquier sociedad. Esta certificación es emitida a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), o bien en el Ministerio del Interior. Actualmente, en España, se emiten tres tipos de certificados digitales de empresa distintos, en función de la condición de la persona jurídica, cada uno con procedimientos y requisitos distintos.

Certificado digital de empresa para personas jurídicas

Es el más común, y se emite para personas jurídicas que no tengan administradores únicos o solidarios. Debe solicitarse por el responsable jurídico de la compañía, y es el documento indicado para todas las empresas cuyo NIF comience por las siguientes letras: A y B (sociedades anónimas y limitadas mancomunadas); C, D y E (sociedades colectivas, comanditarias y cooperativas, respectivamente); G (asociaciones); J (sociedades civiles); N (empresas extranjeras que cuenten con personalidad jurídica); M (ayuntamientos y diputaciones); Q (organismos públicos); R (instituciones religiosas y congregaciones); V (agrupaciones de interés económico, sociedades agrarias de transformación…).

Las empresas que se encuentren dentro de estas características tendrán que seguir unos pasos determinados para solicitar el certificado:

1. Elegir un ordenador desde el cual se vaya a realizar toda la tramitación, que no se podrá actualizar ni formatear durante el proceso, y que cuente con Mozilla Firefox o Internet Explorer.
2. Solicitar el certificado en la web de la FNMT, con un coste de 24 euros + IVA, y rellenar la información solicitada (NIF, correo electrónico y longitud de la clave).
3. Tras recibir un código en el certificado, acudir a la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CMNV) o a una oficina de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para acreditar físicamente la identidad de la empresa.
4. Descargar el certificado, que llegará al correo electrónico facilitado anteriormente, incluyendo el código de la solicitud y la factura.

Certificado digital de empresa para administrador único o solidario

Todas las sociedades anónimas o limitadas con un solo administrador, o bien las sociedades con administrador solidario, tendrán que solicitar un certificado diferente al del apartado anterior, que detallaremos a continuación. El procedimiento, que también debe realizarse a través de Mozilla Firefox o Internet Explorer, tiene los siguientes pasos a seguir:

1. Solicitar el certificado. Esto se puede hacer en la web de Certificación Española (CERES), en tres situaciones: si el administrador tiene un certificado de persona jurídica Clase2 CA FNMT, si cuenta con acceso a su DNI electrónico, o bien si tiene un certificado de persona física que le acredite como administrador, emitido por la FNMT. En los tres casos, el precio es de 24 euros + IVA, y también existe la posibilidad de hacerlo presencialmente en una Oficina de Registro.
2. En la presentación presencial, se tendrá que acreditar la identidad en la oficina de registro de forma obligatoria.
3. Descargar el certificado, con validez de 2 años, en el mismo dispositivo desde el cual se realizó la solicitud.

Certificado digital de empresa para sociedades sin personalidad jurídica

Aquellas personas físicas que representen entidades sin personalidad jurídica tendrán que solicitar un certificado especial para poder realizar los trámites online con los diferentes organismos públicos. En concreto, engloba a las empresas cuyo NIF empiece por las siguientes letras: E, G, H, N, P, S, V, W; destacando las comunidades de bienes, los fondos de inversiones, los fondos de pensiones o los órganos de la administración central y autonómica. Para solicitar este tipo de certificado, también a través de Internet Explorer o Mozilla Firefox, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Pedir el certificado en la sede electrónica de la FNMT, con el mismo coste que los demás, incluyendo la misma información que en el primer caso (NIF, correo electrónico y longitud de clave).
2. Acudir a una oficina de la CNMV o de la AEAT para acreditar la identidad.
3. Descargar, de forma inmediata, el certificado digital, sin coste alguno.

Este tipo de certificados digitales, generalmente utilizados para acreditar la identidad de empresas en trámites con organismos públicos, también pueden ser utilizados para firmar digitalmente y cifrar un documento. Esto puede ser muy útil a la hora de presentar nuevos proyectos o presupuestos, ya que podremos certificar su autoría, protegerlo frente a posibles modificaciones y aportar una autenticación sobre quién lo está firmando. En todos los casos, a la hora de sacar el certificado digital para una empresa, es recomendable hacer una copia de seguridad, para evitar problemas a la hora de utilizarlo.