Caja

El Plan General Contable recoge las cuentas de Caja en Euros (570) y Caja Moneda extranjera (571) para las disponibilidades de medios líquidos en caja, es decir, para reflejar el dinero en efectivo que existe en la empresa.

Esta cuenta figura en el activo corriente del balance.

En cuanto a sus movimientos: se carga cuando entra dinero en efectivo y se abona cuando sale, siendo las contrapartidas las que procedan según la naturaleza de la operación que ha ocasionado esos cobros o pagos.

Lo primero que tenemos que decir al respecto es que, como es totalmente obvio, el saldo de la cuenta de caja debe ser siempre positivo (deudor) ya que no tendría sentido tener dinero negativo en efectivo.

No es imprescindible que exista, físicamente, una “caja”, como hemos dicho el saldo de la cuenta de caja recoge cantidades de dinero efectivo disponibles, pero no estamos obligados a guardarlas en un sitio concreto, eso depende de cómo nos organicemos.

Tampoco es necesario que todo el contenido de la caja sea dinero efectivo, también puede contener, por ejemplo, talones que se van a cobrar en efectivo.

Los pagos y cobros en la cuenta (570) pueden ser de diversas naturalezas, puede ser un pago en efectivo de una factura (con los límites que establece la Ley y que veremos en el punto siguiente) por compra o venta de mercaderías al contado, puede ser un ingreso o un cobro en nuestra cuenta bancaria, puede recoger operaciones de cualquier otra naturaleza, desde el pago de inversiones financieras como pagos al personal laboral y, por último, en pequeñas empresas los socios y administradores pueden “coger” dinero de la caja y reconocer por ello una deuda en su cuenta corriente de socios y administradores o, por el contrario, puede “aportar” dinero de su bolsillo a la caja (por ejemplo para realizar determinados pagos en un momento determinado) en cuyo caso también se recogerá en la cuenta corriente de socios y administradores.

Con alguna periodicidad y, desde luego, antes del cierre del ejercicio contable deberemos realizar el arqueo de caja: operación consistente en comprobar que el dinero que existe en efectivo coincide con el que debe existir según el mayor de las cuentas de caja (570).

Limitaciones de pagos y cobros en efectivo

La normativa española de prevención del fraude fiscal, en concreto, la Ley 7/2012 en su artículo 7, prohíbe la realización de cobros o pagos en efectivo por encima de determinadas cantidades:

• Si el que cobra o el que paga actúa como empresario o profesional no se puede pagar en efectivo por encima de 2.500€ (o su equivalente en moneda extranjera).
• Si el que paga es una persona física que no tiene domicilio en España y no es empresario o profesional la cantidad máxima que se podrá pagar en efectivo será de 15.000€ (o su equivalente en divisas).

Para aplicar esta limitación se sumarán las diferentes operaciones en que se puedan fraccionar los pagos.

Los intervinientes que realizan pagos por encima de estas cantidades están obligados a conservar la documentación justificante del medio de pago (distinto del efectivo) durante cinco años y a presentarlos si se los requiere la Agencia Tributaria.

El no cumplimiento de esta forma de pago por encima de estos límites será una infracción administrativa y la Agencia Tributaria podrá sancionar al pagador, al cobrador o a los dos, que responderán de manera solidaria.

La sanción será una multa del 25% de la cantidad pagada.

Si uno de los intervinientes denuncia al otro ante la AEAT antes de ser requeridos quedará exonerado de la sanción.

Esta infracción prescribe a los cinco años.

Régimen especial de criterio de caja

Desde el año 2014 existe, para el IVA, el llamado régimen especial de criterio de caja.

Consiste en aplicar el devengo del impuesto no cuando se realiza la factura sino cuando se producen los pagos o cobros de manera efectiva o, si no se llegan a realizar, el 31 de diciembre del año siguiente. Para ello estamos obligados a acreditar el momento en que se producen esos pagos o cobros.

Esto tiene unas implicaciones contables importantes.

La imputación contable del IVA repercutido y soportado (472) y (477) se debe producir de acuerdo con la legislación sobre IVA, es decir, contablemente vamos a computar el IVA cuando es efectivamente deducible o exigible.

Por lo tanto, la contabilización del IVA cuando estamos en criterio de caja se producirá cuando se produce el pago o cobro que hace que dicho IVA sea computable a efecto de nuestra liquidación o después de un plazo máximo (el 31 de diciembre del año siguiente).

Para ello las empresas pueden contabilizar los créditos y débitos frente a la AEAT antes de que sean obligaciones o derechos efectivos en cuentas transaccionales que pueden llamar “facturado de IVA” y luego “facturado y devengado”.