Benchmarking

El Benchmarking es un procedimiento de estudio y búsqueda de información que se realiza de manera continua.

Consiste en realizar comparaciones con los procedimientos de producción de otras empresas que consideramos muy eficientes para mejorar los nuestros, buscando una mejoría, sobre todo, en los niveles de calidad y en la productividad de nuestra empresa.

El Benchmarking es un procedimiento legal: no se trata de apropiarnos de patentes u otro tipo de propiedad intelectual o industrial de otro. De lo que se trata es de comparar políticas y métodos de producción que consideramos que son más adecuados para conseguir nuestros fines.

Tampoco se trata de copiar mecánicamente lo que está haciendo el otro sino de analizar lo que está haciendo y, con este conocimiento, conseguir un aprendizaje que nos permita diseñar nuestras propias políticas adaptadas a nuestra realidad y nuestro negocio.

Desde luego, tampoco se trata de espiar a la competencia para enterarnos cómo hacen cosas que a nosotros nos gustaría hacer. Como hemos dicho, en el Benchmarking hablamos de aprender de políticas y criterios empresariales, no de copiar fórmulas.

Dicho en palabras llanas es aprender de lo que están haciendo otros.

Tipos de Benchmarking

Competitivo en este tipo estudiamos el producto o servicio final, así como sistemas o procesos de nuestros competidores directos, especialmente de las empresas líder o con muy buenos resultados dentro de nuestro ámbito productivo porque, con ello, obtenemos información muy útil para orientar nuestros criterios de toma de decisiones (si a ellos les va muy bien haciendo lo que hacen está claro que lo están haciendo bien y, por tanto, tenemos cosas interesantes que aprender de ellos).

La gran dificultad que tiene implementar este tipo de análisis es que necesitamos, en él, información sobre la actividad de empresas que compiten directamente con nosotros por lo que no es fácil que nos faciliten la información necesaria. Pero ésto no significa que no se pueda hacer, solamente que va a resultar más difícil.

Interno se hace dentro de la misma empresa. Hablamos de grandes empresas que tienen distintos departamentos o secciones o de grupos de empresas.

Para su realización contamos con un departamento, sección o empresa del grupo que obtenga buenos resultados y sea, por ello, un ejemplo a seguir para el resto del negocio.

En este caso tenemos, en nuestra mano, toda la información necesaria por lo que se puede hacer de manera muy fácil.

Funcional en este caso lo que se estudia es una empresa ajena a nosotros que obtenga resultados excelentes y sea líder de su sector pero sin que sea competidora nuestra e, incluso, aunque no pertenezca a nuestro sector productivo.

Es muy útil porque, aunque la actividad productiva sea diferente hay decisiones y procesos que sí se pueden transpolar a nuestro negocio y obtener, con ello, enseñanzas adecuadas para mejorar nuestra gestión de negocio.

Además, tiene la ventaja de que, al no ser competidora nuestra la empresa estudiada, la obtención de la información necesaria no suele ser difícil de obtener.

Procedimiento a seguir

Como hemos dicho el Benchmarking no es una copia servil de los modos de actuar de otra empresa sino la obtención y análisis de información sobre dichos modos para aportarnos criterios de decisión sobre nuestros propios procedimientos de producción. Por ello los pasos lógicos para hacerlo serán:

Como es lógico lo primero es saber qué, por qué y cómo vamos a hacer es estudio, cuales son nuestros objetivos y como vamos a perseguirlos, así que las preguntas son:

Identificar mis necesidades saber que aspectos de nuestra empresa necesitamos mejorar.

Decidir el método o tipo de Benchmarking, competitivo, interno o Funcional y cual es el modelo a seguir, es decir, en el competitivo, por ejemplo, cual es la (o las) empresa líder con buenos resultados a la que queremos emular.

Encontrar el modo Implementar métodos para hacerlo y nombrar personas responsables.

Recopilar datos es la base fundamental del análisis por lo que es imprescindible conseguir información fiable.

Para ello debemos buscar los medios necesarios: hay datos que ya tenemos en nuestro poder (sobre todo en el Benchmarking interno) datos que son públicamente conocidos, y datos que otras empresas o terceras personas que los conozcan nos quieran facilitar voluntariamente.

Analizar la información los datos conseguidos se utilizan para poder saber cuales son las diferencias entre los métodos estudiados y los nuestros y por qué los primeros dan mejores resultados, lo que nos dirá qué podemos hacer nosotros mejor.

Por supuesto, hay que ponderar estos criterios y aplicar, únicamente, la mejoras que sean adecuadas al tamaño, situación, infraestructuras, recursos y capacidades de nuestra empresa.

Debemos intentar que estos resultados nos den criterios aún mejores que los de la empresa estudiada y aporten más valor al servicio que damos a nuestros clientes.

Diseñar vías de actuación como resultado del análisis anterior, fijando métodos y tiempos de implementación.

Aplicar los resultados una vez que, a través de la información y el análisis, hemos encontrado los modos de actuación para mejorar nuestra actividad empresarial es el momento de ponerlos en práctica.

Para ello debemos tener claras las acciones concretas que tenemos que seguir.

Análisis de resultados

Programación de mejoras continuas el Benchmarking no es un procedimiento puntual sino continuo, una vez aplicadas las mejoras debemos seguir analizando, en este caso no sólo la empresa que hemos tomado de ejemplo sino nuestra propia evolución y resultados y adoptar las medidas necesarias para que el procedimiento de sus frutos.

Para ello lo mejor es fijar un calendario de actuaciones futuras.